Online-Reisebüro (OTA)

Was bedeutet OTA?

OTA steht für Online Travel Agency, auf Deutsch Online-Reisebüro oder Online-Reiseagentur.

Der Begriff ist aus der digitalen Weiterentwicklung klassischer Reisebüros entstanden. Zimmer, Flüge oder Reisepakete werden nicht mehr über ein physisches Büro oder eine Beratungsperson verkauft, sondern über eine Online-Plattform gesucht und gebucht.

Die erste große Online-Reiseagentur war Expedia.com, gestartet im Oktober 1996 mit Unterstützung von Microsoft.

In der Beherbergungsbranche funktioniert eine OTA als Vermittler zwischen Ihnen und dem Gast. Die Plattform zeigt Ihre Unterkunft in den Suchergebnissen, ermöglicht Nutzern den Vergleich von Preisen und Verfügbarkeiten und übernimmt in den meisten Fällen auch den Buchungsprozess.

Der Unterschied zu Ihrer eigenen Website ist einfach:

• Auf Ihrer Website bucht der Gast direkt bei Ihnen und Sie zahlen keine Vermittlungsprovision.
• Auf einer OTA bucht der Gast über die Plattform. Diese tritt als Vermittler auf und behält bei jeder Buchung eine prozentuale Provision ein.

Deshalb sollten OTAs nicht nur als „Buchungsportale“ verstanden werden. Sie sind Vertriebskanäle, die innerhalb einer breiteren Distributionsstrategie gesteuert werden sollten: gemeinsam mit offizieller Website, Booking Engine, Metasearch, Direktmarketing und Maßnahmen zur Gästebindung.

Wie funktionieren OTAs?

OTAs funktionieren als Vermittler zwischen Reisenden und Beherbergungsbetrieben.

Um auf einer OTA sichtbar zu sein, erstellen Sie ein Profil oder Inserat Ihrer Unterkunft auf der gewählten Plattform. Dort hinterlegen Sie Beschreibung, Fotos, Services, Verfügbarkeiten, Preise, Restriktionen, Hausregeln und Stornierungsbedingungen.

Ab diesem Moment kann Ihre Unterkunft in den Suchergebnissen erscheinen, wenn Nutzer einen Aufenthalt in Ihrer Destination suchen.

Die Funktionsweise von OTAs basiert auf einigen zentralen Elementen: Buchungsprovisionen, Extranet, algorithmischem Ranking, Sicherheiten für Reisende und Zahlungsabwicklung. Schauen wir sie uns im Detail an.

Provisionen und Servicegebühren auf Buchungen

OTAs berechnen Kosten auf die Buchungen, die Sie über die Plattform erhalten. Das kann eine Provision sein, die von der Unterkunft getragen wird, eine Servicegebühr, die zwischen Unterkunft und Gast aufgeteilt wird, oder ein anderes Modell, je nach Plattform.

Als grober Richtwert liegen OTA-Provisionen zwischen 5 % und 25 % des Buchungswertes.

Der genaue Prozentsatz hängt von mehreren Faktoren ab: Land, Unterkunftsart, Zahlungsmodell und Teilnahme an Programmen für mehr Sichtbarkeit, Rabattaktionen oder weiteren Vertriebsoptionen der Plattform. Deshalb sollten die konkreten Prozentsätze immer im Extranet oder im Vertrag der jeweiligen OTA geprüft werden.

In dieser Tabelle finden Sie eine Übersicht, um sich bei den Kosten der wichtigsten OTAs besser zu orientieren.

Denken Sie daran: Entscheidend ist am Ende der Nettoerlös. Also der Betrag, der Ihnen nach Provisionen, Promotionen, möglichen Zahlungskosten, Steuern und kommerziellen Bedingungen bleibt.

Um OTAs richtig zu vergleichen, sollten Sie deshalb nicht nur auf den Prozentsatz schauen. Bewerten Sie auch, wie viel Sichtbarkeit Ihnen der Kanal bringt, welche Art von Gästen er generiert, wie stark er sich auf Stornierungen auswirkt und wie viele Direktbuchungen Sie langfristig aus diesem ersten Kontakt aufbauen können.

