Booking pace (Ritmo di Prenotazione)

Il Booking pace, o ritmo di prenotazione, indica la velocità con cui un hotel riceve le prenotazioni in un determinato periodo di tempo rispetto alla data di arrivo. Ti permette di capire se stai vendendo troppo rapidamente o lentamente e a valutare eventuali correzioni di prezzo in anticipo.

Perché il Booking pace è importante in hotel?

Immagina di guidare un’auto: l’OTB (On The Books) ti dice a che punto sei oggi nelle prenotazioni per una certa data futura, mentre il Booking Pace è il tuo tachimetro: ti mostra con quale velocità stai vendendo e se, continuando con quel ritmo, potresti avvicinarti al tuo obiettivo di occupazione e di posizionamento tariffario.

Monitorare il Booking pace è importante per la tua strategia di vendita perché ti aiuta a ragionare in ottica previsionale, invece di basarti solo sul dato “di oggi”. Se guardi solo quante camere hai venduto, rischi di perdere un’informazione chiave: il confronto con lo storico. Sapere che hai venduto il 50% delle camere per Ferragosto è un dato utile, ma assume un significato diverso se sai che l’anno scorso, nello stesso giorno, ne avevi vendute solo il 20% o già l’80%.

Se il tuo Booking pace è molto più veloce rispetto all'anno scorso, potrebbe significare che i tuoi prezzi sono relativamente più competitivi rispetto al mercato o che la domanda si sta muovendo prima del solito. In questi casi, potresti valutare un riallineamento tariffario per proteggere il valore delle ultime disponibilità.

Al contrario, se il ritmo è troppo lento, potresti essere meno allineato alle aspettative del mercato in quel momento e potresti dover intervenire su prezzi, condizioni o canali per sostenere il ritmo di vendita. In sintesi, il Booking pace può funzionare come una bussola operativa per capire quando prendere in considerazione aggiustamenti tariffari.

Qual è un buon Booking pace in hotel?

Non esiste un numero magico valido per tutti, perché il "ritmo giusto" dipende dalla tipologia della tua struttura, dalla destinazione e dal segmento di clientela. Tuttavia, un buon Booking pace tende a disegnare una curva di prenotazione (Booking Curve) costante e progressiva, che ti aiuta a raggiungere l'obiettivo di occupazione evitando, per quanto possibile, di dover ricorrere a forti sconti all'ultimo minuto.

Per capire se il tuo ritmo è buono, devi considerare il contesto della tua struttura e del mercato in cui operi. Ecco come varia il ritmo ideale in base alla tipologia di hotel:

• Hotel Business e di città: solitamente hanno una finestra di prenotazione più corta, per cui è normale avere un ritmo lento mesi prima e un'accelerazione nelle ultime due o tre settimane.
• Resort e strutture Leisure: qui le prenotazioni arrivano spesso con largo anticipo e un ritmo molto lento a due mesi dalla data può essere un segnale da approfondire, mentre in un hotel business può essere del tutto normale.

Un Booking pace “sano” spesso si allinea o supera leggermente le performance dell'anno precedente, soprattutto se anche l'ADR (tariffa media) è stabile o in crescita. Se noti che il tuo Pace è positivo ma il tuo fatturato è stabile, potrebbe indicare che stai vendendo più camere a un prezzo medio più basso. In questo caso, il ritmo può essere buono in termini di volume, ma meno coerente con l’obiettivo di posizionamento. Al contrario, un Pace leggermente negativo rispetto all'anno scorso non è necessariamente un male se stai vendendo a tariffe più alte e in linea con la tua strategia.

Come si calcola il Booking pace?

Per calcolare il Booking Pace devi confrontare l'OTB (On The Books, ovvero le camere già vendute per una data futura) di oggi con l'OTB registrato nello stesso giorno dell'anno precedente per la stessa data di soggiorno.

