Booking pace (Buchungstempo)

Warum ist die Booking Pace wichtig für Hotels?

Die Booking Pace zählt zu den zentralen vorausschauenden Kennzahlen im Revenue Management. Während die Belegung zeigt, wie voll Ihr Hotel zu einem bestimmten Zeitpunkt ist, gibt die Booking Pace zusätzliche Hinweise darauf, wie schnell sich Ihr Hotel in Richtung dieses Zustands entwickelt.

Für Hoteliers und Property Manager kann dieses Wissen hilfreich sein, um die zukünftige Auslastung besser zu planen. Eine hohe Belegung für einen Termin in drei Monaten wirkt zunächst positiv. Wenn Sie jedoch sehen, dass Sie deutlich schneller ausgebucht sind als im Vorjahr oder im Vergleich zum Markt, kann das ein Hinweis darauf sein, dass Ihre Preise (oder Restriktionen) früher hätten angepasst werden können. In diesem Fall bleibt unter Umständen Preis- oder Steuerungsspielraum ungenutzt, weil Anpassungen erst spät erfolgen.

Umgekehrt kann eine langsame Booking Pace frühzeitig darauf hindeuten, dass sich Nachfrage später als üblich entwickelt. Wenn die Buchungseingänge für die kommende Saison deutlich hinter den Vorjahreswerten zurückbleiben, bleibt in der Regel mehr Zeit, Maßnahmen zu testen – etwa durch Marketingimpulse, Anpassungen bei der Sichtbarkeit oder eine überprüfte Preislogik. Ohne den Blick auf die Pace fällt eine solche Abweichung oft erst relativ spät auf, wenn Handlungsoptionen eingeschränkter sind.

Die Booking Pace ist damit ein wichtiges Instrument für mehr Planungssicherheit. Sie kann Sie dabei unterstützen,

• die Nachfragekurve für zukünftige Daten besser zu verstehen,
• Personal und Ressourcen (z. B. Housekeeping, Wareneinkauf) vorausschauender zu planen,
• Preise proaktiv statt rein reaktiv zu gestalten,
• Marketingbudgets gezielter dort einzusetzen, wo zusätzlicher Impuls sinnvoll erscheint.

Zusammenfassend hilft die Booking Pace dabei, Einschätzungen zur kommenden Saison stärker datenbasiert zu treffen. Sie kann es erleichtern, die Strategie rechtzeitig anzupassen, solange noch Einfluss auf das Ergebnis möglich ist.

Was ist eine typische Booking Pace in Hotels?

Es gibt keinen universellen Wert für eine „gute“ Booking Pace, da sie stark von der Art der Unterkunft, der Lage und dem Gästesegment abhängt. Was für ein Stadthotel normal ist, kann für ein Ferienresort auffällig sein. Um die eigene Pace sinnvoll einzuordnen, ist es hilfreich, typische Buchungskurven (Booking Curves) zu verstehen.

Stadthotels und Business-Unterkünfte
Diese Betriebe verzeichnen oft eine sehr steile Buchungskurve kurz vor dem Anreisedatum. Geschäftsreisende buchen häufig mit kurzer Vorlaufzeit, oft nur wenige Tage bis Wochen im Voraus. Eine langsame Pace drei Monate vor dem Termin ist hier häufig kein Anlass zur Sorge, sofern historische Daten zeigen, dass der Großteil der Buchungen erst kurzfristig eingeht.

Ferienhotels und Resorts
Hier beginnt die Buchungskurve oft früher und verläuft flacher. Familien und Urlauber planen ihre Reisen häufig Monate im Voraus. Eine schwache Booking Pace sechs Monate vor der Hochsaison kann hier ein Hinweis darauf sein, dass Aufmerksamkeit nötig ist, weil kurzfristige Nachfrage je nach Markt begrenzt sein kann oder nur mit stärkeren Anreizen aktiviert wird.

Was die Pace-Kurve verrät
In der Praxis beobachten Revenue Manager oft die Abweichung zum Vorjahr oder zum Budget.

