Come ridurre la dipendenza dalle OTA: 4 modi per farlo (con i dati che hai già)

Molte strutture ricettive pensano che per ridurre la dipendenza dalle OTA servano necessariamente strategie elaborate o forti investimenti in visibilità online.

Entrambe le cose possono aiutare, ma c'è qualcosa di più semplice, che puoi fare subito e con costi ridotti: rafforzare la relazione con i tuoi ospiti.

Ogni volta che un cliente prenota tramite Booking.com o Airbnb, infatti, quello che perdi non è solo una percentuale di guadagno sulla prenotazione.

Perdi i suoi dati di contatto, perdi la possibilità di comunicare prima del soggiorno, perdi il controllo sulla relazione con chi ha scelto la tua struttura.

Le OTA sono canali di distribuzione utili, spesso necessari, e fanno bene il loro lavoro. Il problema nasce quando le subisci invece di governarle.

Per ridurre la dipendenza dalle OTA non basta solo avere un bel Booking engine e portarci traffico. Serve anche valorizzare un capitale che hai già: i dati degli ospiti che hai raccolto nel tempo.

In questo articolo troverai 4 azioni pratiche per iniziare a farlo.

Azione 1: mettere ordine nei dati degli ospiti che hai già

Per molte strutture il problema non è la mancanza di informazioni, è la disorganizzazione: i dati esistono, ma sono sparsi tra software gestionale, Channel manager, email, moduli di check-in, fogli Excel, WhatsApp e note interne.

La prima cosa da fare, quindi, è molto concreta: capire dove si trovano i tuoi dati e quali possono diventare davvero utili per la vendita diretta e la fidelizzazione.

Non serve mettere ordine a tutto subito. Basta iniziare da tre domande:

1. Dove si trovano oggi i dati degli ospiti?

Fai un censimento semplice delle fonti che usi ogni giorno: PMS, booking engine, moduli di check-in, email, fogli Excel, rubrica WhatsApp, gestionale housekeeping, eventuali form sul sito.

2. Ho le informazioni minime necessarie?

Non tutte le informazioni hanno lo stesso valore. All’inizio ti bastano pochi campi:

• nome e cognome
• email e numero di telefono
• provenienza della prenotazione
• date del soggiorno
• tipologia di ospite o soggiorno
• storico delle prenotazioni
• eventuali extra acquistati

3. Quali dati sono affidabili e aggiornati?

Un database utile non è quello più grande, ma quello più pulito. Se hai contatti duplicati, email mancanti, note scritte in modi diversi o campi compilati solo a metà, il primo lavoro non è segmentare: è ripulire.

Azione 2: usare i dati per comunicare lungo tutto il guest journey

Dopo aver messo ordine nei dati, il passo successivo è usarli per comunicare meglio. È qui che molte strutture si fermano: raccolgono informazioni sugli ospiti, ma poi continuano a mandare messaggi uguali a tutti, oppure si limitano alla conferma di prenotazione.

Se vuoi capire davvero come ridurre la dipendenza dalle OTA, devi spostare il focus: non solo sulla prenotazione, ma su tutto il percorso dell’ospite (il cosiddetto guest journey). La relazione non inizia e non finisce nel momento in cui arriva una conferma. Si costruisce prima dell’arrivo, si rafforza durante il soggiorno e continua anche dopo il check-out.

È proprio qui che il canale diretto può diventare più forte. Perché ogni messaggio utile, tempestivo e coerente ti aiuta a creare fiducia, differenziarti dalle OTA e aumentare le possibilità che quell’ospite torni a cercarti direttamente.

