Quando valuti un nuovo software per la tua struttura ricettiva, l'errore da evitare è fermarti al prezzo della licenza e alla promessa generica vista sul sito o durante la dimostrazione: “ti fa risparmiare tempo”, “aumenta il fatturato”, “riduce gli errori”.

Sono indicazioni utili, ma basandoti solo su queste rischi di acquistare un software che poi non ripaga il costo reale, oppure potresti rifiutare uno strumento che ti avrebbe liberato ore di lavoro, ridotto commissioni o generato più ricavi.

Quindi come fare per sapere se un software ti conviene davvero? Il modo migliore è calcolare in modo preciso il ROI, ovvero il ritorno sull'investimento.

In questo articolo trovi la formula del ROI, tre esempi pratici in base alla categoria di software e gli errori più comuni da evitare nel calcolo.

Cos'è il ROI di un software in hotel

Il ROI di un software in hotel è il rapporto tra il beneficio economico generato dal software e il suo costo totale di possesso. Il beneficio include ricavi incrementali e costi evitati. Il costo totale di possesso (chiamato TCO) comprende licenza, implementazione, formazione, manutenzione e tempo dedicato dallo staff. Puoi esprimerlo in percentuale o come tempo di rientro in mesi.

Se vuoi leggere la definizione estesa, puoi consultare la voce "ROI" del nostro Glossario per hotel, b&b e case vacanza.

Le tre componenti del calcolo

Per calcolare il ROI di un software per hotel servono tre gruppi di dati. Tenerli separati aiuta a capire da dove arriva il valore e quali costi incidono davvero sull’investimento.

Vediamo nel dettaglio ciascuna delle 3 componenti di calcolo del ROI

1. Ricavi incrementali

Sono i ricavi aggiuntivi generati dopo l’attivazione del software. Per un RMS puoi guardare l’aumento del RevPAR o dell’ADR. Per un Booking engine puoi guardare la crescita delle prenotazioni dirette. Per uno strumento di guest messaging puoi misurare il fatturato da upselling pre-arrivo o il valore delle prenotazioni dirette generate.

Il punto più delicato è l’attribuzione. Per evitare stime gonfiate, confronta periodi omogenei: stesso periodo dell’anno, stessa stagionalità, stesso tipo di domanda e, quando possibile, benchmark di mercato.

2. Costi evitati

Sono i costi che la struttura riduce grazie al software. Possono essere ore di lavoro liberate, errori operativi evitati, minori commissioni OTA o meno interventi manuali su attività ripetitive.

Per valorizzare il tempo dello staff, usa un costo orario realistico. Se ti basi su dati contrattuali, considera il livello di inquadramento e il costo lordo, non solo la paga netta.

3. Costo totale di possesso (TCO)

Il costo totale di possesso, o TCO, comprende tutte le voci necessarie per rendere il software operativo: licenza, setup, integrazione con il PMS, formazione, manutenzione e tempo dedicato dal team alla gestione quotidiana.

Molti calcoli sbagliano proprio qui: usano solo il canone mensile e ignorano le ore interne necessarie per configurare, controllare e aggiornare lo strumento.

Formula base per calcolare il ROI in hotel

La formula base è:

ROI = (Beneficio economico − TCO) / TCO × 100

Dove:

• il beneficio economico è la somma di ricavi incrementali e costi evitati;
• il TCO è il costo totale di possesso del software;
• il risultato finale indica quanto l’investimento genera rispetto al costo sostenuto.

Esempio illustrativo

Immagina un hotel da 40 camere che sta valutando un software di Revenue management.

Il software genera 24.000 euro di ricavi incrementali in un anno e libera 6.000 euro di ore di lavoro. Il beneficio economico totale è quindi 30.000 euro.

Il TCO annuo, includendo licenza, implementazione, formazione e tempo dello staff, è di 8.000 euro.

ROI = (30.000 − 8.000) / 8.000 × 100 = 275%

In questo esempio, ogni euro investito genera 2,75 euro di beneficio netto.

Per calcolare il tempo di rientro, o payback, dividi il TCO per il beneficio economico mensile.

30.000 euro / 12 mesi = 2.500 euro di beneficio mensile

8.000 / 2.500 = 3,2 mesi

In questo scenario, il software rientra dell’investimento in poco più di tre mesi. Nella pratica, il risultato dipende da stagionalità, volume di dati, qualità dell’implementazione e capacità del team di usare il software in modo continuativo.

