Quando un hotel riceve una richiesta per dieci, venti o più camere, la tentazione spesso è partire dalla tariffa pubblica e applicare uno sconto.

Ma una tariffa di gruppo non dovrebbe dipendere soltanto dal numero di camere richieste.

Prima di preparare l’offerta devi capire quante camere venderesti probabilmente anche senza il gruppo, a quale tariffa, quali ricavi aggiuntivi porta la richiesta e quali costi o vincoli comporta.

Un gruppo può essere molto conveniente quando riempie camere che altrimenti resterebbero vuote. Può invece ridurre il margine quando occupa date di alta domanda e sostituisce prenotazioni individuali più redditizie.

Per prendere una decisione corretta devi quindi valutare il displacement cost, determinare una tariffa minima sostenibile e proteggere l’accordo con condizioni contrattuali precise.

In questo articolo vediamo come distinguere i diversi tipi di gruppo, quali dati considerare prima di preparare un’offerta, come stimare il valore delle prenotazioni sostituite e quali clausole inserire per tutelare la struttura.

Prenotazioni di gruppo: perché non basta applicare uno sconto

Una richiesta di gruppo può sembrare subito interessante: molte camere vendute in un’unica trattativa, meno prenotazioni da gestire e una buona parte dell’inventario già occupata.

Ma più occupazione non significa necessariamente più margine.

Immagina di accettare venti camere a 100 euro in un fine settimana durante il quale avresti potuto venderle a clienti individuali a 160 euro. Se l’hotel avrebbe raggiunto comunque un’occupazione elevata, lo sconto concesso al gruppo potrebbe costarti molto più del previsto.

La stessa offerta può invece essere conveniente in un periodo debole, quando una parte delle camere sarebbe probabilmente rimasta invenduta.

La domanda corretta non è "Quanto sconto devo applicare al gruppo?" ma "Quanto vale questa richiesta rispetto alle alternative realistiche che ho per le stesse date?"

Gruppi MICE e gruppi leisure: cosa cambia

La prima distinzione da fare è tra gruppi MICE e gruppi leisure.

MICE è l’acronimo di Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions e comprende meeting aziendali, viaggi incentive, congressi ed eventi professionali.

In questi casi il valore complessivo non dipende soltanto dalle camere. Possono incidere anche sale riunioni, coffee break, pranzi e cene, attrezzature tecniche, parcheggio e servizi organizzativi.

Una tariffa camera più bassa può quindi essere compensata da altri ricavi. Devi però considerare anche i relativi costi, come personale, catering, pulizie, allestimenti e attrezzature incluse.

Nei gruppi leisure (quelli che viaggiano per svago), invece, il valore tende a dipendere maggiormente dalle camere e dai servizi inclusi nel pacchetto, per esempio colazione, mezza pensione, transfer, escursioni o accesso alla spa.

La distinzione serve perché il prezzo della camera, da solo, non racconta sempre il valore completo della richiesta.

Si tratta comunque di tendenze, non di regole assolute. Un piccolo meeting può acquistare soltanto camere, mentre un gruppo leisure può generare ricavi importanti dalla ristorazione.

5 cose da valutare prima di preparare l’offerta

Prima di quotare un gruppo, raccogli tutte le informazioni necessarie. Rispondere soltanto in base al numero di camere richieste porta quasi sempre a una valutazione incompleta.

Le date richieste

Non tutte le notti hanno lo stesso valore. Un gruppo può occupare soltanto le date di maggiore domanda, ma può anche aiutarti a riempire giorni più deboli o le cosiddette notti di spalla.

Valuta quindi ogni notte separatamente, soprattutto quando il livello di domanda cambia molto durante il soggiorno.

Le camere che venderesti comunque

Questa è la domanda centrale della displacement analysis.

Se il gruppo chiede trenta camere, ma senza quella richiesta prevedi di venderne soltanto quindici, non è corretto attribuire a tutte e trenta il valore della tariffa individuale.

Solo una parte del gruppo sostituirebbe prenotazioni che avresti ricevuto comunque. Le camere restanti rappresentano invece domanda aggiuntiva.

Il valore netto delle prenotazioni individuali

Non considerare soltanto il prezzo pubblico. Una prenotazione ricevuta tramite OTA, per esempio, comporta una commissione. Anche altri canali possono avere costi di acquisizione differenti.

