Tra gli adempimenti obbligatori per chi gestisce una struttura ricettiva c’è la comunicazione alla Questura dei dati di ogni ospite  attraverso il Servizio Alloggiati Web della Polizia di Stato. 

L’obbligo riguarda hotel, B&B, case vacanza, affittacamere e locazioni brevi, anche quando si gestisce un solo appartamento o si vende solo tramite Airbnb o Booking.com. I dati devono essere trasmessi entro 24 ore dall’arrivo, oppure entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore.

La procedura non è particolarmente complessa: a renderla delicata sono la frequenza degli invii, i tempi da rispettare e la necessità di identificare correttamente ogni ospite e conservare le ricevute digitali.

In questa guida vedremo quindi come funziona il Servizio Alloggiati, chi deve utilizzarlo, come ottenere le credenziali dalla Questura, come inviare le schedine e come automatizzare il processo per evitare lavoro manuale ed errori.

Cos’è il Servizio Alloggiati Web?

Il Servizio Alloggiati, chiamato anche Alloggiati Web o Portale Alloggiati, è la piattaforma telematica della Polizia di Stato attraverso cui le strutture ricettive comunicano alla Questura le generalità delle persone ospitate.

Il Portale Alloggiati è entrato in funzione nel 2013 ed è oggi l’unico sistema autorizzato per la trasmissione delle schedine alloggiati.

La base normativa del servizio alloggiati della Polizia di Stato è l’art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza), che impone ai gestori l’obbligo di identificare gli ospiti tramite documento di identità e di comunicare le loro generalità alla Questura.

Questa comunicazione è obbligatoria per motivi di pubblica sicurezza: consente alle autorità di sapere chi alloggia in una determinata struttura e in quale periodo.

Non va confusa con gli altri adempimenti burocratici obbligatori, come l’identificazione degli ospiti, la comunicazione dei flussi turistici ai portali regionali (ISTAT) e il pagamento della tassa di soggiorno.

Qual è la differenza tra identificazione degli ospiti e invio delle schedine alloggiati?

Identificare l’ospite e comunicare i suoi dati ad Alloggiati Web sono due passaggi distinti dello stesso adempimento.

• Con l’identificazione de visu, il gestore verifica che la persona che accede alla struttura corrisponda al titolare del documento mostrato.
• Con l’invio della schedina alloggiati, invece, trasmette alla Questura i dati dell’ospite attraverso il portale della Polizia di Stato, entro le scadenze previste.

Raccogliere in anticipo i dati tramite self check-in può velocizzare la compilazione della schedina, ma non sostituisce la verifica dell’identità. Allo stesso modo, aver identificato correttamente l’ospite non elimina l’obbligo di comunicare i suoi dati ad Alloggiati Web.

Chi è obbligato a usare il Servizio Alloggiati?

L’obbligo di trasmettere le schedine alloggiati tramite il Portale Alloggiati riguarda i gestori delle strutture ricettive elencate nell’articolo 109 TULPS: esercizi alberghieri e altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali.

Solo i rifugi alpini inclusi in un apposito elenco sono esentati dall’obbligo di identificazione e comunicazione degli ospiti alla Questura.

Servizio Alloggiati: Airbnb, Booking.com e affitti brevi inclusi nell’obbligo 

Come specificato dal TULPS, anche i gestori di affitti brevi devono comunicare gli ospiti alla Questura tramite il Servizio Alloggiati.

L’obbligo vale anche se gestisci un solo immobile, non hai Partita IVA o affitti soltanto in alcuni momenti dell’anno. 

L’obbligo vale anche quando la prenotazione arriva da Airbnb, Booking.com o da un’altra OTA: la piattaforma gestisce la prenotazione, ma non trasmette i dati al Portale Alloggiati al posto tuo.

La Legge 96/2017 ha definito fiscalmente le locazioni brevi. L’obbligo di comunicare gli ospiti alla Questura è stato poi esteso espressamente ai contratti inferiori a 30 giorni dall’articolo 19-bis del D.L. 113/2018, convertito nella Legge 132/2018. 

Entro quando inviare le schedine Alloggiati Web?

La scadenza dipende dalla durata del soggiorno.

Il termine decorre dall’arrivo effettivo, non dalla mezzanotte o dal giorno successivo.

Esempio: se un ospite arriva alle 18:00 di lunedì per un soggiorno di tre notti, la comunicazione deve essere completata entro le 18:00 di martedì.