La formula per calcolare la variazione del Booking Pace è:
Booking Pace % = ((OTB Quest'anno - OTB Anno Scorso) ÷ OTB Anno Scorso) × 100

Facciamo un esempio pratico molto semplice. Immagina che oggi sia il 1° Maggio e tu stia analizzando le prenotazioni per la notte di Capodanno:

• X (Quest'anno): Oggi hai già venduto 40 camere per Capodanno.
• Y (Anno scorso): Il 1° Maggio dell'anno scorso, per la notte di Capodanno, avevi venduto 25 camere.

Applicando la formula:
((40 - 25) ÷ 25) × 100 = +60%

Il tuo Booking Pace è positivo del 60%. Significa che stai vendendo più velocemente rispetto all'anno passato. Questo può suggerire che la domanda si stia muovendo prima o che il tuo posizionamento tariffario sia particolarmente competitivo; di conseguenza, potresti valutare un aggiornamento delle tariffe per restare coerente con la tua strategia.

Cos'è un Pace Report e come si usa?

Il calcolo del singolo giorno è utile, ma per avere una visione d'insieme serve uno strumento più strutturato: il Pace Report. Questo documento organizza i dati di prenotazione in modo da rendere più leggibili trend e scostamenti.

Un Pace Report efficace deve segmentare i dati per darti informazioni azionabili. Ecco cosa dovrebbe includere per essere davvero utile:

• Confronto OTB: i dati delle camere vendute alla stessa data (Same Time Last Year) per capire se sei in anticipo o in ritardo.
• Analisi per segmenti di mercato: la distinzione tra clienti individuali, gruppi, corporate o leisure, perché ogni segmento può avere una velocità di prenotazione diversa.
• Variazione ADR e Revenue: non solo il numero di camere, ma anche a che prezzo le stai vendendo rispetto all'anno scorso.
• Pickup recente: il numero di prenotazioni entrate nell'ultimo periodo (giorno, settimana o mese) per quella data specifica.

Utilizzare un template Excel per il Pace Report può essere un buon punto di partenza, ma i moderni sistemi di Revenue Management come Smartpricing possono generare questi report automaticamente, riducendo il lavoro manuale e la possibilità di errori nelle formule.

Come leggere il Booking pace insieme agli altri KPI alberghieri?

Il Booking Pace non va mai letto da solo. Per avere un quadro più completo della situazione, è utile incrociarlo con altri indicatori, in particolare l'ADR (Average Daily Rate) e il Pickup.

Spesso si fa confusione tra Pace e Pickup, ma sono due metriche distinte. Il Pickup ti dice quante nuove prenotazioni sono entrate in un intervallo di tempo recente, mentre il Booking pace è una misura cumulativa e comparativa che ti dice come sei messo oggi rispetto allo stesso momento dell'anno scorso.

La correlazione più importante per il Revenue Management è spesso quella con la tariffa media. Ecco come interpretare i diversi scenari che potresti trovarti davanti:

• Pace Alto + ADR Basso: Stai riempiendo l'hotel rapidamente, ma potresti essere posizionato con tariffe troppo basse rispetto alla domanda o al mercato.
• Pace Basso + ADR Alto: I tuoi prezzi potrebbero essere percepiti come alti in questo momento, e potresti aver bisogno di lavorare su tariffa, condizioni o canali per sostenere la domanda.
• Pace Alto + ADR Alto: La domanda sembra solida e il mercato potrebbe accettare il tuo livello tariffario.

Leggere questi dati insieme ti aiuta a contestualizzare i volumi. Ad esempio, avere l'hotel pieno tre mesi prima può sembrare un successo, ma potrebbe anche indicare che hai venduto molto presto senza lasciare spazio a ulteriori ottimizzazioni di prezzo più sotto data.

Quali sono le variabili che influenzano il Booking pace?

Il ritmo con cui arrivano le prenotazioni non è mai lineare e può essere influenzato da diversi fattori, sia interni che esterni. Conoscerli ti aiuta a interpretare meglio i dati e a reagire in modo più coerente con il contesto.