Per confrontare correttamente le alternative, valuta quindi il ricavo che rimane alla struttura dopo i costi direttamente legati alla vendita.

Per capire quanto ti costa una prenotazione diretta puoi leggere l'articolo su come calcolare il costo reale di una prenotazione diretta in hotel, con formula ed esempi.

Ricavi e costi aggiuntivi

Considera tutto ciò che il gruppo acquisterà oltre alle camere: ristorazione, sale, parcheggio, attrezzature, transfer, escursioni o altri servizi.

Utilizza il margine prodotto da queste attività, non soltanto il fatturato lordo. Una cena da 40 euro genera anche costi di personale e materie prime.

Allo stesso tempo, valuta eventuali costi aggiuntivi, come personale extra, colazioni anticipate, facchinaggio, allestimenti, gratuità per accompagnatori o gestione dedicata.

Affidabilità

Le camere richieste inizialmente non sempre coincidono con quelle effettivamente utilizzate.

Prima di preparare l’offerta chiarisci quando arriverà la rooming list definitiva, quante camere potranno essere ridotte senza penale, quale deposito è previsto e chi sarà responsabile del pagamento.

Che cos’è il displacement cost

Il displacement cost è il valore economico delle prenotazioni che l’hotel prevede di perdere accettando il gruppo.

Non si calcola confrontando automaticamente tutte le camere del gruppo con lo stesso numero di prenotazioni individuali.

Devi prima stimare quanta domanda alternativa verrebbe realmente sostituita.

Esempio

Un gruppo leisure chiede 20 camere per 2 notti, quindi 40 camere-notte.

Senza il gruppo, l’hotel prevede di venderne 25 a clienti individuali, con un ricavo netto medio di 140 euro.

Le altre 15 camere/notte rischierebbero invece di rimanere invendute.

Il valore del business realmente perso è quindi legato soprattutto alle 25 camere/notte che avresti probabilmente venduto comunque, non a tutte le 40 richieste.

Alla valutazione dovrai poi aggiungere eventuali pasti acquistati dal gruppo, commissioni risparmiate, costi operativi aggiuntivi, gratuità e rischio di riduzione del blocco.

Questo esempio mostra perché una tariffa gruppo inferiore alla tariffa individuale può comunque convenire: una parte delle camere riempie disponibilità che altrimenti non avrebbe prodotto ricavi.

Come determinare la tariffa minima per un gruppo

La tariffa minima, o prezzo floor, è il livello sotto il quale l’accordo non protegge più il contributo economico che vuoi ottenere.

Non è semplicemente la tariffa pubblica meno una percentuale fissa.

Per determinarla devi considerare il valore netto della domanda individuale realmente sostituita, i ricavi accessori netti prodotti dal gruppo, i costi aggiuntivi legati alla richiesta, le gratuità e il numero di camere(notte che prevedi saranno effettivamente utilizzate.

La formula semplificata è:

Valore minimo del gruppo = valore del business alternativo perso + costi aggiuntivi − margine dei ricavi accessori.

Il risultato va poi distribuito sulle camere/notte che prevedi di vendere realmente al gruppo.

Non serve trasformare ogni richiesta in un esercizio finanziario complesso. L’obiettivo è evitare due errori frequenti: applicare sempre lo stesso sconto e considerare il prezzo della camera senza guardare il valore complessivo dell’accordo.

Un esempio di tariffa per prenotazioni di gruppo

Riprendiamo l'esempio del gruppo da 40 camere/notte. Supponiamo che:

• il business individuale realmente perso valga 3.500 euro netti;
• il gruppo generi 800 euro di margine da cene e parcheggio;
• i costi aggiuntivi siano pari a 500 euro;
• le camere/notte effettivamente previste siano 38.

Il valore minimo complessivo da proteggere sarebbe:

3.500 + 500 − 800 = 3.200 euro

Distribuito su 38 camere/notte:

3.200 ÷ 38 = circa 84 euro per camera

Questo non significa necessariamente che 84 euro sia la tariffa da proporre. È soltanto una soglia economica di riferimento.

La tariffa finale può essere più alta in base alla domanda del periodo, al margine desiderato, alla flessibilità richiesta, alle condizioni di pagamento e al valore strategico del cliente.

Quando può convenire accettare una tariffa più bassa

Una tariffa inferiore alla tariffa individuale non è automaticamente sbagliata.