Extranet

Das Extranet ist der Verwaltungsbereich, über den Sie Ihre Präsenz auf der OTA steuern. Dort können Sie Preise, Verfügbarkeiten, Restriktionen, Fotos, Beschreibungen, Promotionen, Verkaufsbedingungen und die Gästekommunikation verwalten.

Algorithmisches Ranking

OTAs entscheiden mithilfe von Algorithmen, in welcher Reihenfolge Inserate angezeigt werden. Diese Reihenfolge wird als „Ranking“ bezeichnet.

Die Position einer Unterkunft im OTA-Ranking kann von verschiedenen Faktoren abhängen: Verfügbarkeit, Wettbewerbsfähigkeit des Preises, Qualität der Inhalte, Bewertungen, Conversion Rate, Stornierungsbedingungen, Antwortgeschwindigkeit, Aktualität des Eintrags und Teilnahme an kommerziellen Programmen.

Einige OTAs ermöglichen es Ihnen, die Positionierung Ihrer Unterkunft zu analysieren und zu verbessern. Booking.com bietet zum Beispiel ein eigenes Dashboard im Analytics-Bereich des Extranets. Dort können Sie Ihre Performance bei Klicks, Aufrufen und dem Score Ihres Eintrags für die letzten 30, 90 oder 365 Tage prüfen.

Sicherheiten für Reisende

OTAs bieten Nutzern eine Umgebung, die einfach zu bedienen ist und als vertrauenswürdig wahrgenommen wird. Sie zeigen nicht nur verfügbare Unterkünfte, sondern begleiten Gäste durch mehrere Phasen der Buchung und reduzieren dadurch das wahrgenommene Risiko.

Vor der Buchung kann der Nutzer zum Beispiel verifizierte Bewertungen lesen, mehrere Unterkünfte vergleichen, nach Services filtern, Stornierungsbedingungen prüfen und die Preisübersicht einsehen. Während der Buchung kann er bekannte Zahlungssysteme nutzen, eine sofortige Bestätigung erhalten und alle wichtigen Informationen an einem Ort finden.

Auch nach der Bestätigung kann die Plattform automatische Benachrichtigungen, Buchungsübersichten, Kundenservice und geführte Abläufe bei Änderungen, Stornierungen, fehlender Verfügbarkeit der Unterkunft oder Problemen während des Aufenthalts anbieten. Für viele Gäste ist es ein zusätzlicher Sicherheitsfaktor, sich auf einen bekannten Vermittler verlassen zu können.

Das ist besonders wichtig, wenn der Nutzer die Unterkunft nicht direkt kennt, in einer neuen Destination bucht, ins Ausland reist oder mögliche unerwartete Situationen nicht nur mit dem Hotel klären möchte.

Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung hängt von der OTA und den gewählten Einstellungen ab.

In einigen Fällen zahlt der Gast zum Zeitpunkt der Buchung direkt auf der Plattform und die OTA überweist den Betrag anschließend an die Unterkunft, abzüglich möglicher Provisionen oder Servicegebühren. In anderen Fällen bucht der Gast über die OTA, bezahlt aber direkt in der Unterkunft.

Dieser Punkt ist wichtig, weil er sich auf Einnahmen, Stornierungen, Rückerstattungen, buchhalterische Abstimmung und administrativen Aufwand auswirkt. Bevor Sie einen OTA-Kanal aktivieren oder ändern, sollten Sie immer prüfen, wie Zahlungen, Provisionen, Steuern, Rechnungen und Auszahlungsfristen gehandhabt werden.

Die wichtigsten OTAs für Hotels im DACH-Markt

Nicht jede OTA erfüllt denselben Zweck. Einige Plattformen sind breit aufgestellt und besonders stark in der klassischen Hotelbuchung. Andere eignen sich eher für Ferienwohnungen, Reisepakete, Geschäftsreisen oder internationale Quellmärkte.

Auf europäischer Ebene ist der OTA-Markt im Hotelsegment stark konzentriert: Laut den von Statista veröffentlichten Daten hält Booking.com mit rund 69,3 % den größten Anteil im europäischen OTA-Hotelmarkt, gefolgt von Expedia Group mit rund 11,5 %.