Il ritmo di prenotazione dipende da diverse variabili principali. Eccole nel dettaglio:

• Eventi e Festività: la conferma di un grande concerto, una fiera o un evento sportivo nella tua zona può causare un aumento improvviso del Booking Pace rispetto all'anno precedente.
• Meteo e Stagionalità: nelle destinazioni turistiche, previsioni meteo favorevoli o una stagione che inizia prima possono accelerare le prenotazioni last minute.
• Azioni dei Competitor: se i tuoi concorrenti alzano i prezzi o vanno in overbooking, parte della domanda potrebbe spostarsi su di te, influenzando il ritmo di vendita.
• Campagne di Marketing: l'invio di una newsletter o un'offerta lampo sui social media può generare un picco di Pace (e di pickup) che va contestualizzato.
• Restrizioni di soggiorno: l'introduzione di un soggiorno minimo (Minimum Stay) può rallentare il Pace nel breve termine, e allo stesso tempo orientare le prenotazioni verso soggiorni più lunghi. Per approfondire, puoi leggere l'articolo su come gestire il Minimum stay in hotel e sfruttarlo a tuo vantaggio.

Come migliorare il Booking pace in hotel?

Quando parliamo di "migliorare" il Booking Pace, non intendiamo necessariamente "aumentarlo". L'obiettivo è controllarlo. A volte devi accelerare perché sei indietro, altre volte devi frenare perché stai vendendo troppo presto a prezzi molto bassi. Gestire il ritmo ti aiuta a mantenere maggiore controllo su occupazione e posizionamento tariffario.

Ecco 5 strategie pratiche per gestire il tuo Booking Pace.

1. Usa il Dynamic Pricing per regolare la velocità

Il prezzo è una delle leve più forti per influenzare il ritmo delle prenotazioni. Se il tuo Pace è troppo lento, abbassare leggermente la tariffa o creare una promozione può aiutare a stimolare la domanda. Viceversa, se il Pace è troppo veloce, un sistema di pricing dinamico può aiutarti a individuare l’anomalia e suggerire (o applicare, se impostato) un rialzo tariffario. Questo tende a rallentare il ritmo e può contribuire a proteggere il valore delle camere rimanenti, mantenendo più flessibilità per chi prenota a ridosso della data.

2. Gioca con le restrizioni (Minimum Stay)

Se per una data specifica il tuo Booking Pace è molto alto, non limitarti ad alzare il prezzo. Puoi introdurre restrizioni come il soggiorno minimo. Questo in genere rallenta il ritmo delle prenotazioni (perché riduce la quota di richieste da una notte), e può allo stesso tempo orientare la domanda verso soggiorni più lunghi e più coerenti con la tua strategia operativa, ad esempio limitando i cambi camera e sostenendo l’occupazione nei giorni spalla.

3. Sfrutta i canali di vendita in modo selettivo

Non tutti i canali di vendita sono uguali. Se hai bisogno di accelerare il Pace, puoi aprire la disponibilità su canali più “spinti” o attivare programmi di visibilità sulle OTA. Se invece il tuo Pace è buono o troppo veloce, puoi ridurre la disponibilità sulle OTA più costose e lasciare le ultime camere vendibili soprattutto sul tuo sito web diretto o tramite telefono ed email. In questo modo, puoi modulare il ritmo e orientare le vendite verso canali più coerenti con la tua strategia distributiva.

4. Attiva il tuo database clienti

Se il ritmo è lento e non vuoi abbassare i prezzi pubblicamente per non intaccare il posizionamento, puoi usare il "marketing nascosto". Invia una newsletter o un messaggio WhatsApp ai tuoi clienti fedeli con un'offerta dedicata. Questo può aiutarti a stimolare la domanda in modo più riservato e mirato, premiando chi già ti conosce.

5. Monitora costantemente la finestra di prenotazione

Il comportamento dei viaggiatori cambia e, in periodi di incertezza, la finestra di prenotazione può accorciarsi, rendendo il Pace più lento fino all'ultimo momento. Se sei indietro rispetto all'anno scorso, prova a capire se si tratta di un ritardo strutturale della tua struttura o di un cambiamento generale delle abitudini di acquisto. Se tutto il mercato è in ritardo, abbassare i prezzi troppo presto potrebbe non essere la leva più efficace e potrebbe complicare il riposizionamento tariffario più avanti.