Può essere sensata quando il gruppo occupa un periodo di bassa domanda, riempie notti difficili da vendere, prenota con largo anticipo, versa un deposito consistente oppure genera ricavi accessori rilevanti.

Può inoltre essere interessante quando riduce i costi di acquisizione o offre una buona possibilità di ripetizione nel tempo.

Devi però distinguere tra vendere a una tariffa più bassa e accettare una richiesta che produce meno margine di un’alternativa più probabile e redditizia.

La prima scelta può essere strategica. La seconda rappresenta un costo opportunità.

Le condizioni contrattuali da definire

Anche una tariffa corretta può diventare poco conveniente se il gruppo riduce le camere all’ultimo momento o paga in ritardo.

Per questo l’accordo deve specificare con chiarezza almeno:

• la percentuale di camere che può essere ridotta senza penale;
• la data entro cui liberare le camere non confermate;
• la scadenza per l’invio della rooming list;
• le condizioni di cancellazione;
• l’importo del deposito e le scadenze di pagamento;
• la gestione di no-show e partenze anticipate;
• gratuità e servizi inclusi.

Attrition clause

L’attrition clause stabilisce quante camere il gruppo può ridurre senza penale e quale compensazione è dovuta oltre la soglia consentita.

Può essere calcolata sul soggiorno complessivo oppure notte per notte. La seconda modalità protegge maggiormente l’hotel quando vengono cancellate soprattutto camere nelle date di maggiore domanda.

Release date o cut-off

È la data entro cui le camere non confermate vengono liberate e rimesse in vendita.

Lasciare un allotment aperto senza una scadenza precisa aumenta il rischio di non riuscire a rivendere le camere.

Rooming list deadline

Indica entro quando il cliente deve inviare i nomi degli ospiti e la distribuzione definitiva delle camere.

Politica di cancellazione e pagamenti

Prevedi penali progressive in base alla distanza dalla data di arrivo e specifica importo dell’acconto, scadenze, modalità di saldo e responsabilità del pagamento.

Le condizioni contrattuali devono essere adattate al singolo accordo e alla normativa applicabile, con il supporto del proprio consulente.

Come Smartpricing supporta la valutazione delle richieste di gruppo

Per valutare correttamente una richiesta di gruppo devi prima conoscere il valore previsto delle camere nelle date interessate.

Smartpricing analizza continuamente prenotazioni già ricevute, occupazione, andamento della domanda, stagionalità, eventi, festività, dati storici e mercato per aggiornare la tariffa consigliata per ogni data e tipologia di camera.

Quando ricevi una richiesta di gruppo, puoi utilizzare questi dati come riferimento per capire:

• quanto valgono le camere in quel periodo;
• se la domanda è in crescita;
• quanto la proposta del gruppo si discosta dal prezzo previsto;
• quali notti hanno un maggiore rischio di displacement;
• quali giornate possono invece beneficiare della domanda aggiuntiva.

A partire da questa base puoi completare la valutazione considerando anche il numero di camere realmente spiazzate, i ricavi accessori, i costi aggiuntivi e le condizioni contrattuali.

Smartpricing ti aiuta quindi a evitare che il valore delle camere venga stimato soltanto a intuito e rende più solida la base da cui partire per costruire la tariffa del gruppo.

Conclusione

Le prenotazioni di gruppo possono migliorare occupazione e ricavi, ma soltanto quando vengono valutate nel loro insieme.

Applicare uno sconto standard non basta. Devi capire quale domanda il gruppo sostituisce, quali camere riempie in più, quali ricavi aggiuntivi genera e quali costi o rischi introduce.

Il metodo può essere riassunto in cinque passaggi:

1. valuta la domanda prevista nelle date richieste;
2. stima il business realmente perso;
3. calcola ricavi e costi complessivi del gruppo;
4. definisci una tariffa minima;
5. proteggi l’accordo con condizioni chiare.

In questo modo puoi accettare le richieste convenienti, negoziare con maggiore sicurezza e rifiutare quelle che aumentano l’occupazione senza proteggere il margine.

Con dati più affidabili puoi valutare ogni richiesta con maggiore sicurezza e negoziare senza affidarti a sconti standard o sensazioni.

Smartpricing può aiutarti a partire sempre dal valore più redditizio per ogni camera. Vuoi vedere come funziona?

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