Come inserire una struttura su Booking.com in Italia: requisiti, documenti e procedura completa

Per inserire una struttura su Booking.com in Italia, prima devi verificare gli adempimenti previsti per la tua tipologia di attività. A seconda del caso possono essere richiesti pratiche comunali, codici regionali o provinciali e il CIN. Dopo puoi creare l’account partner, registrare la struttura, completare le verifiche richieste da Booking.com e configurare unità, tariffe, disponibilità e condizioni prima di aprire le vendite.

Cosa devi avere prima di inserire una struttura su Booking.com?

Prima di iniziare la registrazione su Booking.com, verifica che la tua struttura sia correttamente inquadrata e che tu abbia completato gli adempimenti richiesti dalla normativa locale. La categoria scelta sulla piattaforma deve essere coerente con quella con cui eserciti effettivamente l’attività.

Conviene quindi seguire questo ordine:

Questa sequenza evita soprattutto di arrivare alla fine della registrazione con dati diversi da quelli comunicati agli enti oppure senza uno dei codici obbligatori da riportare nell’annuncio

Quali documenti e dati ti servono per completare la registrazione?

Prima di iniziare la procedura, raccogli in un unico posto tutte le informazioni che Booking.com può chiederti durante la registrazione. In questo modo puoi completare i passaggi senza interromperti e riduci il rischio di inserire dati diversi da quelli presenti nei documenti ufficiali.

Prepara in particolare:

• Dati del titolare o del gestore: nome, contatti, documento di identità e ruolo rispetto alla struttura.
• Dati della struttura: nome, indirizzo completo, posizione, tipologia di alloggio e informazioni necessarie per descriverlo correttamente.
• Dati fiscali: codice fiscale o partita IVA, ragione sociale se presente e indirizzo fiscale.
• Dati bancari: intestatario del conto, IBAN e altre informazioni richieste per la gestione dei pagamenti.
• Informazioni sull’offerta: numero e tipologia di camere o unità, capienza, letti, bagni, servizi e dotazioni.
• Contenuti dell’annuncio: fotografie aggiornate e informazioni utili per descrivere la struttura agli ospiti.
• Condizioni di soggiorno: orari di check-in e check-out, cancellazioni, pagamenti, bambini, animali, fumatori ed eventuale deposito cauzionale.
• Dati per la vendita: prezzi iniziali, piani tariffari e disponibilità che vuoi aprire su Booking.com.

Booking.com richiede inoltre ai partner di completare il processo Know Your Partner (KYP), utilizzato per verificare l’identità e le informazioni della persona o dell’azienda che ha il contratto con la piattaforma. Il modulo è disponibile nell’Area Conformità dell’Extranet e, in base al tipo di partner, può richiedere dati e documenti aggiuntivi relativi alla persona fisica o all’azienda.

Se gestisci più unità, prepara una scheda distinta per ciascuna. Ad esempio, se tre appartamenti nello stesso edificio hanno capienze, servizi o condizioni differenti, avere i dati già separati evita di attribuire per errore caratteristiche di un’unità a un’altra durante la configurazione.

Come registrare una struttura su Booking.com passo dopo passo

Per inserire la tua struttura su Booking.com, parti dalla pagina di registrazione partner e completa ogni schermata con dati già verificati. Tieni a portata di mano anche la procedura ufficiale di Booking.com: ti aiuta a verificare i passaggi man mano che procedi e a orientarti se il tuo account richiede controlli aggiuntivi.

1. Crea l’account partner. Usa un indirizzo email che controlli con regolarità e che possa essere utilizzato anche per le comunicazioni operative successive.
2. Aggiungi la struttura. Seleziona la tipologia che corrisponde all’inquadramento effettivo della tua attività e inserisci nome, indirizzo e posizione.
3. Configura camere o unità. Indica quante sistemazioni vendi, la capienza, i letti, i servizi e le quantità disponibili.
4. Carica fotografie e contenuti. Inserisci immagini aggiornate e informazioni utili per permettere agli ospiti di capire cosa stanno prenotando.
5. Imposta regole e condizioni. Configura check-in e check-out, cancellazioni, pagamenti, eventuali depositi e altre condizioni di soggiorno.
6. Inserisci prezzi e disponibilità. Apri solo le date e le unità che puoi realmente vendere.
7. Completa le verifiche richieste da Booking.com. In base al profilo possono essere richiesti controlli sull’identità, sull’indirizzo della struttura e sui dati del partner, compreso il processo Know Your Partner (KYP) nell’Area Conformità.
8. Inserisci il CIN. Prima di rendere visibile l’annuncio, verifica che il Codice Identificativo Nazionale sia riportato correttamente nei dati della struttura, come previsto dalla normativa italiana.
9. Controlla l’annuncio prima di aprire le vendite. Verifica prezzi, servizi inclusi, capienze, condizioni e informazioni mostrate agli ospiti.

L’approvazione da parte di Booking.com non sostituisce i controlli che spettano al gestore. Prima di aprire le vendite, assicurati quindi che le informazioni pubblicate siano coerenti con i documenti della struttura, gli adempimenti completati e le condizioni che applicherai realmente agli ospiti.