HOTREC kommt in seiner Analyse der europäischen Hoteldistribution zu einem ähnlichen Bild: Booking Holdings liegt bei rund 71 % des OTA-Marktes, Expedia Group bei knapp 15 %.

Für den DACH-Markt sind vor allem diese OTA-Kategorien relevant:

Was ist der Unterschied zwischen OTA und Metasearch?

OTA und Metasearch werden häufig verwechselt, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

Eine OTA verkauft das Zimmer oder die Unterkunftseinheit direkt über die eigene Plattform. Ein Metasearch-Anbieter vergleicht dagegen Preise und Verfügbarkeiten aus mehreren Quellen und leitet den Nutzer anschließend auf die jeweilige Buchungsseite weiter. Das kann die Website der Unterkunft sein, aber auch eine OTA oder ein anderer angeschlossener Vertriebskanal.

Zu den bekanntesten Metasearch-Anbietern gehören Google Hotels, Tripadvisor, Trivago und Kayak.

In dieser Tabelle sehen Sie die wichtigsten Unterschiede zwischen OTA und Metasearch.

Kurz gesagt: Eine OTA ist ein Vertriebskanal. Metasearch ist ein Vergleichsinstrument, das Nutzer zu verschiedenen Buchungskanälen weiterleiten kann.

Vorteile und Nachteile von OTAs für Beherbergungsbetriebe

OTAs können Ihnen Sichtbarkeit und Buchungen bringen. Sie sollten aber nicht zum einzigen Kanal werden, auf dem Ihre Distribution aufbaut. Es geht nicht darum, ob Sie OTAs nutzen sollten oder nicht. Entscheidend ist, wann sie Ihnen helfen, wie viel sie kosten und wie Sie vermeiden, zu abhängig von ihnen zu werden.

Vorteile von OTAs

Sie erhöhen die Sichtbarkeit Ihrer Unterkunft

OTAs ermöglichen es Ihnen, vor Gästen sichtbar zu werden, die Ihre offizielle Website oder Ihre Marke noch nicht kennen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie in einer sehr wettbewerbsintensiven Destination arbeiten oder leichter von Nutzern gefunden werden möchten, die mehrere Unterkünfte in derselben Region vergleichen.

Sie helfen Ihnen, internationale Gäste zu erreichen

Plattformen wie Booking.com, Expedia, Agoda oder Airbnb können Ihnen internationale Gäste bringen, die wahrscheinlich nicht sofort über Ihre Direktwebsite kommen würden. Für viele Betriebe, besonders in Städten, Ferienregionen und Destinationen mit starker Auslandsnachfrage, bleiben OTAs ein wichtiger Kanal.

Sie erleichtern die Buchung für Gäste, die Sie noch nicht kennen

Viele Gäste vertrauen OTAs, weil sie dort Bewertungen, Fotos, Filter, klare Bedingungen, Support und vertraute Zahlungssysteme finden. Das kann die Conversion unterstützen, vor allem wenn Nutzer Ihre Unterkunft zum ersten Mal entdecken.

Sie können bei bestimmten Daten oder Zielgruppen helfen

OTAs können sinnvoll sein, um schwächeren Zeiträumen mehr Sichtbarkeit zu geben, Gäste zu erreichen, die nicht über die Direktwebsite kommen, oder Märkte zu bearbeiten, die Sie noch nicht stark genug abdecken. In diesem Sinn funktionieren sie als Akquisitionskanal, nicht nur als Buchungsquelle.

Nachteile von OTAs

Provisionen reduzieren Ihre Marge

Jede vermittelte Buchung hat Kosten. OTA-Provisionen können deutlich ins Gewicht fallen, besonders wenn ein großer Teil der Buchungen immer über dieselben Plattformen kommt.

Ein Beispiel: Wenn Sie eine Buchung über 1.000 € über eine OTA mit 15 % Provision erhalten, betragen die Vermittlungskosten 150 €. Der Bruttoerlös sinkt damit auf 850 €, noch bevor mögliche Promotionen, Zahlungskosten oder andere Konditionen berücksichtigt werden.