• Pace > 0 (Ahead of Pace): Sie haben für ein bestimmtes Datum heute mehr Zimmer verkauft als zum gleichen Zeitpunkt im letzten Jahr. Das kann auf eine stärkere Nachfrage hindeuten. Hier kann es sinnvoll sein zu prüfen, ob Preisniveau, Restriktionen und Kanalstrategie noch zur Situation passen.
• Pace < 0 (Behind of Pace): Sie haben weniger Zimmer verkauft als zum Vergleichszeitpunkt. Das kann z. B. mit Preispositionierung, Sichtbarkeit, veränderten Buchungsfenstern oder externen Faktoren zusammenhängen.
• Pace = 0 (On Pace): Die Buchungseingänge entwickeln sich ungefähr wie erwartet oder wie im Vorjahr.

Ein unauffälliges Buchungsverhalten zeigt sich häufig in einer stetigen Kurve ohne extreme Sprünge. Plötzliche Spitzen in der Pace können auf ein Event hindeuten, das Sie übersehen haben, oder auf eine unpassende Preis-/Verfügbarkeitslogik. Ein abruptes Abflachen kann darauf hinweisen, dass eine Preisschwelle erreicht wurde, die Gäste seltener akzeptieren, oder dass Wettbewerber mit aggressiven Konditionen arbeiten. Der Kontext – etwa Feiertage, Ferien und lokale Events – ist entscheidend, um die Zahlen sinnvoll zu interpretieren.

Wie wird die Booking Pace berechnet?

Die Booking Pace wird häufig als prozentuale Abweichung zwischen dem aktuellen Buchungsstand und einem Vergleichswert (oft dem Vorjahr) berechnet. Dafür benötigen Sie Daten zu den „On the Books“ (OTB) Reservierungen.

Die Formel für die Abweichung lautet:

Booking Pace (%) = ((Aktueller OTB − OTB zum gleichen Zeitpunkt im Vorjahr) ÷ OTB zum gleichen Zeitpunkt im Vorjahr) × 100

Ein einfaches Rechenbeispiel:
Sie möchten die Pace für das kommende Weihnachtswochenende analysieren. Heute ist der 1. Oktober.

• Aktueller OTB: Für Weihnachten sind heute bereits 50 Zimmer verkauft.
• OTB Vorjahr: Am 1. Oktober des letzten Jahres waren für das damalige Weihnachtswochenende 40 Zimmer verkauft.

Die Berechnung:
((50 − 40) ÷ 40) × 100 = 25 Prozent

Ihre Booking Pace liegt in diesem Beispiel 25 Prozent über dem Vorjahr. Sie sind „Ahead of Pace“. Das kann bedeuten, dass die Nachfrage aktuell stärker ist, was ein Signal sein kann, Preise, Restriktionen oder Verfügbarkeiten für die verbleibenden Zimmer noch einmal zu überprüfen.

Der Pace Report: Ihr Werkzeug für die tägliche Analyse

Um die Booking Pace nicht nur punktuell, sondern systematisch zu nutzen, arbeiten Hotels häufig mit einem Pace Report (oder Pickup Report). Dieser Bericht ist ein gängiges Werkzeug, um Buchungstrends sichtbar zu machen.

Ein effektiver Pace Report stellt Ihre aktuellen Daten (OTB) den historischen Daten (Same Time Last Year – STLY) gegenüber. Er kann unter anderem folgende Fragen beantworten:

• Wie viele Zimmer habe ich für den nächsten Monat verkauft?
• Wie viele Zimmer hatte ich zum gleichen Zeitpunkt im letzten Jahr für diesen Monat verkauft?
• Wie hoch ist der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr?
• Wie hat sich die Durchschnittsrate (ADR) entwickelt?

Excel vs. automatisierte Systeme
Viele unabhängige Betriebe nutzen Excel-Vorlagen für ihren Pace Report. Sie exportieren Daten aus dem PMS (Property Management System) und pflegen diese manuell in Tabellen ein. Das kann funktionieren, ist aber häufig zeitaufwendig und anfällig für Eingabefehler.

Business-Intelligence-Lösungen oder integrierte Revenue-Management-Systeme können diesen Schritt automatisieren. Sie ziehen Daten aus dem Buchungssystem, berechnen Kennzahlen fortlaufend und visualisieren Kurven grafisch. So lassen sich Abweichungen oft schneller erkennen, ohne viel Zeit in manuelle Datenpflege zu investieren.

