Marzo 2026: cosa sta succedendo alle prenotazioni negli hotel italiani e cosa fare

Tra destinazioni off-limits, migliaia di voli cancellati e un contesto internazionale caratterizzato da elevata criticità, anche i trend di prenotazione locali stanno cambiando rapidamente.

Molti albergatori e property manager lo stanno notando proprio in queste settimane: non solo aumentano le cancellazioni per i prossimi mesi, ma la Booking window - cioè l’intervallo di tempo tra il momento in cui una prenotazione viene effettuata e la data di soggiorno - si sta accorciando. In altre parole: si prenota sempre più sotto data. 

Ogni struttura ricettiva e ogni destinazione hanno dinamiche diverse e anche le cause di questo fenomeno possono variare. Ecco perché il modo migliore di interpretarlo correttamente è partire dai tuoi dati interni, osservando allo stesso tempo cosa sta succedendo nel mercato locale.

In questo articolo vedremo cos’è la Booking window e come analizzarla correttamente per evitare di prendere decisioni di prezzo dettate solo dall'istinto.

Cos’è la Booking window in hotel e perché è importante

La Booking window indica quanti giorni passano tra il momento in cui una prenotazione viene effettuata e la data di soggiorno.

Ad esempio:

• un ospite prenota il 1° maggio per soggiornare il 1° giugno: la Booking window è di 30 giorni
• un ospite prenota il 28 maggio per soggiornare il 1° giugno: la Booking window è di 4 giorni

Analizzare questo dato e confrontarlo con il tuo storico è il modo più affidabile per capire con quanto anticipo prenotano in media i tuoi ospiti e soprattutto se ci sono cambiamenti in corso.

Molto spesso si tende a confrontare solo l’occupazione. Per le date future, però, questo approccio può essere fuorviante. Se la Booking window si sta accorciando, è normale che l’occupazione on-the-books (cioè quella calcolata sulle camere già prenotate per una data futura) sembri più bassa rispetto agli anni precedenti.

Il rischio di considerare solo l'occupazione? Farsi prendere dal “panico da camere vuote” e abbassare i prezzi troppo presto, quando in realtà la domanda deve ancora attivarsi.

Un esempio pratico

Immagina di analizzare il mese di agosto della tua struttura. Due anni fa la situazione poteva essere questa:

• 60% delle camere prenotate 60 giorni prima
• 40% delle camere prenotate 30 giorni prima

Oggi potresti trovarti davanti a uno scenario molto diverso:

• 30% delle camere prenotate 60 giorni prima
• 70% delle camere prenotate 30 giorni prima
• con forte crescita delle prenotazioni negli ultimi 10–15 giorni

In questo secondo scenario, se guardassi l’occupazione di agosto a inizio giugno, potresti notare che hai molte meno camere vendute rispetto a due anni fa e pensare che sei in ritardo o che la domanda sia più debole.

Analizzare la Booking window ti aiuta ad evitare questo errore, perché ti permette di capire il ritmo reale della domanda e decidere con maggiore precisione quando intervenire sulle tariffe.

In particolare, se le prenotazioni arrivano più sotto data dovrai mantenere flessibilità nei prezzi, evitare ribassi prematuri e lasciare spazio ad aumenti quando la domanda si attiva negli ultimi giorni.

Se vuoi approfondire l’argomento, puoi leggere il nostro articolo su come trasformare le prenotazioni last minute da “emergenza” a strategia.

Come analizzare la Booking window a mano

I dati necessari per studiare la Booking window sono disponibili nella maggior parte dei software gestionali (PMS) e Channel manager. L'ostacolo principale è che raramente questi dati sono pronti per essere analizzati in modo immediato.

Per capire davvero come sta cambiando la Booking window dovresti:

• esportare i report delle prenotazioni dal PMS
• incrociare date di prenotazione e date di soggiorno
• inserire tutto in fogli Excel per eseguire i confronti
• aggiornare quotidianamente i dati

Si tratta di un lavoro manuale lungo e soggetto a un alto rischio di errori e dimenticanze. Ecco perché il modo migliore di analizzare la Booking window è utilizzare uno strumento che ti permette di accedere ai tuoi dati già elaborati e sempre aggiornati, come il software di prezzi dinamici e Revenue management Smartpricing.