Se invece arriva alle 10:00 e parte alle 8:00 del giorno seguente, il soggiorno non supera le 24 ore e la comunicazione deve essere effettuata entro le 16:00 del giorno stesso di arrivo.

Non è quindi sufficiente inviare tutte le schedine genericamente “il giorno dopo”: bisogna tenere conto anche dell’orario del check-in.

Come registrarsi per la prima volta al Servizio Alloggiati della Polizia di Stato

Per effettuare la registrazione ad Alloggiati Web non puoi usare il portale online.

Per ottenere le credenziali devi presentare una richiesta alla Questura competente per la provincia in cui si trova la struttura ricettiva.

I passaggi per registrarsi ad Alloggiati Web sono i seguenti:

1. Scarica il modulo di richiesta delle credenziali Alloggiati Web
2. Compilalo con i dati del gestore e della struttura.
3. Allega la documentazione richiesta.
4. Invia la domanda attraverso il canale indicato dalla tua Questura.
5. Attendi il rilascio delle credenziali.
6. Accedi al Portale Alloggiati e completa la configurazione iniziale.

Se stai cercando il modulo di richiesta delle credenziali Alloggiati Web, puoi scaricarlo direttamente dalla sezione Contatti del Portale Alloggiati, o dal sito web della tua Questura.

È preferibile non utilizzare moduli trovati su siti non ufficiali, perché documentazione, recapiti e modalità di invio possono essere aggiornati o variare da provincia a provincia.

Quanto tempo serve per ottenere le credenziali?

Non esiste un tempo di rilascio ufficiale e uguale per tutte le Questure.

La durata dipende dal carico di lavoro dell’ufficio, dalla completezza della domanda e dall’eventuale necessità di verificare la documentazione presentata.

Per evitare di trovarsi senza accesso al portale al momento del primo arrivo, è consigliabile presentare la richiesta con un buon anticipo rispetto all’apertura della struttura.

Se hai già accettato prenotazioni, ma non hai ancora ricevuto le credenziali, contatta la Questura e chiedi quale procedura sostitutiva puoi utilizzare nel frattempo.

Come accedere per la prima volta al Portale Alloggiati Web 

Dopo aver ricevuto le credenziali dalla Questura, puoi accedere al portale Alloggiati Web. Per effettuare il login per la prima volta segui questi passaggi:

1. Entra nella sezione Accesso con Codici;
2. Clicca su Scarica la Scheda dei Codici e segui le istruzioni per generarla; 
3. Torna nella sezione Accesso con Codici e clicca su Area di Lavoro (Codici).
4. Inserisci il nome utente e la password;
5. Digita il codice che hai trovato nella Scheda dei Codici;
6. Entra nell’area di lavoro.

Per recuperare password, PUK o generare una nuova Scheda dei Codici, puoi utilizzare la funzione Recupera credenziali disponibile nel portale.

Accesso con Codici e Scheda dei Codici Alloggiati Web: cosa sono

L’Accesso con Codici è la modalità di autenticazione utilizzata dal Portale Alloggiati Web per verificare l’identità di ogni utente.

Per entrare non bastano quindi nome utente e password. Il sistema richiede anche un codice aggiuntivo presente nella Scheda dei Codici.

La Scheda dei Codici è un documento personale generato dal portale che contiene una serie di codici numerici. A ogni accesso, Alloggiati Web ti indicherà quale codice inserire per completare il login.

La Scheda dev’essere conservata in un luogo sicuro, accessibile solo alle persone autorizzate, non condivisa tramite chat o email non protette. 

Se la perdi, non funziona o devi generarne una nuova, puoi accedere alla funzione Recupera credenziali del portale.

Accesso al Servizio Alloggiati Web per appartamenti

Se gestisci appartamenti in locazione breve, devi effettuare un passaggio in più. Dopo l’autenticazione dovrai entrare nella sezione “Appartamenti” del menù.

Qui potrai inserire tutti i dati relativi a ogni tuo appartamento tramite il pulsante “Aggiungi”. 

In futuro, per inviare le schedine alloggiati, dovrai sempre selezionare l’appartamento per il quale stai comunicando le schedine.

Come funziona l’invio delle schedine alloggiati: manuale, tramite file, automatico

Le schedine alloggiati sono le comunicazioni con cui la struttura ricettiva trasmette alla Questura i dati identificativi degli ospiti: generalità, data di arrivo, durata prevista del soggiorno ed estremi del documento d’identità.

Il nome “schedine alloggiati” deriva dalle vecchie schede cartacee in vigore prima del 2013, ma oggi la trasmissione avviene solo attraverso il Portale Alloggiati Web. 