Am Jahresende wird dieses Problem noch deutlicher. Wenn Sie 200.000 € Buchungsvolumen über OTAs mit einer durchschnittlichen Provision von 15 % generieren, zahlen Sie rund 30.000 € an Provisionen. Das ist Umsatz, den Sie erwirtschaftet haben, der aber nicht in der Unterkunft bleibt.

Deshalb reicht es nicht, nur auf den Umsatz des Kanals zu schauen. Sie sollten auch den Nettoerlös nach Provisionen, Promotionen und angewendeten Konditionen bewerten.

Sie haben weniger Kontrolle über die Gästebeziehung

Wenn ein Gast über eine OTA bucht, haben Sie häufig weniger Daten und weniger Möglichkeiten, die Beziehung vor, während und nach dem Aufenthalt direkt zu steuern. Dadurch wird es schwieriger, an Gästebindung, Upselling und Cross-selling, Newslettern und zukünftigen Direktbuchungen zu arbeiten.

Sie hängen vom Ranking der Plattform ab

Die Sichtbarkeit auf OTAs hängt von Algorithmen und Faktoren ab, die Sie nicht vollständig kontrollieren: Bewertungen, Verfügbarkeit, Preis, Conversion, Stornierungen, Inhalte, Bedingungen und Programme für mehr Sichtbarkeit oder Rabatte. Wenn Ihre Unterkunft in den Ergebnissen Positionen verliert, können Sie weniger Buchungen erhalten, auch wenn sich die Qualität Ihrer Unterkunft nicht verändert hat.

Sie erhöhen den operativen Aufwand

Je mehr OTAs Sie nutzen, desto mehr müssen Preise, Verfügbarkeiten, Restriktionen, Inhalte, Promotionen und Bedingungen aufeinander abgestimmt bleiben.

Ohne angebundenes PMS und Channel Manager steigen das Risiko von Fehlern, doppelter Arbeit, abweichenden Preisen und Overbooking.

Sie riskieren, zu abhängig von Portalen zu werden

Wenn ein großer Teil der Buchungen über OTAs kommt, wird es schwieriger, die Distribution frei zu steuern.

Sie können sich unter Druck gesetzt fühlen, Rabatte, Programme oder Bedingungen zu akzeptieren, um sichtbar zu bleiben, auch wenn diese für Ihre Marge nicht die beste Wahl sind.

Wie Sie mehrere OTAs ohne Overbooking verwalten

Wenn Sie mit mehreren OTAs arbeiten, ist Overbooking eines der größten Risiken. Gemeint ist, dass dasselbe Zimmer oder dieselbe Einheit zur gleichen Zeit über mehrere Kanäle verkauft wird.

Beim Overbooking kann man zwischen zwei Fällen unterscheiden:

• Unbeabsichtigtes Overbooking, also eine nicht geplante Überschneidung von Buchungen. Häufig entsteht sie durch manuelle Aktualisierungen, nicht synchronisierte Verfügbarkeiten oder Verzögerungen zwischen verschiedenen Portalen.
• Geplantes Overbooking, das einige Betriebe als Strategie nutzen, um Stornierungen und No-shows auszugleichen. Diese Entscheidung braucht belastbare historische Daten, verlässliche Prognosen und einen klaren Plan, wie betroffene Gäste im Ernstfall untergebracht oder umgebucht werden. Wenn Sie dieses Thema vertiefen möchten, können Sie den Artikel darüber lesen, wie Overbooking zu einer Strategie für mehr Hotelumsatz werden kann.

Die häufigsten Ursachen für Overbooking im Hotel

Unbeabsichtigtes Overbooking kann entstehen, wenn:

• ein Zimmer über eine OTA verkauft wird, die Verfügbarkeit auf den anderen Kanälen aber nicht sofort aktualisiert wird;
• eine telefonische oder direkte Buchung nicht rechtzeitig im System eingetragen wird;
• PMS, Booking Engine, Channel Manager und Portale nicht korrekt miteinander kommunizieren;
• Preise, Mindestaufenthalte oder Schließungen manuell in mehreren Extranets aktualisiert werden;
• ein Zimmer wegen eines technischen Defekts oder eines operativen Problems plötzlich nicht mehr verfügbar ist.

