Cancellation policy
Perché è importante definire e monitorare la Cancellation Policy in hotel?
La Cancellation Policy influisce direttamente sulla strategia commerciale dell’hotel, sul flusso di cassa e sul livello di rischio connesso alla gestione delle prenotazioni.
Una politica di cancellazione troppo flessibile può portare a un alto numero di cancellazioni last minute, lasciando camere invendute e compromettendo il forecast. Al contrario, termini di cancellazione troppo rigidi possono scoraggiare le prenotazioni, specialmente in mercati competitivi o in situazioni di incertezza (come viaggi internazionali, eventi o condizioni meteo instabili).
Inoltre, la Cancellation Policy nelle strutture ricettive è un elemento chiave per la percezione del valore e dell’affidabilità: offrire condizioni chiare, equilibrate e visibili in fase di prenotazione contribuisce a costruire fiducia nei confronti del cliente.
Molti albergatori usano diverse politiche di cancellazione in base al canale, alla tariffa o alla stagionalità (es. tariffe non rimborsabili con sconto, oppure cancellazione gratuita fino a 3 giorni prima per prenotazioni dirette).
Monitorare costantemente l’impatto delle varie cancellation policy permette di trovare il giusto equilibrio tra attrattività commerciale e protezione economica.
Come si applica la Cancellation policy?
La Cancellation Policy viene definita all’interno del software gestionale (PMS) o del Channel manager e viene mostrata all’ospite al momento della prenotazione, sia sul sito ufficiale che sui portali OTA.
Deve essere formulata in modo chiaro e comprensibile, specificando:
- Entro quanti giorni è possibile cancellare gratuitamente.
- Qual è la penale applicata in caso di cancellazione tardiva o no-show.
- Eventuali condizioni speciali (es. tariffe non rimborsabili, voucher, possibilità di modificare la data).
Esempio: “Cancellazione gratuita fino a 3 giorni prima dell’arrivo. In caso di cancellazione oltre il termine o di mancata presentazione, verrà addebitato l’importo della prima notte.”