Caso pratico 1: ROI di un Revenue management software

Un RMS, cioè un software di revenue management, incide soprattutto sui ricavi incrementali. La metrica da osservare con più attenzione è il RevPAR, perché combina prezzo medio e occupazione e ti aiuta a capire se la struttura sta generando più fatturato per camera disponibile.

Per stimare il ROI prima dell’acquisto, parti da tre dati:

• RevPAR attuale della struttura;
• numero di camere disponibili nell’anno;
• incremento atteso, costruito su storico interno, benchmark di mercato e casi reali di strutture simili.

La formula di base è:

Incremento RevPAR × camere disponibili × giorni di apertura = ricavo incrementale stimato

Esempio: un hotel da 40 camere aperto tutto l’anno stima un incremento RevPAR di 5 euro dopo l’attivazione del software.

5 × 40 × 365 = 73.000 euro di ricavo incrementale annuo

A questo punto il dato va confrontato con il TCO del software: licenza, implementazione, formazione e tempo dedicato dal team.

Il passaggio più delicato è l’attribuzione. Un aumento del RevPAR può dipendere dal software, ma anche da domanda di mercato, eventi, stagionalità, lavori di ristrutturazione, cambiamenti di posizionamento o nuove strategie commerciali. Per questo il confronto dovrebbe avvenire su periodi omogenei, usando lo storico della struttura e, quando disponibili, benchmark di mercato per destinazione e segmento.

Caso pratico 2: ROI di un PMS all-in-one

Un PMS all-in-one può incidere su più aree operative della struttura: gestione delle prenotazioni, disponibilità, tariffe, check-in, pagamenti, fatturazione, booking engine e distribuzione sui canali.

In questo caso il ROI nasce soprattutto da tre leve:

• ore di lavoro liberate dal team;
• riduzione di errori e doppio inserimento dati;
• sostituzione o consolidamento di software separati.

Per stimare il beneficio economico, somma il valore delle ore liberate, i costi dei software che puoi sostituire, i costi operativi evitati e, se misurabile, il contributo del canale diretto.

La formula è:

Beneficio economico stimato = (ore liberate × costo orario dello staff) + costi dei software sostituiti + costi operativi evitati + beneficio attribuibile al canale diretto

Esempio illustrativo: un PMS all-in-one libera 25 ore al mese tra reception e amministrazione, sostituisce due strumenti separati e riduce gli errori legati al doppio inserimento dei dati.

Le ore liberate su base annua sono: 25 × 12 = 300 ore all’anno

Per valorizzarle, moltiplica le 300 ore per il costo orario dello staff. A questa voce aggiungi il costo annuo dei software che non userai più, per esempio un channel manager o un booking engine separato, e il valore economico degli errori operativi evitati.

Se il PMS include anche channel manager e booking engine, puoi aggiungere il contributo del canale diretto. In questo caso usa prudenza: considera solo il beneficio che puoi collegare in modo ragionevole al nuovo sistema, per esempio prenotazioni dirette gestite meglio, meno passaggi manuali o meno dispersione tra strumenti diversi.

Il TCO deve includere licenza, migrazione dei dati, configurazione, formazione del team, integrazioni e tempo necessario per cambiare processi interni. È proprio qui che molti calcoli risultano troppo ottimistici: considerano il nuovo PMS come un semplice canone mensile, senza misurare il lavoro necessario per renderlo davvero operativo.

Caso pratico 3: ROI di uno strumento di guest messaging

Un software di guest messaging può generare valore in tre modi: aumentando i ricavi da servizi aggiuntivi, contribuendo alla conversione di richieste in prenotazioni dirette e riducendo il tempo speso dalla reception su domande ripetitive.

Le metriche principali possono essere:

• fatturato da upselling pre-arrivo;
• valore delle prenotazioni dirette generate;
• numero di richieste gestite in automatico;
• ore liberate alla reception;
• tempi di risposta;
• riduzione di messaggi persi o duplicati.

Per stimare il beneficio economico, considera tre voci: il fatturato da upselling pre-arrivo, il valore delle prenotazioni dirette generate o recuperate e il valore economico delle ore liberate alla reception.

La formula è:

Beneficio economico stimato = upselling pre-arrivo + prenotazioni dirette attribuibili al tool + (ore liberate × costo orario dello staff)

Esempio illustrativo, con valori assunti solo a scopo dimostrativo: un hotel da 40 camere genera 500 euro al mese di upselling tramite messaggi pre-arrivo, recupera 2 prenotazioni dirette al mese grazie a risposte più rapide alle richieste ricevute dal sito e libera 20 ore al mese alla reception.