In all diesen Fällen ist nicht die Präsenz auf OTAs das eigentliche Problem, sondern die fehlende zentrale Steuerung.

Deshalb ist der beste Weg, das Overbooking-Risiko zu reduzieren, mit einem PMS zu arbeiten, das Buchungen, Verfügbarkeiten, Preise und Vertriebskanäle miteinander verbindet.

Noch besser ist ein All-in-one-PMS, weil Sie damit mehrere Aufgaben auf einer Plattform verwalten können: Reservierungen, Booking Engine, Channel Manager, Zahlungen, Gästekommunikation und tägliche Abläufe.

So reduzieren Sie manuelle Arbeit, vermeiden doppelte Aktualisierungen und senken das Risiko menschlicher Fehler. Um zu verstehen, welche Funktionen ein All-in-one-PMS umfasst und wie es Sie im Alltag unterstützen kann, können Sie den vertiefenden Artikel zu Smartpms lesen.

Sehen wir uns nun die 6 Schritte an, mit denen Sie mehrere OTAs verwalten und gleichzeitig das Risiko von Overbooking reduzieren können.

1. Verfügbarkeiten und Buchungen zentralisieren

Der erste Schritt besteht darin, zu vermeiden, dass jeder Kanal separat verwaltet wird.

Booking.com, Airbnb, Expedia, die offizielle Website, die Booking Engine, telefonische Buchungen und Reservierungen per E-Mail oder WhatsApp sollten in einem einzigen System zusammenlaufen. Wenn jeder Kanal einzeln aktualisiert wird, reicht eine vergessene oder verspätete Änderung, um eine Abweichung zu verursachen.

Verfügbarkeiten, Buchungen, Schließungen, Mindestaufenthalte und Restriktionen sollten aus einer einzigen verlässlichen Quelle kommen. So arbeitet das Team immer mit denselben Daten und sieht in Echtzeit, was verfügbar ist, was verkauft wurde und welche Daten besondere Aufmerksamkeit brauchen.

2. Einen Channel Manager nutzen

Der Channel Manager synchronisiert Verfügbarkeiten, Preise und Restriktionen zwischen Ihrem PMS und allen angebundenen Vertriebskanälen, darunter OTAs, Website und Booking Engine.

Wenn zum Beispiel eine Buchung über eine OTA eingeht, schließt der Channel Manager diese Verfügbarkeit automatisch auf den anderen Kanälen. So sinkt das Risiko, dass dasselbe Zimmer oder dieselbe Einheit zweimal verkauft wird.

Das ist besonders wichtig, wenn Sie mit mehreren OTAs arbeiten, viele Zimmer- oder Einheitentypen haben oder Preise, Mindestaufenthalte und Restriktionen häufig ändern.

3. Den Channel Manager mit dem PMS verbinden

Ein Channel Manager reduziert das Risiko von Overbooking. Am besten funktioniert er aber, wenn er mit dem PMS verbunden oder direkt darin integriert ist.

Das PMS bündelt Reservierungen, Zimmer, Einheiten, Gästedaten, Zahlungen und operative Abläufe. Der Channel Manager verteilt Preise und Verfügbarkeiten auf die angeschlossenen Vertriebskanäle.

Wenn beide Systeme korrekt miteinander kommunizieren, wird jede Buchung im PMS erfasst und die Verfügbarkeit automatisch auf den verbundenen Kanälen aktualisiert.

So vermeiden Sie doppelte Aktualisierungen, vergessene Änderungen und unnötige manuelle Eingriffe. Das Team muss nicht jede Extranet-Oberfläche einzeln kontrollieren, sondern kann von einem zentralen Punkt aus arbeiten.

4. Stornierungen und No-Shows sorgfältig steuern

Auch mit synchronisierten Systemen können Stornierungen und No-shows die Verfügbarkeitssteuerung erschweren.

Deshalb ist es sinnvoll, die Stornierungshistorie zu beobachten, zwischen frühzeitigen und kurzfristigen Stornierungen zu unterscheiden und zu prüfen, welche Kanäle besonders viele Änderungen oder No-shows verursachen. Diese Daten helfen Ihnen zu verstehen, wie hoch das tatsächliche Risiko an bestimmten Daten ist und welche Bedingungen sinnvoll sind.