Puoi inviare le schedine in tre modi: manuale, tramite file o in automatico. Vediamoli nel dettaglio.

1. Inserimento manuale nel portale

In questo caso accedi ad Alloggiati Web e compili direttamente all’interno del Portale i dati dell’ospite, della famiglia o del gruppo. È la soluzione più semplice se gestisci pochissimi arrivi.

Ecco i passaggi per inserire manualmente le schedine alloggiati:

1. Accedi al Portale Alloggiati;
2. Apri la sezione “Inserimento On-line”;
3. Scegli la tipologia di ospite (capo famiglia, capo gruppo, ospite singolo)
4. Compili i dati anagrafici;
5. Inserisci gli estremi del documento;
6. Aggiungi eventuali componenti della famiglia o del gruppo;
7. Premi il pulsante “Invio Schedine”;
8. Il Portale ti mostra un riepilogo dei dati inseriti per la verifica;
9. Se i dati sono corretti premi il pulsante “Invia tutti”;
10. In caso di errori premi il pulsante “Annulla” e ripeti dall'inizio la compilazione;
11. Scarichi la ricevuta.

2. Caricamento di un file precompilato

Il Servizio alloggiati ti permette di caricare un file precompilato contenente più schedine. Il file viene creato dal software gestionale (PMS) nel formato richiesto dalla Polizia di Stato (per tutte le specifiche sul formato del file puoi consultare il Manuale Online Alloggiati Web, sezione 12).

Ecco i passaggi per inviare le schedine alloggiati tramite file:

1. Scarichi il file dal tuo software gestionale;
2. Accedi al Portale Alloggiati;
3. Apri la sezione “File”
4. Carichi il file e clicchi il pulsante “Elabora”
5. Il sistema ti mostra il numero di schedine corrette e/o errate
6. In caso di errori, puoi trasmettere solo le schedine corrette e ritrasmettere successivamente solo quelle con errori
7. Premi il pulsante “Invia”
8. Scarichi la ricevuta.

Questa modalità riduce il tempo necessario per l’inserimento manuale di ogni schedina, ma richiede comunque di entrare nel portale e completare manualmente la trasmissione.

3. Invio automatico tramite software gestionale (PMS)

Il livello più avanzato di automazione richiede un collegamento tra il software gestionale e il Web Service di Alloggiati Web. 

Per collegare il tuo software gestionale con il Web Service è necessario un codice alfanumerico chiamato chiave WSKEY (o anche Chiave Web Service, Web Service Key).

Se devi generare la chiave WSKEY per la prima volta, segui questi passaggi:

1. Accedi al tuo account Alloggiati Web
2. Clicca sul tuo nome utente
3. seleziona Chiave Web Service;
4. clicca su Genera Nuovo Codice;
5. copia il codice visualizzato e inseriscilo nel gestionale

Dopo aver configurato il collegamento tra software gestionale e Servizio Alloggiati, l’invio automatico delle schedine alloggiati funzionerà in automatico seguendo questo flusso:

• I dati vengono raccolti durante il check-in;
• Il gestionale li prepara nel formato richiesto;
• Tu li verifichi e confermi;
• Il gestionale invia le schedine senza bisogno di tuo intervento manuale;
• Il Portale ti segnala eventuali errori nella trasmissione;
• Scarichi la ricevuta.

È la modalità con meno passaggi manuali e riduce il rischio di ricopiare dati in modo errato.

In tutti e tre i casi, la modalità di trasmissione è solo per via telematica: non è possibile sostituire l’invio ad Alloggiati Web con una schedina cartacea o un modulo PDF consegnato alla Questura, salvo le procedure alternative previste in caso di malfunzionamento.

Per sapere di più sulla differenza tra inserimento manuale e automatico, puoi leggere l’articolo dedicato alla gestione delle schedine alloggiati in hotel a case vacanza. 

Ricevute Alloggiati Web: download e conservazione

Dopo ogni trasmissione corretta, il Portale Alloggiati genera una ricevuta digitale che dimostra l’avvenuto invio. La ricevuta riporta: data della trasmissione, numero delle schedine inviate, identificativo dell’invio, codice di Controllo della Polizia di Stato.

Le ricevute restano disponibili nella sezione “Ricevute” del portale per 30 giorni dall’invio delle schedine. Il gestore deve conservarle in formato digitale per cinque anni.

Sanzioni per omessa o tardiva comunicazione su Alloggiati Web

L’invio delle schedine alloggiati è un obbligo di pubblica sicurezza. Dimenticare una comunicazione, trasmettere le schedine in ritardo o inserire dati sbagliati costituisce una contravvenzione ai sensi degli articoli 109 e 17 TULPS.

