On The Books (OTB)

On the books (OTB) bezeichnet alle bereits bestätigten Reservierungen für einen zukünftigen Zeitraum. Diese Kennzahl zeigt Gastgebern, wie viel Umsatz und wie viele Zimmerbelegungen bereits im System erfasst sind, bevor weitere Buchungen eintreffen. Es ist der aktuelle Status Quo Ihrer Belegung.

Warum ist On the books (OTB) wichtig für Hotels?

Der Begriff „On the books“ (wörtlich: in den Büchern) stammt aus der Zeit, als Reservierungen noch handschriftlich in große Buchungsbücher eingetragen wurden. In der Hotellerie wird der Begriff oft synonym mit Business on the Books (BOB) verwendet.

OTB liefert Ihnen keine Prognose, was vielleicht passieren wird, sondern eine Bestandsaufnahme dessen, was bereits gebucht ist. Es ist die Summe aller Reservierungen, die für ein bestimmtes Datum oder einen Zeitraum in der Zukunft fest im System stehen.

Ein klarer OTB-Überblick kann Sie in der operativen und strategischen Führung Ihres Hauses unterstützen, zum Beispiel in diesen Bereichen:

• Finanzielle Planung: Sie sehen, welcher Umsatz bereits gebucht ist, und können Ihre Planung darauf aufbauen.
• Preisentscheidungen: Sie erkennen, wie viele Zimmer bereits verkauft sind, und können daraus ableiten, ob und wie Sie Raten für verbleibende Zimmer anpassen möchten.
• Personal- und Ressourcenplanung: Sie erhalten frühzeitig Hinweise darauf, wann Bereiche wie Housekeeping, Küche oder Empfang voraussichtlich stärker ausgelastet sind.

Was ist ein typischer On the books (OTB) Wert in Hotels?

Ob ein OTB-Wert als „gesund“ eingeordnet wird, hängt vor allem vom Zeitpunkt der Betrachtung und vom Typ Ihrer Unterkunft ab.

Hier ist der Kontext entscheidend:

Der Faktor Zeit

Ein OTB von 50 Prozent für den morgigen Tag kann in vielen Stadthotels ein Hinweis darauf sein, dass kurzfristig noch Volumen benötigt wird. Ein OTB von 50 Prozent für einen Termin in sechs Monaten kann hingegen darauf hindeuten, dass die Nachfrage früh anzieht oder dass Preis- und Verfügbarkeitsstrategie überprüft werden sollten.

Die Bewertung des OTB-Wertes ist also eng mit der sogenannten Buchungskurve verbunden. Sie sollten wissen, wie viele Buchungen in Ihrem Markt typischerweise kurzfristig (Last Minute) oder langfristig (Early Bird) eingehen.

Der Unterkunftstyp

Welche OTB-Ausprägung „normal“ ist, hängt häufig auch vom Segment ab:

• Ferienhotels und Resorts: Diese Betriebe haben oft längere Vorlaufzeiten, weil Gäste ihren Urlaub häufig Monate im Voraus planen. Ein höherer OTB-Wert mehrere Monate vor Anreise ist hier daher nicht ungewöhnlich.
• Business-Hotels: Geschäftsreisende buchen oft kurzfristiger, teilweise erst wenige Tage oder Wochen vor Anreise. Ein niedrigerer OTB-Wert einen Monat vor dem Termin kann daher im Rahmen des Üblichen liegen, wenn der Großteil des Buchungsaufkommens (Pickup) später eintrifft.

Was das in der Praxis bedeutet

Wenn Sie feststellen, dass Ihr OTB für den kommenden Monat deutlich höher ist als zum gleichen Zeitpunkt im Vorjahr, kann das ein Signal sein, Ihre Preispositionierung und Restriktionen zu prüfen. Ist Ihr OTB dagegen ungewöhnlich niedrig, kann das ein Anlass sein, Sichtbarkeit, Vertriebsmix oder Ratenstrategie zu überprüfen.

Wie wird On the books (OTB) berechnet?

Die Berechnung von On the books ist keine komplexe Mathematik, sondern eine einfache Summierung. Sie können OTB entweder bezogen auf die Zimmeranzahl (Belegung) oder auf den Umsatz berechnen.

Hier sind die gängigen Formeln zur Ermittlung des aktuellen Bestands:

• OTB (Zimmer): Summe aller bestätigten Reservierungen für Zeitraum X.
• OTB (Umsatz): Summe des Buchungswertes aller bestätigten Reservierungen für Zeitraum X.

Beispiel:

Ihr Hotel hat insgesamt 50 Zimmer. Sie möchten den OTB-Status für den kommenden Samstag wissen. Ihr PMS zeigt an, dass 30 Zimmer fest gebucht sind, mit einem Gesamtwert von 4.500 €.

• OTB (Zimmer): 30 Zimmer (oder 60 Prozent Belegung).
• OTB (Umsatz): 4.500 €.

Das bedeutet: Bevor eine weitere Buchung eingeht, haben Sie für diesen Samstag bereits 30 Zimmer und 4.500 € „in den Büchern“.

Wie hängt On the books (OTB) mit anderen Hotel-KPIs zusammen?

OTB steht selten allein. Um den Wert richtig zu interpretieren, sollten Sie ihn im Zusammenhang mit anderen Kennzahlen betrachten, die Bewegung und Geschwindigkeit in die statische Zahl bringen.