Wie hängt die Booking Pace mit anderen Hotel-KPIs zusammen?

Die Booking Pace steht selten isoliert, sondern liefert Kontext zu anderen Kennzahlen. Sie hilft dabei, Momentaufnahmen zeitlich einzuordnen. Besonders relevant ist das Zusammenspiel mit Pickup, Belegung und ADR.

Unterschied zu Pickup
Pickup und Pace sind eng verwandt, betrachten aber unterschiedliche Zeiträume.

• Der Pickup misst die Netto-Veränderung der Buchungen über einen kurzen, zurückliegenden Zeitraum (z. B. „Wie viele Buchungen kamen gestern für den nächsten Monat rein?“). Er ist eine operative Kennzahl für das Tagesgeschäft.
• Die Booking Pace betrachtet die kumulierte Summe aller Buchungen bis heute im Vergleich zur Historie. Sie ist eine strategische Kennzahl, die langfristige Entwicklungen sichtbar macht. Ein starker Pickup über mehrere Tage kann sich entsprechend in einer positiveren Pace widerspiegeln.

Zusammenhang mit der Belegung (Occupancy)
Die Belegung ist ein statischer Wert (z. B. „Wir sind zu 50 Prozent gebucht“). Ohne die Pace ist dieser Wert schwer zu interpretieren. 50 Prozent Belegung können früh im Buchungsfenster normal sein (schnelle Pace) oder kurz vor Anreise kritisch wirken (langsame Pace). Die Pace liefert Kontext („schneller oder langsamer als üblich“), um die Belegungszahl besser einzuordnen.

Einfluss auf die ADR (Average Daily Rate)
Die Booking Pace ist ein wichtiger Input für Preisentscheidungen.

• Ist die Pace deutlich positiv (Sie füllen sich schneller als üblich), kann das ein Hinweis sein, dass eine Anpassung der ADR oder der Restriktionen geprüft werden sollte.
• Ist die Pace negativ (Sie hinken hinterher), kann es sinnvoll sein, Preispositionierung, Value Adds (Pakete) oder Kanal- und Sichtbarkeitsmaßnahmen zu prüfen, um die Nachfrage besser anzusprechen.

Revenue-Management-Systeme nutzen solche Zusammenhänge, um Muster zu erkennen und Ratenempfehlungen abzuleiten. Sie können dabei helfen, Preisentscheidungen konsistenter und datenbasierter zu treffen, ohne dass Sie jede Veränderung manuell nachrechnen müssen.

Welche Faktoren beeinflussen die Booking Pace?

Die Geschwindigkeit, mit der Buchungen eingehen, wird von vielen internen und externen Faktoren beeinflusst. Wenn Sie besser verstehen, was Ihre Pace antreibt oder bremst, können Sie gezielter analysieren und Maßnahmen ableiten.

Hier sind einige der wichtigsten Einflussfaktoren:

1. Saisonalität und Feiertage: In der Hochsaison oder vor großen Feiertagen zieht die Pace oft früher an, weil Gäste häufiger langfristiger planen. In der Nebensaison verkürzt sich die Vorlaufzeit in vielen Märkten, und die Pace bleibt länger flach, bevor sie später ansteigt.
2. Events und Veranstaltungen: Konzerte, Messen oder lokale Festivals können zu Sprüngen in der Booking Pace führen. Wenn ein Event angekündigt wird, kann die Nachfrage innerhalb kurzer Zeit spürbar steigen.
3. Wettbewerbsverhalten: Wenn Mitbewerber ihre Preise verändern oder ausgebucht sind, kann sich Nachfrage auf andere Häuser verlagern. Dadurch kann sich Ihre Booking Pace verändern, auch ohne dass Sie selbst aktiv etwas anpassen.
4. Eigene Preisstrategie: Der Preis ist ein zentraler Hebel. Niedrigere Raten können die Buchungsgeschwindigkeit begünstigen, während höhere Raten die Pace verlangsamen können, dafür aber häufig eine andere Nachfragequalität ansprechen.
5. Marketing und Sichtbarkeit: Newsletter, Kampagnen oder bessere Sichtbarkeit auf OTAs können sich im Pickup widerspiegeln und damit auch die Pace beeinflussen. Auch das OTA-Ranking und die Angebotsdarstellung spielen hier oft eine Rolle.
6. Restriktionen (MLOS): Mindestaufenthaltsdauern (Minimum Length of Stay) können die Pace kurzfristig beeinflussen, weil bestimmte Anfragen nicht mehr buchbar sind. Je nach Zeitraum kann das helfen, die Belegung über mehrere Tage zusammenhängender zu steuern.

