Tassa di soggiorno su Booking.com: chi la incassa, come configurarla e cosa devi fare

Su Booking.com la tassa di soggiorno può essere riscossa dalla struttura oppure inclusa nel pagamento online gestito dalla piattaforma. Il fatto che compaia nel totale della prenotazione non basta per capire chi l’ha incassata. Controlla il regolamento comunale, le impostazioni nell’Extranet e il dettaglio del pagamento per sapere cosa devi riscuotere, dichiarare e versare.

Tassa di soggiorno su Booking.com: chi la incassa?

In genere, è la struttura a riscuotere la tassa di soggiorno dall’ospite. In alcuni casi, però, Booking.com può includerla nel pagamento online e, quando previsto dalla normativa locale, occuparsi anche di riversarla direttamente.

Secondo i Termini e condizioni di Booking.com, infatti, la struttura resta responsabile della riscossione e dei relativi adempimenti, salvo nei casi in cui la normativa locale imponga alla piattaforma di riscuotere e riversare direttamente il tributo.

Per questo devi partire dalle regole applicabili nel tuo Comune. Il regolamento stabilisce l’importo della tassa, per quante notti si applica e quali esenzioni o riduzioni sono previste. Nella nostra guida alla tassa di soggiorno trovi un approfondimento su calcolo, esenzioni, scadenze e principali obblighi del gestore.

Le regole possono cambiare sensibilmente da una località all’altra. Roma Capitale, per esempio, applica il contributo di soggiorno in base alla categoria della struttura e prevede specifiche procedure di comunicazione e pagamento tramite GECOS. Per la tua struttura fai quindi sempre riferimento alle indicazioni ufficiali del Comune competente.

Come verificare nella prenotazione chi ha riscosso la tassa

Per capire chi deve riscuotere la tassa nella singola prenotazione, controlla il dettaglio economico nell’Extranet e verifica se la tassa è inclusa nel pagamento online oppure deve essere pagata presso la struttura.

Segui questo ordine:

1. Apri la prenotazione nell’Extranet e individua la voce relativa a tasse e costi.
2. Controlla come viene mostrata la tassa di soggiorno: può comparire nel costo totale, essere inclusa nel pagamento online gestito da Booking.com oppure risultare come importo da pagare presso la struttura.
3. Verifica il metodo di pagamento della prenotazione e l’eventuale importo già riscosso da Booking.com.
4. Confronta il dato con il PMS, soprattutto se tasse ed esenzioni vengono importate automaticamente nel gestionale.
5. Se il dettaglio non è chiaro, chiedi conferma all’assistenza Booking.com prima di addebitare nuovamente la tassa all’ospite.

Questo controllo è particolarmente importante con Pagamenti tramite Booking.com: il fatto che la piattaforma abbia riscosso il pagamento online non significa automaticamente che ogni voce della prenotazione venga gestita allo stesso modo.

Come configurare la tassa di soggiorno nell’Extranet Booking.com

Una volta chiarite le regole applicabili alla tua struttura, verifica che siano riportate correttamente anche nell’Extranet Booking.com.

Nell’area dedicata a tasse e costi della struttura, controlla in particolare:

• importo: fisso oppure percentuale;
• modalità di calcolo: per persona, camera o notte;
• numero massimo di notti a cui si applica la tassa;
• visualizzazione del prezzo: verifica se la tassa è inclusa o esclusa dal prezzo mostrato;
• modalità di riscossione: controlla se viene inclusa nel pagamento online oppure deve essere pagata presso la struttura.

Booking.com spiega nella sua documentazione ufficiale su IVA e tasse locali dove verificare le impostazioni fiscali della struttura e come vengono visualizzate le tasse locali.

Dopo la configurazione, controlla anche cosa vede l’ospite. Simula una ricerca per la tua struttura e verifica il prezzo mostrato, il riepilogo prima della prenotazione e le informazioni relative agli eventuali importi da pagare in struttura.

Infine, confronta queste informazioni con quelle ricevute dal PMS o dal Channel Manager. Se i sistemi sono collegati, verifica che importi e modalità di riscossione vengano trasferiti correttamente e che non ci siano differenze tra Booking.com e il gestionale.

Se Booking.com incassa la tassa, cosa resta a carico della struttura?

