La parola last minute ti fa pensare a decisioni rapide e offerte create in “emergenza” pur di vendere le ultime camere rimaste? 

Per molti albergatori e property manager è così. Ma il last minute può essere molto di più: uno strumento per ottimizzare l’occupazione e il ricavo medio, soprattutto in quei periodi in cui la domanda è incerta o altalenante.

Non si tratta semplicemente di abbassare i prezzi quando fai fatica a vendere, ma di decidere in anticipo cosa fare ogni volta che ti trovi sotto data e si verificano scenari precisi: il weekend non si riempie come previsto, ricevi una cancellazione il giorno prima dell’arrivo, e così via.

Trasformare il last minute in una strategia ti aiuterà non solo a evitare svendite inutili e riempire le camere più velocemente, ma anche ad avere più tempo da dedicare agli ospiti e alla qualità del servizio.

In questo articolo vedremo quali sono i dati da monitorare per creare la tua strategia e quali strumenti possono aiutarti a gestire il last minute in modo veloce e senza stress.

I 3 KPI da monitorare e come sfruttarli per creare una strategia last minute in hotel

Quando si parla di strategia last minute, ci sono tre indicatori chiave di performance (KPI) che non solo devono essere monitorati singolarmente, ma anche analizzati in correlazione: Booking window, Tasso di occupazione e Pickup.

 È proprio dalle interazioni tra questi indicatori che puoi capire davvero come si comporta la domanda e come ottimizzare la tua strategia.

1. Booking window e Pickup: prevedere la domanda

La Booking window è l’intervallo di tempo tra la data in cui viene effettuata una prenotazione e la data di arrivo. Ma questo dato da solo non basta: devi metterlo in relazione con il Pickup, ovvero il numero totale di camere prenotate entro una specifica Booking window per una determinata data di soggiorno. 

Esempio pratico

• È il 13 maggio e per il prossimo weekend del 17-18 maggio hai il 50% di occupazione.
• La tua Booking window è molto breve (4-5 giorni).
• Il Pickup nelle ultime 48 ore è stato di appena 2 camere.

Cosa significa?

Il 50% di occupazione per il weekend successivo potrebbe sembrare una buona base, ma con una Booking window così breve e un Pickup molto basso, sei in una situazione critica.

In questo caso, devi reagire subito:

• Potresti applicare un piccolo sconto last minute del 10-15% per aumentare la visibilità sulle OTA.
• Verifica se il Pickup aumenta nelle prossime 24 ore.
• Se il Pickup non cresce, valuta di incrementare ulteriormente lo sconto per riempire le camere.

Oltre a permetterti di applicare sconto in modo più ragionato, monitorare Booking window e Pickup ti permette di pianificare le tariffe per arrivare sotto data con una situazione più favorevole.

Facciamo un altro esempio!

• È il 13 maggio e per il 13 settembre hai già il 50% di occupazione.
• La tua Booking Window media per settembre è di 60 giorni, ma mancano ancora quattro mesi.
• Nella settimana precedente, il Pickup è stato di 6 camere.

Cosa significa?

Il 50% di occupazione per una data di settembre, raggiunto con così tanto anticipo, è un segnale positivo. Non è il momento di abbassare i prezzi, anzi: potrebbe essere necessario alzarle. Avere metà delle camere già prenotate con così tanto anticipo può indicare che la domanda sarà alta e che i prezzi attuali sono troppo bassi rispetto al reale potenziale di vendita.

2. Tasso di occupazione e Pickup: capire quando intervenire

Il Tasso di occupazione rappresenta la percentuale di camere vendute rispetto al totale per una data specifica. Ma sapere quante camere sono già prenotate non basta. Devi sempre verificare se il tuo tasso di occupazione sta crescendo o rallentando.

Esempio pratico

• È il 13 maggio e per il weekend del 30 maggio hai un’occupazione del 50%.
•  Negli ultimi cinque giorni, però, non hai ricevuto nessuna nuova prenotazione: questo indica un Pickup fermo.

Cosa significa?

Un Pickup fermo è un segnale di allarme. Se la domanda si blocca e l’occupazione non cresce, rischi di arrivare al 30 maggio con camere vuote. Ma se intervieni subito, ad esempio applicando uno sconto del 15% (che è un Drop, ovvero una riduzione di prezzo), puoi stimolare le vendite e recuperare terreno.

Quali strumenti servono per implementare una strategia last minute nella tua struttura ricettiva

Costruire e gestire manualmente una strategia last minute efficace è un’attività che richiede tempo, attenzione e una profonda conoscenza del proprio mercato. Bisogna monitorare costantemente il tasso di occupazione, impostare sconti differenziati, aggiornare le tariffe su ogni canale e valutare l’efficacia delle tue azioni ogni giorno.