5 Strategien, um die Booking Pace im Hotel zu steuern

Viele Hoteliers betrachten die Booking Pace als etwas, das ihnen „passiert“. In der Praxis lässt sich diese Kennzahl jedoch häufig aktiv beeinflussen. Ziel ist dabei nicht immer, die Pace zu maximieren – manchmal kann es sinnvoll sein, Tempo herauszunehmen, um später mehr Flexibilität bei Preis und Verfügbarkeit zu haben.

Hier sind fünf Strategien, mit denen Sie mehr Kontrolle über Ihre Buchungsgeschwindigkeit entwickeln können:

1. Preise dynamisch anpassen

Eine gängige Methode zur Steuerung der Pace ist Dynamic Pricing. Wenn Sie feststellen, dass Ihre Pace für einen Zeitraum deutlich über dem Vorjahr liegt, kann es sinnvoll sein, Preise schrittweise anzupassen und die Reaktion des Marktes zu beobachten. So nutzen Sie Nachfragesignale besser und reduzieren das Risiko, sehr früh vollständig ausgebucht zu sein. Umgekehrt können bei schleppender Pace frühere Anpassungen am Einstiegspreis oder an Buchungsbedingungen helfen, die Sichtbarkeit und Attraktivität zu erhöhen. Softwarelösungen können solche Anpassungen auf Basis aktueller Daten unterstützen und den manuellen Aufwand reduzieren.

2. Restriktionen gezielt einsetzen

Wenn die Pace für ein gefragtes Datum (z. B. Silvester) sehr hoch ist, kann es passieren, dass viele kurze Aufenthalte die Verfügbarkeit rund um das Hauptdatum einschränken. Der Einsatz von Restriktionen wie Mindestaufenthaltsdauern (MinLOS) kann helfen, die Pace bewusst zu steuern und Buchungsmuster zu beeinflussen. Damit lässt sich nicht nur ein einzelner Tag, sondern auch der umliegende Zeitraum planvoller gestalten.

3. Marketingkanäle selektiv nutzen

Ist Ihre Pace zu langsam, können gezielte Marketing-Impulse helfen, Aufmerksamkeit zu erzeugen. Nutzen Sie z. B. Ihr CRM-System für Angebote an Stammgäste oder erhöhen Sie zeitweise die Sichtbarkeit auf OTAs durch Programme wie Genius oder Mobile Rates. Wichtig ist, solche Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf wieder zu reduzieren, damit Sonderkonditionen nicht länger als nötig aktiv bleiben.

4. Ratenparität und Verfügbarkeit prüfen

Manchmal hängt eine schwache Pace weniger mit Nachfrage zusammen, sondern mit technischen oder strategischen Hürden. Prüfen Sie regelmäßig: Sind Preise und Bedingungen über alle Kanäle konsistent? Gibt es ungewollte Ratenunterschiede, die Gäste verunsichern? Sind Verfügbarkeiten im Channel Manager korrekt freigegeben? Häufig verbessert sich die Pace bereits, wenn Buchbarkeit und Angebotslogik sauber umgesetzt sind.

5. Gruppen- und Firmengeschäft aktiv steuern

Gerade bei unabhängigen Hotels kann das Annehmen oder Ablehnen einer Gruppe die Pace für einen ganzen Zeitraum deutlich beeinflussen. Wenn die Pace im Individualgeschäft schwach ist, kann eine Gruppe eine verlässlichere Basis für die Planung schaffen. Ist die Pace im Individualsegment hingegen bereits sehr stark, kann es strategisch sinnvoll sein, Gruppenanfragen strenger zu prüfen, um Verfügbarkeit für später eingehende, höherwertig passende Buchungen zu behalten.