Ecco le comunicazioni di base che potresti prevedere:

1. Conferma prenotazione: non limitarti a un messaggio impersonale. Usa il nome dell’ospite e dai subito un tono più diretto alla relazione.
2. Pre-stay (3-5 giorni prima): consigli pratici su come raggiungere la struttura, parcheggio, orari, parcheggio, check-in, un suggerimento su un ristorante locale che vale davvero la pena provare.
3. Proposta di extra (48 ore prima): un upgrade di camera, il servizio colazione, un late check-out. Messaggi brevi, con un vantaggio chiaro e un prezzo trasparente.
4. Durante il soggiorno: un messaggio di benvenuto il primo giorno, con un contatto diretto a cui rivolgersi per qualsiasi necessità. Semplice, umano, utile.
5. Post-stay: un ringraziamento sincero e una richiesta di feedback, senza essere invadenti. Un solo messaggio, non una sequenza infinita.
6. Invito al ritorno: dopo qualche settimana, un vantaggio esclusivo per prenotare direttamente, riservato a chi è già stato ospite.

La chiave non è scrivere di più. È scrivere meglio. Ogni messaggio dovrebbe rispondere a una domanda semplice: questa comunicazione è utile per questo ospite, in questo momento?

Azione 3: lavorare su fidelizzazione e ritorno dell'ospite

Una volta che hai iniziato a usare meglio i dati e a comunicare in modo più coerente, arriva il passaggio che molte strutture trascurano: usare quella relazione per riportare l’ospite a prenotare da te.

Quando si parla di come ridurre la dipendenza dalle OTA, il pensiero va quasi sempre all’acquisizione di nuovi clienti. È naturale, ma è anche un limite. Perché il canale diretto più semplice da rafforzare non è quello di chi non ti conosce ancora. È quello di chi è già stato tuo ospite.

Un ospite che ha già soggiornato nella tua struttura parte da una base diversa: conosce l’esperienza, ha meno incertezze, si fida di più. E soprattutto, per riportarlo da te non hai bisogno di passare dalle OTA e ti costa molto meno che acquisire un ospite nuovo.

Esempi di campagne di ritorno

• Codice sconto soft: uno sconto riservato agli ospiti passati, comunicato via email poche settimane dopo il check-out. Puoi trovare degli esempi nel nostro articolo su come fidelizzare i nuovi ospiti estivi in hotel.
• Upgrade dedicato: offri una camera superiore a chi prenota direttamente per la seconda volta.
• Pacchetto stagionale: crea un'offerta legata a un periodo specifico (Pasqua, estate, autunno) e mandala solo a chi ha già soggiornato.
• Reminder anniversario soggiorno: un messaggio automatico a un anno di distanza, con un benefit esclusivo per chi torna.
• Benefit esclusivo: early check-in, late check-out o un piccolo omaggio al ritorno, riservato ai tuoi ospiti diretti.

Azione 4: aumentare il valore di ogni prenotazione

Ridurre la dipendenza dalle OTA non significa solo spostare le prenotazioni su canali diretti. Significa anche aumentare il ricavo netto per ogni soggiorno. Ed è qui che molti albergatori lasciano soldi sul tavolo.

Pensa a questo scenario: due prenotazioni con lo stesso ADR (Average Daily Rate, ovvero la tariffa media giornaliera), ad esempio 120 € a notte. La prima arriva da una OTA con una commissione del 18%: il ricavo netto è circa 98 €. La seconda arriva in diretto e include un late check-out a 25 €, un transfer dall'aeroporto a 30 € e una bottiglia di benvenuto a 20 €. Il ricavo netto sale a 173 €. Stessa tariffa di partenza, margine completamente diverso.

Gli extra che puoi proporre sono tanti e dipendono dal tuo tipo di struttura:

• Late check-out o early check-in
• Transfer da/per aeroporto o stazione
• Pacchetti romantici o family-friendly
• Esperienze locali, tour, noleggio bici o auto
• Colazione in camera, cene, trattamenti benessere

Il punto chiave è il momento e il modo in cui proponi questi servizi. Un extra presentato nel momento giusto, con il tono giusto, non sembra una pressione commerciale. Sembra un consiglio utile da parte di chi conosce davvero la struttura e il territorio.