Hier sind die wichtigsten verwandten KPIs und ihre Bedeutung:

• Pickup: Während OTB den aktuellen Bestand an Buchungen beschreibt, misst der Pickup, wie viele neue Buchungen in einem bestimmten Zeitraum hinzugekommen sind. Wenn Ihr OTB gestern bei 30 Zimmern lag und heute bei 35 Zimmern, beträgt Ihr Pickup 5 Zimmer.
• Booking Pace: Die Pace vergleicht Ihren aktuellen OTB mit der Vergangenheit. Sie zeigt, ob Sie für ein bestimmtes Datum heute mehr oder weniger Zimmer verkauft haben als zum gleichen Zeitpunkt im Vorjahr für das damalige Datum.
• OTB Index: Dieser Index unterstützt das Benchmarking. Er setzt Ihren aktuellen OTB ins Verhältnis zu einem Zielwert (Budget) oder zum OTB Ihrer Mitbewerber (sofern Daten verfügbar sind). Ein Index über 100 kann darauf hindeuten, dass Sie über Plan oder über Marktniveau liegen.
• Forecast: Der Forecast ist der Blick in die Zukunft. Er nimmt den aktuellen OTB und ergänzt ihn um einen erwarteten Pickup. Ein belastbarer OTB-Wert ist dafür eine wichtige Ausgangsbasis.

Welche Faktoren beeinflussen On the books (OTB)?

Der OTB-Wert ist ständig in Bewegung. Er verändert sich täglich durch Neubuchungen und Stornierungen.

Hier sind die häufigsten Faktoren, die diese Entwicklung antreiben:

• Saisonalität und Events: In der Hochsaison oder während lokaler Messen füllen sich die Bücher oft schneller. Der OTB steigt dann häufig früher und steiler an als in nachfrageschwachen Zeiten.
• Preisstrategie: Ein hoher Einstiegspreis zu Beginn der Buchungsphase kann dazu führen, dass der OTB langsamer wächst. Ein sehr niedriger Preis lässt den OTB oft schneller steigen, kann aber die Preispositionierung und Ertragsziele unter Druck setzen.
• Marketingaktivitäten: Ein Newsletter oder eine Kampagne in sozialen Medien kann zusätzliche Aufmerksamkeit erzeugen und kurzfristig zusätzliche Buchungen anstoßen.
• Stornierungsbedingungen: Flexible Stornobedingungen können die Buchungsbereitschaft erhöhen, gleichzeitig kann der OTB kurz vor Anreise durch Stornierungen wieder zurückgehen.
• Restriktionen: Mindestaufenthaltsdauern (MinLOS) können den OTB für einzelne Tage zunächst bremsen, unterstützen aber häufig eine zusammenhängendere Belegung ohne Lücken.

5 Strategien, um On the books (OTB) im Hotel zu verbessern

Ein stabiler OTB-Wert kann Orientierung für die Planung geben. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Bücher für kommende Perioden vergleichsweise leer sind, müssen Sie nicht ausschließlich abwarten. Sie können Maßnahmen testen, um früher zusätzliche Nachfrage zu erreichen und Last-Minute-Abhängigkeiten zu verringern.

Hier sind fünf Ansätze, um Ihren Buchungsbestand gezielt aufzubauen:

1. Dynamische Preisgestaltung nutzen

Starre Preise reagieren nicht auf Nachfrageveränderungen. Wenn Ihr OTB für ein bestimmtes Datum langsam wächst, kann eine angepasste Rate helfen, zusätzliche Nachfrage zu aktivieren. Umgekehrt können höhere Raten sinnvoll sein, wenn der OTB schneller steigt als erwartet, um die Preispositionierung zu prüfen und Spielraum zu nutzen.

2. Frühbucher-Angebote gezielt einsetzen

Um eine Basisbelegung frühzeitig aufzubauen, können „Early Bird“-Raten ein hilfreiches Instrument sein. Sie bieten Gästen einen Anreiz, sich früher festzulegen.

Sie können diese Raten häufig mit strengeren Stornierungsbedingungen (z. B. nicht erstattbar) verknüpfen. So lassen sich Buchungen früher im System abbilden und die Planung wird verlässlicher.

3. E-Mail-Marketing an Stammgäste aktivieren

Bestehende Kontakte können eine pragmatische Quelle für zusätzliche Nachfrage sein. Wenn Sie sehen, dass der OTB für einen bestimmten Monat niedrig ist, können Sie gezielt ehemalige Gäste ansprechen.

Ein CRM-System kann dabei helfen, Zielgruppen zu segmentieren, zum Beispiel Gäste, die im letzten Jahr zur gleichen Zeit da waren. Ein personalisiertes Angebot per E-Mail erinnert an den Aufenthalt und kann die Buchungsentscheidung erleichtern.

4. Restriktionen strategisch lockern

Manchmal wirken eigene Regeln wie eine Eintrittshürde. Wenn Sie beispielsweise einen Mindestaufenthalt von drei Nächten festgelegt haben und der OTB niedrig bleibt, kann es sinnvoll sein, testweise zu lockern.

Indem Sie auch Buchungen für zwei Nächte zulassen, erweitern Sie die möglichen Buchungsoptionen für Gäste und erhöhen die Chance, dass Anfragen überhaupt in Buchungen umgewandelt werden.

5. Sichtbarkeit auf Buchungskanälen erhöhen

Wenn der Direktvertrieb aktuell nicht ausreichend Nachfrage bringt, kann es sinnvoll sein, die Sichtbarkeit auf OTAs (Online Travel Agencies) zeitlich begrenzt zu erhöhen.

Sie können beispielsweise an Programmen wie „Genius“ (Booking.com) teilnehmen oder mobile Raten freischalten, um in der Suche präsenter zu sein. Sobald Ihr OTB wieder auf einem für Sie passenden Niveau liegt, können Sie diese Maßnahmen evaluieren und bei Bedarf zurückfahren.