Quali adempimenti italiani devi completare prima di pubblicare l’annuncio?

Prima di pubblicare la struttura su Booking.com, verifica quali adempimenti si applicano alla tua attività nel Comune, nella Regione o nella Provincia autonoma in cui si trova l’immobile.

La procedura non è uguale in tutta Italia. In base alla tipologia di struttura e alla normativa locale può essere necessario presentare una SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività), una CIA (Comunicazione di Inizio Attività) o un’altra pratica prevista dal territorio. Per le locazioni brevi o per finalità turistiche esercitate in forma imprenditoriale, l’obbligo di SCIA è previsto dall’articolo 13-ter del D.L. 145/2023.

Dopo aver completato le pratiche previste, verifica se la tua Regione o Provincia autonoma assegna un proprio codice identificativo regionale o provinciale. Quando questo codice è previsto per la tua categoria, deve essere ottenuto prima di procedere con il CIN.

Il CIN (Codice Identificativo Nazionale) si richiede attraverso la Banca Dati Strutture Ricettive (BDSR) del Ministero del Turismo. Il CIN non sostituisce gli eventuali codici territoriali già previsti: se la tua Regione o Provincia autonoma ne richiede uno, i due codici continuano ad avere funzioni distinte. Per verificare casi particolari o dubbi sul rapporto tra CIN e codici locali puoi consultare anche le FAQ ufficiali del Ministero del Turismo sulla BDSR.

In pratica, prima di pubblicare l’annuncio conviene seguire questo ordine:

1. verifica gli adempimenti previsti per la tua categoria;
2. presenta l’eventuale SCIA, CIA o altra pratica richiesta;
3. ottieni l’eventuale codice regionale o provinciale;
4. richiedi il CIN attraverso la BDSR;
5. inserisci correttamente nell’annuncio i codici previsti.

Se vuoi approfondire questa parte, nella nostra guida Codice CIN per affitti brevi trovi requisiti, procedura e casi pratici.

Prima di accogliere i primi ospiti devi inoltre organizzare altri adempimenti operativi, tra cui Alloggiati Web, comunicazione dei flussi turistici e tassa di soggiorno.

Per Alloggiati Web, i dati degli ospiti devono essere trasmessi alla Questura entro 24 ore dall’arrivo, oppure entro 6 ore per soggiorni non superiori alle 24 ore, secondo quanto previsto dal D.M. 7 gennaio 2013 e dalle indicazioni della Polizia di Stato. Il Manuale Alloggiati Web della Polizia di Stato spiega come utilizzare il servizio. Prima dell’arrivo dei primi ospiti assicurati quindi di avere le credenziali attive. Nella nostra Guida pratica al Servizio Alloggiati trovi tempi, procedura e dati da trasmettere.

I flussi turistici seguono invece le modalità definite dalla Regione o dall’ente statistico competente, mentre la tassa di soggiorno dipende dal regolamento del Comune. Nella nostra Guida pratica alla tassa di soggiorno trovi le principali regole su riscossione, esenzioni e rendicontazione.

Se applichi una penale di no-show, Booking.com può applicare la commissione sull’importo soggetto a commissione. Se invece rinunci alla penale e registri correttamente il no-show, verifica che la modifica sia stata recepita anche nel riepilogo economico e nella fattura delle commissioni.

Se vuoi capire quanto incidono complessivamente le commissioni delle OTA sui tuoi ricavi, puoi utilizzare il nostro Calcolatore gratuito di commissioni OTA per confrontare costi e ricavo netto dei diversi canali.

Se l’addebito non riesce perché la carta fornita dall’ospite non è valida, utilizza il flusso dedicato alle carte non valide nell’Extranet anziché considerare automaticamente la penale come incassata.

Cosa cambia tra hotel, B&B, casa vacanze e locazione turistica

Booking.com permette di registrare tipologie di alloggio molto diverse, dagli hotel agli appartamenti. La categoria che selezioni sulla piattaforma deve però essere coerente con l’inquadramento effettivo della tua attività. È la normativa applicabile alla struttura a determinare quali requisiti devi rispettare, non la categoria scelta su Booking.com.

Poiché molti requisiti sono stabiliti a livello regionale o locale, prima della registrazione verifica soprattutto questi aspetti:

Questa distinzione è particolarmente importante per B&B, case vacanze e locazioni turistiche, perché denominazioni e requisiti possono cambiare da una Regione all’altra. Due appartamenti molto simili possono quindi essere soggetti a procedure diverse in base al luogo in cui si trovano e al modo in cui vengono gestiti.

Se hai dubbi sulla categoria corretta, verifica prima la normativa della tua Regione e le indicazioni del Comune o dello SUAP competente. Una volta chiarito l’inquadramento, puoi riportare su Booking.com tipologia, servizi, capacità e altre informazioni in modo coerente con l’attività che eserciti.