In Zeiten mit hoher Nachfrage können Sie zum Beispiel strengere Stornierungsbedingungen, Kreditkartengarantien oder gut strukturierte nicht erstattbare Raten prüfen.

5. Einen internen Ablauf festlegen

Technologie reduziert das Risiko von Overbooking, ersetzt aber keine gute Organisation.

Das Team muss wissen, was zu tun ist, wenn sich eine Verfügbarkeit ändert, eine Direktbuchung eingeht, ein Zimmer nicht mehr nutzbar ist oder eine kurzfristige Stornierung eintrifft.

Ein klarer Ablauf verhindert unterschiedliche Reaktionen von Rezeption, Revenue, Verwaltung und Geschäftsführung. Das ist besonders wichtig in Betrieben, in denen mehrere Personen Buchungen und Verfügbarkeiten bearbeiten können.

6. Einen Notfallplan vorbereiten

Auch bei sorgfältiger Steuerung kann immer etwas Unerwartetes passieren.

Deshalb sollten Sie für den Fall eines Overbookings bereits einen Plan zur Unterbringung betroffener Gäste haben: Welche Partnerbetriebe können kontaktiert werden? Nach welchen Kriterien wird entschieden, welcher Gast umgebucht wird? Welche Kosten könnten entstehen? Und wie wird die Lösung klar und professionell kommuniziert?

Ziel ist es, zu verhindern, dass aus einem operativen Problem ein Reputationsschaden wird.

Wie Sie die Abhängigkeit von OTAs reduzieren

Die Abhängigkeit von OTAs zu reduzieren bedeutet nicht, auf OTAs zu verzichten. Es bedeutet, sie als Kanal für Sichtbarkeit und Neukundengewinnung zu nutzen, ohne sie zur wichtigsten Buchungsquelle Ihrer Unterkunft werden zu lassen.

Ziel ist ein ausgewogenerer Vertriebsmix: Sie erhalten weiterhin OTA-Buchungen, wenn sie sinnvoll sind, stärken aber gleichzeitig den Direktkanal. Dort haben Sie mehr Kontrolle über Marge, Gästedaten, Kommunikation und Gästebindung.

Genau dabei unterstützt Smartness Beherbergungsbetriebe: weniger Abhängigkeit von OTAs, mehr Direktbuchungen. Dafür bündelt Smartness in einer Plattform die Werkzeuge, die Sie dafür brauchen.

Mehr dazu lesen Sie im vertiefenden Artikel über Lösungen, mit denen Sie Ihre OTA-Abhängigkeit reduzieren und mehr Direktbuchungen gewinnen können.

Hier sind 6 Schritte, um die Abhängigkeit von OTAs in Ihrer Unterkunft zu reduzieren:

1. Messen, wie stark OTAs Ihren Vertriebsmix beeinflussen

Um die Abhängigkeit von OTAs zu reduzieren, müssen Sie zuerst verstehen, wie groß ihr Einfluss tatsächlich ist.

Beobachten Sie mindestens diese Daten:

• Anteil der OTA-Buchungen an allen Buchungen;
• gezahlte Provisionen pro Kanal;
• Nettoerlös nach Provisionen und Promotionen;
• Stornierungsrate pro Kanal;
• Anteil der Direktbuchungen;
• OTA-Gäste, die später direkt buchen.

Diese Daten helfen Ihnen zu entscheiden, wo Sie ansetzen sollten: Website, Booking Engine, Preise, Kommunikation, Marketingkampagnen oder Kanalsteuerung.

2. Den Billboard-Effekt nutzen

OTAs können Ihnen helfen, von Gästen entdeckt zu werden, die Ihre Unterkunft noch nicht kennen. Dieser Mechanismus wird Billboard-Effekt genannt: Der Nutzer sieht Ihre Unterkunft auf einer OTA, sucht anschließend den Namen Ihrer Unterkunft auf Google, besucht Ihre offizielle Website und entscheidet sich möglicherweise für eine Direktbuchung.