Come analizzare la Booking window con Smartpricing

Smartpricing ti permette di analizzare la Booking window attraverso la sezione “Pickup Report”.

Il Pickup Report ti mostra quante notti vengono cancellate e prenotate giorno dopo giorno per una determinata data di soggiorno. Questo significa che puoi vedere chiaramente:

• quando iniziano ad arrivare le prenotazioni
• quanto velocemente cresce l’occupazione
• se la maggior parte delle vendite si concentra sotto data

Esempio pratico

Immagina di voler analizzare il mese di settembre 2026.

Osservando il Pickup report vedrai che:

• Le notti prenotate sono in calo (nel 2025 erano 65, quest’anno 36)
• L’occupazione on-the-books è in calo di circa il 50% (dal 22% al 10%)
• L’ADR (tariffa media giornaliera) è in lievissima crescita rispetto all'anno scorso (da 179,99€ a 181,82€)

Una situazione del genere potrebbe portarti a pensare: “meglio abbassare un po’ i prezzi ora, che arrivare sotto data con un’occupazione in difficoltà e dover fare dei tagli drastici”.

E se il problema non fosse la tariffa, ma la domanda che si sta spostando sotto data?

Per verificarlo, puoi estendere l’analisi del Pickup a tutto il 2026, a partire dal primo gennaio in poi. 

Ecco cosa vedresti in pochi secondi:

Osservando il report notiamo che l’occupazione complessiva della struttura è in calo (il 32%, contro il 36% rilevato nello stesso momento dell’anno scorso). 

Ma cosa ci dicono le prenotazioni?

• la maggior parte delle prenotazioni si è concentrata sui mesi più vicini (gennaio, febbraio, marzo, aprile e maggio). 
• gli unici mesi in cui l’occupazione del 2026 supera quella del 2025 sono gennaio e febbraio, cioè i mesi ormai consolidati.

Il Pickup report, in questo caso, ti sta rivelando una cosa importante: le tue performance di quest’anno non sono negative in assoluto (i mesi consolidati sono in crescita) ma sta cambiando l’andamento del flusso di prenotazioni.

A questo punto hai un elemento in più per decidere cosa fare con le tariffe di settembre: abbassarle ora non solo non ti porterebbe più prenotazioni, anzi, potresti perdere del fatturato difficilmente recuperabile.

La scelta migliore è continuare ad analizzare l’andamento quotidianamente e, solo quando avrai un panorama più chiaro, deciderai se vale davvero la pena abbassare le tariffe.

La prova del nove: analizzare l’occupazione di mercato

A questo punto potresti avere ancora un dubbio: e se questo calo dell’anticipo di prenotazione riguardasse solo la tua struttura? In quel caso, abbassare le tariffe potrebbe sembrare comunque una scelta sensata.

Per verificarlo, Smartpricing ti permette di consultare anche la pagina Analisi di Mercato, dove puoi monitorare i competitor e confrontare la tua occupazione con quella del mercato giorno per giorno.

Riprendendo l’esempio di settembre 2026, nella schermata qui sotto puoi vedere che, in realtà, la tua occupazione è per lo più in linea con quella di mercato.

In pochi minuti, con Smartpricing, hai avuto una risposta chiara al tuo dubbio iniziale: il problema non riguarda solo la tua struttura, ma sei di fronte a un trend di prenotazione che sta impattando anche sui tuoi competitor.

La differenza è che tu puoi analizzarlo giorno per giorno e proteggere le tue tariffe da decisioni impulsive, mentre molti dei tuoi concorrenti no.

La cosa migliore? Mentre tu tieni sempre d’occhio l’andamento delle prenotazioni, l’algoritmo di Smartpricing ottimizza in automatico i tuoi prezzi in base a occupazione, trend di mercato e distanza dalla data. In questo modo hai la tranquillità di vendere al prezzo più redditizio, anche se le variabili cambiano velocemente.

Vuoi vedere come funziona?