Come configurare prezzi, disponibilità e condizioni prima di aprire le vendite

Prima di rendere prenotabile la struttura, controlla che disponibilità, prezzi e condizioni di soggiorno siano configurati correttamente. Sono le informazioni su cui si basa la prenotazione dell’ospite e devono corrispondere a ciò che puoi effettivamente offrire.

Parti dal calendario: inserisci il numero corretto di camere o appartamenti disponibili e chiudi le date già occupate. Configura poi le tariffe e le condizioni associate a ciascun piano tariffario.

Prima di aprire le vendite, verifica in particolare:

• disponibilità: numero di camere o unità effettivamente prenotabili per ogni data;
• occupazione: numero massimo di ospiti e combinazioni previste per adulti e bambini;
• prezzi: tariffa applicata a ciascuna unità e gli eventuali supplementi;
• restrizioni: soggiorno minimo, giorni di arrivo o partenza ed eventuali date chiuse;
• cancellazioni: condizioni applicate alle tariffe flessibili, non rimborsabili o ad altri piani tariffari;
• pagamenti: metodi accettati, eventuali pagamenti anticipati, garanzie e tempistiche di addebito;
• servizi e costi aggiuntivi: pulizia, pasti, imposte ed eventuali extra;
• regole della struttura: orari di check-in e check-out, animali, fumo ed eventuale deposito cauzionale.

Se vendi la stessa camera o lo stesso appartamento anche su altri canali, presta particolare attenzione alla disponibilità. Una prenotazione ricevuta su Booking.com deve essere riportata anche sugli altri calendari: se l’aggiornamento avviene manualmente, nel frattempo la stessa unità potrebbe essere prenotata altrove.

Prima dell’apertura fai quindi un ultimo controllo simulando una prenotazione: seleziona alcune date e una tipologia di alloggio e verifica prezzo finale, disponibilità, servizi inclusi e condizioni mostrate all’ospite. Se utilizzi già un PMS o un Channel Manager, controlla anche che le informazioni trasmesse a Booking.com corrispondano a quelle configurate nel sistema centrale.

Come collegare Booking.com a PMS e Channel Manager

Se gestisci le prenotazioni con un software esterno, puoi collegare Booking.com a un PMS (Property Management System) o a un Channel Manager. I due strumenti hanno funzioni diverse: il PMS centralizza prenotazioni, ospiti, pagamenti e attività operative, mentre il Channel Manager sincronizza la distribuzione sui diversi canali di vendita.

Il collegamento diventa particolarmente utile se vendi le stesse camere o appartamenti su Booking.com, altre OTA e sul tuo sito diretto. In questo modo, una modifica alla disponibilità o una nuova prenotazione può essere aggiornata automaticamente sui canali collegati, riducendo gli interventi manuali e il rischio di overbooking.

Prima di attivare la connessione, controlla che la configurazione dei sistemi corrisponda. Verifica in particolare:

• camere e unità: ogni tipologia presente nel PMS o nel Channel Manager deve essere associata a quella corretta su Booking.com;
• piani tariffari: controlla la corrispondenza tra tariffe e relative condizioni;
• occupazione: verifica capienza, combinazioni di ospiti ed eventuali supplementi;
• disponibilità: assicurati che l’inventario condiviso tra i sistemi sia configurato correttamente;
• restrizioni: controlla soggiorno minimo, chiusure e altre regole trasmesse a Booking.com.

Questo passaggio viene generalmente chiamato mapping. Ad esempio, se nel PMS hai una “Camera Matrimoniale Standard”, devi associarla alla corrispondente tipologia presente su Booking.com. Un mapping errato può far arrivare prezzi o disponibilità alla sistemazione sbagliata.

Una volta completato il collegamento, stabilisci anche da quale sistema gestirai prezzi e disponibilità. Se il Channel Manager diventa il punto centrale della distribuzione, evita di modificare gli stessi dati contemporaneamente da sistemi diversi senza sapere quale avrà la priorità.

Prima di considerare terminata la configurazione, fai infine un test completo della connessione: modifica una disponibilità o una tariffa e verifica che Booking.com riceva correttamente l’aggiornamento; controlla poi che una prenotazione di prova o reale venga importata nel sistema centrale con camera, tariffa, date e dati corretti.

Se stai ancora valutando quale gestionale utilizzare, nella nostra guida su come scegliere il PMS per una struttura ricettiva trovi le funzionalità e le integrazioni da considerare in base al tipo di struttura e al modo in cui lavori.

Quando aumentano prenotazioni e canali di vendita, gestire Booking.com separatamente dal resto della struttura significa moltiplicare aggiornamenti e controlli.

Con Smartpms puoi centralizzare prenotazioni, disponibilità, pagamenti e attività operative in un unico gestionale. Il Channel Manager integrato sincronizza automaticamente prezzi e disponibilità tra Booking.com, le altre OTA e il tuo Booking Engine, riducendo il lavoro manuale e il rischio di overbooking.

Inoltre, Smartpms fa parte della piattaforma Smartness: puoi quindi integrare la gestione quotidiana con gli altri strumenti per prezzi, comunicazione con gli ospiti e prenotazioni dirette.

Vuoi scoprire come gestire Booking.com e gli altri canali con Smartness?

FAQs