Damit das funktioniert, reicht es aber nicht, einfach auf den Portalen präsent zu sein. Ihre Marke muss wiedererkennbar sein, der Name Ihrer Unterkunft muss leicht zu finden sein und Ihre offizielle Website sollte weit oben erscheinen, wenn der Nutzer nach Ihnen sucht.

Wenn der Gast auf Ihrer Website unvollständige Informationen, wenig überzeugende Fotos, unklare Preise oder einen komplizierten Buchungsprozess findet, wird er wieder zur OTA zurückkehren.

3. Ihre Website wettbewerbsfähiger machen

Die offizielle Website Ihrer Unterkunft sollte die Fragen des Gastes besser beantworten als die OTA:

• welche Zimmer oder Einheiten verfügbar sind;
• was im Preis enthalten ist;
• welche Stornierungsbedingungen gelten;
• warum sich eine Direktbuchung lohnt;
• wie die Unterkunft bei Fragen kontaktiert werden kann.

Sie müssen nicht immer den niedrigsten Preis versprechen. Oft reichen klare und glaubwürdige Vorteile: bessere Bedingungen, Upgrades nach Verfügbarkeit, flexiblerer Check-in, inkludierte Services, spezielle Angebote oder eine direktere Kommunikation mit der Unterkunft.

4. Eine einfache und verlässliche Booking Engine nutzen

Die Booking Engine ist der Punkt, an dem aus Interesse eine Buchung wird.

Wenn die Buchungsstrecke langsam, unklar oder auf Mobilgeräten schwer zu nutzen ist, kann der Gast die Website verlassen und zur OTA zurückkehren, weil ihm der Prozess dort vertrauter erscheint.

Eine gute Booking Engine sollte Verfügbarkeiten, Preise, Bedingungen und Services klar darstellen. Sie sollte es dem Nutzer ermöglichen, die Buchung in wenigen Schritten abzuschließen, auch auf Mobilgeräten, und bis zur Zahlung oder Bestätigung Vertrauen schaffen.

5. Preise und Bedingungen im Direktkanal gezielt gestalten

Regeln zur Preisparität hängen vom jeweiligen Markt, von der Plattform und vom Vertrag ab. In vielen Fällen haben Beherbergungsbetriebe aber mehr Spielraum, den Direktkanal zu stärken, als sie zunächst denken.

Dabei geht es nicht nur um einen anderen Preis. Sie können auch mit besseren Bedingungen, speziellen Paketen, Promo-Codes, inkludierten Services, exklusiven Vorteilen oder mehr Flexibilität für Gäste arbeiten, die über die offizielle Website buchen.

Auf europäischer Ebene hat der Digital Markets Act diesen Grundsatz für Plattformen gestärkt, die als Gatekeeper eingestuft wurden, darunter Booking.com. Seit dem 14. November 2024 darf Booking.com Hotels und anderen Anbietern nicht verbieten, auf anderen Kanälen bessere Preise oder Bedingungen anzubieten, auch auf der eigenen Website.

Das bedeutet nicht, dass es reicht, die Preise auf der Direktwebsite einfach zu senken. Es bedeutet, dass Sie eine klarere und wettbewerbsfähigere Direktbuchungsstrategie aufbauen können. Der Gast sollte sofort verstehen, warum es sich lohnt, über Ihre Website zu buchen.

6. Die Beziehung zu Ihren Gästen pflegen

Eine Direktbuchung ist mehr wert als nur die gesparte Provision. Sie ermöglicht es Ihnen auch, den Gast besser kennenzulernen, vor dem Aufenthalt zu kommunizieren, zusätzliche Services anzubieten und die Beziehung nach dem Check-out fortzusetzen.

E-Mail, WhatsApp, Pre-Arrival-Nachrichten, Newsletter und spezielle Angebote helfen Ihnen dabei, aus einem über eine OTA gewonnenen Gast einen Gast zu machen, der beim nächsten Mal direkt bucht.

Damit das einfach umsetzbar bleibt, sollten Sie ein CRM-Tool wählen, das auch E-Mail-Marketing umfasst, zum Beispiel Smartconnect. Smartconnect bündelt die Kontakte in Ihrer Datenbank, segmentiert sie und erstellt automatisch Newsletter und personalisierte Angebote.

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