On The Books (OTB)

Perché è importante l’utilizzo dell’On The Books in hotel?

Monitorare l’OTB consente all’hotel di avere una fotografia costantemente aggiornata delle prenotazioni in essere, e quindi di anticipare l’andamento della domanda e regolare di conseguenza le strategie di vendita.

L’analisi dell’On The Books è utile per:

• Verificare se gli obiettivi di occupazione stanno venendo raggiunti
• Confrontare l’andamento con lo stesso periodo degli anni precedenti
• Identificare picchi o flessioni nella domanda con anticipo
• Adattare prezzi e disponibilità per massimizzare i ricavi

Ad esempio, un On the Books molto alto in una data futura potrebbe indicare la possibilità di aumentare le tariffe (se la domanda resta forte), mentre un OTB basso potrebbe richiedere azioni promozionali o una revisione dei prezzi.

L’On The Books è anche un elemento chiave per valutare le richieste di gruppi o eventi: confrontando l’OTB con la capacità totale e il forecast, è possibile decidere se accettare una richiesta o meno (vedi anche displacement analysis).

Come si analizza l’On The Books in hotel?

L’On The Books (OTB) in hotel viene monitorato attraverso report giornalieri o settimanali, spesso visualizzati tramite un calendario o una tabella che mostra le prenotazioni confermate per ciascun giorno futuro.

Come accennato, uno dei principali vantaggi dell’OTB è la possibilità di fare confronti: capire se la struttura ricettiva sta andando meglio o peggio rispetto agli anni precedenti. Ma come si confronta l’On The Books? Analizzando le prenotazioni già confermate insieme al pickup (nuove prenotazioni giorno per giorno) e ai dati storici.

Ad esempio, la tua occupazione oggi potrebbe essere uguale o più alta rispetto a quella registrata l’anno scorso: ma non è detto che tu stia realizzando lo stesso fatturato o lo stia aumentando. Per verificarlo, dovrai analizzare contemporaneamente i dati OTB di occupazione, ADR (Average Daily Rate) e RevPAR (Revenue per Available Room) e confrontarli con quelli registrati alla stessa data dell’anno precedente.

In pratica, devi recuperare il previsionale di vendita che avevi lo scorso anno esattamente alla stessa data di oggi e confrontarlo con i dati attuali. Solo così puoi capire se stai realmente migliorando la performance, se la tua politica tariffaria è corretta e se è necessario intervenire con aggiustamenti di prezzo o promozioni mirate.