Il fatto che Booking.com abbia riscosso la tassa di soggiorno non significa automaticamente che tutti gli adempimenti successivi siano gestiti dalla piattaforma. Devi verificare separatamente chi ha ricevuto il denaro, chi deve documentarlo, quali dati vanno dichiarati e chi deve effettuare il versamento al Comune.

Puoi distinguere questi quattro passaggi:

Incasso e versamento sono due operazioni distinte. Anche quando Booking.com include la tassa nel pagamento online, verifica se il riversamento al Comune resta a carico della struttura e quali obblighi di registrazione e dichiarazione devi comunque rispettare.

Per esempio, un ospite può aver pagato la tassa insieme al soggiorno online, mentre alla struttura resta il compito di registrare i pernottamenti imponibili ed esenti e comunicarli al Comune. Nella nostra guida alla tassa di soggiorno trovi nel dettaglio come gestire dichiarazione, esenzioni e versamento.

La rendicontazione della tassa di soggiorno è inoltre distinta dalla comunicazione degli ospiti alla Questura. Per questo adempimento puoi consultare la nostra guida al Servizio Alloggiati Web.

Booking.com applica commissioni sulla tassa di soggiorno?

Booking.com non applica commissioni sulla tassa di soggiorno. La commissione viene calcolata sulla base commissionabile prevista dal contratto con la piattaforma, che puoi verificare nell’Extranet.

Per controllare che il calcolo sia corretto, apri la fattura commissioni e confrontala con il dettaglio della prenotazione. Verifica in particolare:

• il prezzo del soggiorno;
• gli eventuali supplementi commissionabili;
• la tassa di soggiorno;
• la base utilizzata per calcolare la commissione;
• l’importo finale della commissione.

È importante distinguere la tassa di soggiorno dagli altri extra. Alcuni supplementi possono infatti rientrare nella base commissionabile anche se vengono mostrati separatamente nel riepilogo della prenotazione. Per questo, se il totale pagato dall’ospite è superiore all’importo su cui viene calcolata la commissione, non puoi attribuire automaticamente la differenza alla tassa di soggiorno.

Controlla anche eventuali modifiche successive alla prenotazione, come cancellazioni e no-show, perché possono modificare gli importi riportati nella fattura.

Come riconciliare tassa di soggiorno, prenotazioni ed esenzioni

Prima di presentare la dichiarazione o effettuare il versamento, confronta i dati di Booking.com con quelli registrati nel PMS e con gli importi effettivamente riscossi. Guardare soltanto il totale del periodo può nascondere differenze dovute a modifiche della prenotazione, esenzioni o soggiorni che non si sono svolti come previsto.

Per ogni soggiorno verifica almeno:

• date effettive di arrivo e partenza;
• numero e tipologia degli ospiti rilevanti ai fini della tassa;
• notti imponibili;
• eventuali esenzioni o riduzioni;
• tassa dovuta;
• tassa effettivamente riscossa;
• chi ha incassato l’importo, tra Booking.com e la struttura.

Fai particolare attenzione alle prenotazioni modificate. Il numero o la tipologia degli ospiti possono cambiare al check-in, mentre una partenza anticipata, una cancellazione o un no-show possono modificare le notti da considerare. Per la dichiarazione usa quindi i dati richiesti dal regolamento comunale e relativi al soggiorno effettivo, senza affidarti automaticamente alla prenotazione originale.

Se devi gestire cancellazioni o soggiorni che non si sono svolti come previsto, nella nostra guida su rimborsi, cancellazioni e voucher trovi come distinguere i diversi casi e gestire gli importi collegati alla prenotazione.

Quando aumentano prenotazioni, esenzioni e canali di vendita, controllare manualmente tassa di soggiorno, presenze e importi riscossi richiede sempre più tempo e aumenta il rischio di incongruenze.

Con Smartpms puoi centralizzare prenotazioni, dati degli ospiti, pagamenti e attività operative in un unico gestionale. In questo modo hai una base dati più ordinata per confrontare soggiorni effettivi, esenzioni e importi da rendicontare, senza passare continuamente tra Booking.com, fogli di calcolo e sistemi diversi.

Smartpms fa parte della piattaforma Smartness, che integra anche strumenti per prezzi, comunicazione con gli ospiti e prenotazioni dirette.

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