Come applicare questa strategia di disintermediazione in modo sostenibile

Le 4 azioni appena viste non sono complesse. Il punto è farle bene e farle con continuità.

Mettere ordine nei dati, segmentare i contatti, scrivere messaggi utili, ricontattare gli ex ospiti, proporre extra nel momento giusto: tutto questo funziona, ma solo se non dipende ogni volta dalla tua disponibilità.

È qui che molte strutture si fermano. Non perché non sappiano come ridurre la dipendenza dalle OTA, ma perché provano a fare tutto a mano, tra operatività quotidiana e mille urgenze.

Per questo, più che chiederti se queste azioni siano utili, vale la pena chiederti: come posso renderle sostenibili nel tempo?

I primi processi che ha senso automatizzare sono questi:

• import dei dati dal PMS, per avere un database sempre aggiornato
• segmentazione dei contatti per tipologia di ospite, frequenza di soggiorno o canale di provenienza
• messaggi prima, durante e dopo il soggiorno
• campagne di ritorno per ex ospiti
• promozione degli extra in momenti coerenti del guest journey
• monitoraggio dei risultati, per capire cosa funziona davvero

L’automazione, in questo contesto, serve a non perdere per strada attività che potrebbero rafforzare il canale diretto, ma che spesso vengono rimandate perché mancano tempo, metodo o strumenti collegati tra loro.

La soluzione: un software CRM con Email marketing automation

Se vuoi mettere in pratica con continuità le 4 azioni che abbiamo visto fin qui, la soluzione migliore è scegliere un software di Customer Relationship Management (CRM) che includa anche funzionalità di email marketing automation.

Perché proprio questa combinazione? Perché ridurre la dipendenza dalle OTA non significa solo raccogliere dati o inviare qualche email ogni tanto. Significa costruire un sistema che ti permetta di organizzare i dati degli ospiti, segmentarli in modo utile e attivare comunicazioni automatiche nei momenti giusti.

In altre parole: non basta avere i dati. Devi riuscire a trasformarli in relazione, continuità e prenotazioni dirette.

Cos’è, in pratica, un CRM con email marketing automation

Un CRM per strutture ricettive è un software che raccoglie e organizza in un unico ambiente le informazioni sui tuoi ospiti: dati anagrafici, canale di provenienza, soggiorni passati, preferenze, servizi acquistati, comportamento rispetto alle comunicazioni inviate.

Quando a questo si aggiunge una parte di email marketing automation, il software usa i dati per aiutarti a inviare comunicazioni pertinenti, automatiche e segmentate.

Questo significa, per esempio, poter:

• importare e aggiornare automaticamente i dati degli ospiti dal PMS
• organizzare i contatti in segmenti utili, ad esempio per nazionalità, tipo di soggiorno, frequenza di visita o canale di provenienza
• inviare email automatiche prima dell’arrivo, durante il soggiorno e dopo il check-out
• creare campagne newsletter dedicate agli ex ospiti per incentivare una nuova prenotazione diretta, anche con codici sconto
• promuovere servizi extra ed esperienze nel momento più adatto del guest journey
• monitorare aperture, clic, performance delle campagne e risultati generati nel tempo.

Smartconnect è lo strumento perfetto per disintermediare perché racchiude in sé tutte le 4 azioni consigliate, automatizzandole: è il software a suddividere i tuoi contatti in gruppi e suggerirti in automatico quale comunicazione inviare e a chi.

Ma non solo: grazie alla sezione Marketplace inclusa nella piattaforma, potrai creare una tua pagina web dove mostrare (e vendere) servizi extra ed esperienze. Perfetti sia da usare come gancio per le tue email, ma soprattutto per offrire ai tuoi ospiti la migliore esperienza di soggiorno - che resta il primo requisito per fidelizzare e attrarre prenotazioni dirette.

Vuoi vedere come funziona?

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