Per farlo, hai bisogno di:

• consultare agevolmente i dati relativi alle tue performance
• aggiornare rapidamente prezzi e disponibilità sui vari canali di vendita

In aggiunta, sarebbe ideale poter attivare velocemente campagne email per comunicare sconti o offerte speciali ai contatti presenti nel tuo database, come abbiamo visto nell’articolo dedicato alle strategie di email marketing per la bassa stagione.

Si tratta ovviamente di una gestione complessa e ad alto rischio di errori. Esiste però un modo più semplice e veloce per sfruttare il last minute: impostare una strategia completamente automatizzata utilizzando uno strumento come Smartpricing, il software di prezzi dinamici e Revenue management di Smartness. 

Come automatizzare la strategia last minute con Smartpricing

Accedendo alla sezione “Strategie avanzate” potrai impostare la tua strategia last minute per adattarla in automatico alla situazione reale della tua struttura.

Per farlo ti basterà utilizzare la funzionalità “Regole custom”, ovvero regole personalizzate tramite cui puoi modificare il comportamento di Drop e Pickup in base all'occupazione della tua struttura e al numero di giorni prima del check-in. 

Ecco qualche esempio pratico.

Distanza dal check-in: tra 15 e 7 giorni

• Se l’occupazione è tra 51% e 100%, puoi stabilire di applicare uno sconto del -10%
• Se il tasso di occupazione è inferiore (tra 0% e 50%) potresti aumentare l’entità dello sconto, applicando il -20%

Distanza dal check-in: da 7 a 0 giorni

In questo caso, se l'occupazione sarà tra 0% e 99%, potresti impostare uno sconto più marcato, ad esempio del -30%

Come vedi nello screenshot di esempio qui sotto, puoi applicare regole differenti per la bassa o l’alta stagione. Per ogni stagione puoi applicare più di una regola, sia in base alla distanza dal check-in che in base all’occupazione.

Questo ti permette di non dover intervenire manualmente ogni giorno perché le regole si attivano in automatico: l'algoritmo di Smartpricing controlla costantemente l’occupazione e applica gli sconti nel momento giusto.

Seguendo l’esempio appena fatto, abbiamo applicato delle scontistiche nel caso in cui restino ancora camere da vendere negli ultimi 15 giorni dal check-in.

Ma cosa succede alle tariffe per le prenotazioni che arrivano oltre i 15 giorni dal check-in? 

Per verificarlo, puoi controllare il grafico “Anteprima dell’impatto” che vedi nello screenshot qui sotto:

In questo caso, a 60 giorni dall’arrivo, con un’occupazione del 50%, l’algoritmo alzerà in automatico i prezzi del +8,04%.

Questo significa che non sarà necessario intervenire su ogni singola finestra di prenotazione, ipotizzando ogni possibile percentuale di occupazione, perché sarà l’algoritmo ad impostare le regole migliori per ottimizzare la strategia e l’occupazione. 

In altre parole, le Regole custom ti danno il massimo controllo permettendoti di scegliere la strategia che vuoi sia applicata sulla tua struttura in una determinata finestra di prenotazione, ma non è obbligatorio impostarle manualmente. 

Se vuoi lasciare che sia l’algoritmo ad agire sulle tariffe in base a occupazione e distanza dalla data, un altro modo di intervenire è modificare l’aggressività predefinita. Ovvero stabilire con quanta decisione l'algoritmo dovrà aumentare o abbassare le tariffe al variare delle condizioni.

Ad esempio: vuoi che a 60 giorni dal check-in con il 50% di occupazione la tariffa sia più alta? Ti basterà spostare lo slider dell’aggressività Drop & Pickup sulla destra, e in automatico l’algoritmo reagirà con più decisione (nel nostro esempio aumentando le tariffe di vendita del +24.12%).

Una volta impostate le tue regole, non dovrai più preoccuparti di monitorare costantemente l’andamento delle prenotazioni e aggiornare di conseguenza le tariffe: potrai dedicarti a tutto il resto con la tranquillità di sapere che l’algoritmo ottimizza costantemente le tue tariffe per aiutarti a vendere al prezzo più redditizio e ridurre il rischio di camere invendute.

Vuoi fare ancora di più per sostenere l’occupazione?

Utilizzando Smartpricing in abbinamento a Smartconnect, il software rileverà i momenti di calo dell’occupazione e ti suggerirà in automatico campagne di email marketing per veicolare offerte e sconti personalizzati ai contatti presenti nel tuo database.

Vuoi vedere come funziona?