La norma prevede:

• l’arresto fino a tre mesi;
• oppure un’ammenda fino a 206 euro.

Cosa fare se hai dimenticato di inviare una schedina alloggiati

La scadenza per l’invio delle schedine è entro 24 ore nella maggior parte dei soggiorni ed entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore.

Se ti accorgi di una schedina dimenticata, inviala appena possibile e conserva la ricevuta. La trasmissione tardiva non elimina automaticamente la violazione, ma lasciare la comunicazione completamente omessa peggiora la situazione. 

Contatta poi la Questura competente per verificare come gestire il ritardo. 

Cosa fare se Alloggiati Web non funziona

Un malfunzionamento del Portale Alloggiati non elimina l’obbligo di comunicazione.

Se Alloggiati Web non è raggiungibile o non consente di completare l’invio, devi seguire la procedura alternativa indicata dalla Questura competente.

In genere conviene:

1. verificare che il problema non dipenda dalle credenziali, dal browser o dalla connessione;
2. controllare gli eventuali avvisi pubblicati sul portale;
3. recuperare i contatti della Questura competente;
4. inviare i dati attraverso il canale alternativo indicato;
5. conservare la prova della comunicazione;
6. seguire le eventuali istruzioni per un successivo invio sul portale.

Come Smartpms si integra con Alloggiati Web

Con Smartpms puoi automatizzare l’invio delle schedine ad Alloggiati Web partendo dai dati raccolti durante il self check-in.

Prima dell’arrivo, l’ospite riceve il link di self check-in e compila autonomamente la propria scheda anagrafica. Le informazioni confluiscono direttamente in Smartpms, senza che tu debba trascriverle manualmente.

Dopo aver controllato e confermato i dati, puoi inviare subito la schedina oppure lasciare che Smartpms la trasmetta automaticamente al momento previsto.

Se non utilizzi il self check-in, puoi compilare manualmente la scheda. Sarà sufficiente farlo una sola volta per ospite.

Come collegare Smartpms al Portale Alloggiati

La configurazione iniziale è semplice: ti basta inserire la chiave WSKEY nella sezione dedicata di Smartpms. 

Importante: Smartpms non limita il numero di account Alloggiati Web e ISTAT che puoi collegare.

Ogni camera o appartamento può quindi essere associato a un account Alloggiati Web differente. Quando deve inviare i dati, il software utilizza automaticamente il collegamento relativo all’unità presente nella prenotazione.

Questo è particolarmente utile per property manager e gruppi che gestiscono più immobili, perché non devono ricordare ogni volta quale account utilizzare.

Un solo strumento per più adempimenti

Smartpms non si limita a inviare in automatico le schedine alloggiati. Riutilizza gli stessi dati anche per preparare le comunicazioni ISTAT e calcolare la tassa di soggiorno.

In questo modo non devi raccogliere le stesse informazioni più volte né copiarle manualmente in portali diversi. 

Il vantaggio non è solo un risparmio di tempo: usando un’unica scheda cliente come fonte, riduci anche il rischio che nome, documento, durata del soggiorno o altri dati risultino diversi da un adempimento all’altro.

Il personale mantiene quindi il controllo finale sulle informazioni, mentre Smartpms si occupa di riutilizzarle nei diversi flussi collegati al soggiorno.

Conclusione

L’invio delle schedine al Servizio Alloggiati Web è obbligatorio per tutte le principali tipologie di ospitalità, comprese case vacanza, locazioni turistiche e affitti brevi.

La procedura è gestibile, ma deve essere ripetuta per ogni arrivo rispettando regole precise: identificare l’ospite, controllare i dati, effettuare l’invio entro le scadenze previste e conservarne la ricevuta.

Quando aumentano prenotazioni, camere o immobili, sono soprattutto le trascrizioni e i passaggi tra strumenti diversi a creare lavoro e possibilità di errore.

Con Smartpms raccogli i dati una sola volta, li verifichi e li utilizzi per Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno. Mantieni quindi il controllo sugli adempimenti, senza dover ripetere manualmente ogni operazione.

Per aiutarti a non perdere nessun passaggio e gestire sempre correttamente Alloggiati Web, abbiamo raccolto tutte le istruzioni passo per passo nella “Guida pratica al Servizio Alloggiati della Polizia di Stato per hotel e affitti brevi”.

Scaricala per tenerla sempre a portata di mano o condividerla con il tuo staff.

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