Su base annua, i ricavi incrementali da upselling sono: 500 × 12 = 6.000 euro

Se il valore medio di una prenotazione diretta è 350 euro, il valore annuo delle prenotazioni dirette attribuite al tool è: 2 × 350 × 12 = 8.400 euro

Le ore liberate sono: 20 × 12 = 240 ore all’anno

Per completare il calcolo, assegna un valore economico a quelle 240 ore. Puoi usare il costo orario effettivo dello staff oppure partire dai minimi del CCNL Turismo Federalberghi e aggiungere il costo aziendale reale. A quel punto sommi upselling, prenotazioni dirette e costi evitati, sottrai il TCO del software e applichi la formula del ROI.

6 errori che falsano il calcolo del ROI in hotel

Calcolare il ROI di un software per hotel sembra semplice quando guardi solo formula e canone mensile. Gli errori nascono quasi sempre dalle voci che restano fuori dal calcolo.

1. Usare solo il costo della licenza

Il canone del software è solo una parte del costo reale. Nel TCO devi includere anche setup, configurazione, integrazione con il PMS, formazione, manutenzione e tempo interno dedicato alla gestione dello strumento.

Se consideri solo la licenza, il ROI risulta più alto di quanto sia davvero.

2. Sottostimare il tempo dello staff

Anche un software molto automatizzato richiede supervisione. Qualcuno deve controllare i dati, aggiornare le impostazioni, verificare i risultati, correggere anomalie e coordinare il team.

Questo tempo ha un costo. Può essere basso o alto, ma va comunque inserito nel calcolo.

3. Confondere stima e risultato reale

I numeri discussi durante una demo servono a orientarti, ma non sostituiscono la misurazione dopo l’attivazione. Una stima può partire da casi simili, benchmark o scenari realistici. Il ROI reale, però, si misura sui dati della tua struttura.

Per questo conviene distinguere sempre tra ROI atteso e ROI effettivo.

4. Attribuire tutto il miglioramento al software

Se il RevPAR cresce, le prenotazioni dirette aumentano o il team risparmia tempo, il software può aver contribuito. Ma il risultato può dipendere anche da domanda di mercato, stagionalità, eventi, prezzi dei competitor, campagne attive, lavori sulla struttura o cambiamenti nel team.

Per evitare letture sbagliate, confronta periodi omogenei e guarda più indicatori insieme.

5. Misurare troppo presto

Alcuni software richiedono tempo per essere configurati, adottati dal team e valutati correttamente. Una misurazione dopo pochi giorni può restituire un dato poco utile, soprattutto per strumenti che incidono su revenue management, distribuzione o comportamento degli ospiti.

Definisci prima il periodo di osservazione: per alcuni strumenti può bastare un mese, per altri serve un orizzonte più lungo. L’importante è scegliere il periodo in base al tipo di software e alla velocità con cui può generare effetti misurabili.

6. Dimenticare i costi indiretti

Ci sono costi che non compaiono subito nel preventivo: tempo passato a migrare dati, riunioni interne, coordinamento con fornitori esterni, aggiornamenti dei processi, formazione di nuovi membri del team.

Non sempre sono costi “extra” in fattura, ma assorbono risorse. Se il tuo obiettivo è capire la convenienza reale, vanno considerati.

Calcolare il ROI di un software per hotel ti aiuta a decidere con più lucidità prima dell’acquisto. Ti obbliga a mettere in fila ricavi incrementali, costi evitati e costo totale di possesso, invece di basarti solo sul prezzo della licenza o sulle promesse viste in demo.

Dopo l’attivazione, però, il ROI va misurato sui dati reali della struttura. Per un RMS, i dati più importanti sono pickup, occupazione, ADR e RevPAR, letti su periodi omogenei e confrontabili.

Il software di pricing dinamico e Revenue management Smartpricing ti aiuta proprio in questa fase: monitora l’andamento delle prenotazioni, analizza la domanda e ti permette di osservare come cambiano le performance nel tempo. In questo modo puoi valutare il ritorno dell’investimento sulla base di dati concreti, non solo su una stima iniziale.

Vuoi capire quale ROI potrebbe generare Smartpricing nella tua struttura?

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