Chi ti dice che fare l’albergatore (o il property manager) è “facile”, chiaramente non ha mai vissuto i mesi che precedono l’alta stagione turistica.

Quei giorni in cui controlli in modo compulsivo il tableau delle prenotazioni per capire se sta andando tutto bene o se finirai con agosto scoperto e il fatturato più importante dell’anno perso.

Quei giorni in cui l’ansia cresce ed è difficile resistere alla tentazione di abbassare i prezzi, quel tanto che basta per far arrivare prenotazioni facili, riempire le stanze e dormire sonni tranquilli.

Prima di entrare nel vortice anche quest’anno, aspetta. Magari la colpa non è tua. Ci avevi pensato?

In questo articolo vedremo insieme quali sono i 4 step per analizzare l’occupazione senza falsi allarmi e come comportarti di conseguenza.

1° step: sei sicuro di analizzare i dati giusti?

Facciamo un esempio pratico.

È metà giugno e, giustamente, stai monitorando le vendite sull’alta stagione. Apri il tableau delle prenotazioni e vedi che agosto è pieno di buchi: fai due calcoli e capisci di essere fermo al 27% di occupazione. 

Davvero l’occupazione è così bassa? Per il tuo mese più importante dell’anno?
Impossibile. Agosto è sempre stato il tuo mese forte e, storicamente, ti ricordi di aver avuto sempre altissime occupazioni.

Così vai a controllare: apri il tableau dell’anno scorso e, come immaginavi, è praticamente sold out. 

Decidi allora di mettere tutto nero su bianco, con un confronto diretto tra agosto 2024 e agosto 2025. Ma i numeri ti confermano la sensazione peggiore:

• Fatturato 2024: 66.975 €
• Fatturato stimato 2025: 22.790 €

• Occupazione 2024: 90%
• Occupazione stimata 2025: 27% 

• Prezzo medio 2024: 104€ 
• Prezzo medio 2025: 120 €

Un disastro, apparentemente. E a questo punto, la tentazione è forte: abbassare subito i prezzi per recuperare occupazione e non restare vuoto.

Prima di prendere qualsiasi decisione, aspetta!

Quello che hai appena fatto è confrontare il consuntivo 2024 (cioè le vendite già avvenute) con lo stato attuale delle vendite 2025 e questo è un errore che commettono in molti. 

È come confrontare una maratona finita con una che hai corso a metà: non ha senso. Quello che devi fare è analizzare il tuo dato on-the-book.

2° step: come confrontare l’occupazione on-the-book

Il modo corretto per valutare l’andamento delle vendite (senza ansia) è confrontare i dati on-the-book: ovvero l’occupazione che avevi l’anno scorso, alla stessa data di oggi.

Nel nostro esempio, se oggi è il 10 giugno 2025 dovresti chiederti: quanta occupazione avevo il 10 giugno 2024 per il mese di agosto?

Uno dei motivi per cui molti non arrivano a fare questo confronto è che paragonare i consuntivi è più semplice, mentre confrontare l'on-the-book richiede di scaricare le prenotazioni e avere discrete competenze nell’utilizzo delle formule Excel.

La soluzione più veloce è dotarsi di uno strumento in grado di semplificare i confronti di questo tipo, come fa Smartpricing, il software di prezzi dinamici di Smartness. 

Continuando il nostro esempio precedente, con Smartpricing ti basta entrare nella tua Dashboard e impostare le date di confronto corrette, come vedi a sinistra nello screenshot qui sotto.

In questo modo - in pochi minuti - scopri che la tua occupazione di agosto al 10 giugno 2024 era del 31% (molto lontana da quel 90% con cui ti stavi confrontando poco fa).

Oggi la tua occupazione per agosto 2025 è del 27%: questo significa che sì, sei leggermente in ritardo, ma che la situazione non è così disastrosa come immaginavi. 

3° step: valuta le tue opzioni

Ora che hai un confronto on-the-book affidabile, puoi finalmente valutare le tue opzioni con più lucidità.

Hai scoperto che sei solo leggermente indietro rispetto all’anno scorso e che, rispetto ad allora, anche il tuo prezzo medio è più basso.

 A questo punto avresti due possibili strade davanti:

• Spingere sull’occupazione abbassando le tariffe, se pensi che sia meglio riempire piuttosto che lasciare camere vuote.
• Proteggere l’ADR e alzare i prezzi, se preferisci vendere qualche camera in meno, ma ricevere prenotazioni di maggior valore.

Entrambe le opzioni possono essere valide, ma non è ancora il momento di fare la tua scelta! Manca uno step fondamentale, che pochi albergatori e property manager sono in grado di fare: confrontarti con l’occupazione di mercato.

4° step: come confrontarti con l’occupazione di mercato

Prima di intervenire in qualunque modo sui tuoi prezzi, la domanda che dovresti sempre porti è: “Se il problema non fossi io, ma fosse il mercato?”

Pensaci: ogni anno il comportamento della domanda cambia, la booking window si accorcia o si allunga, i competitor modificano la loro offerta, alcuni alzano le tariffe, altri restano fermi.
Insomma, non puoi basarti solo sulle tue vendite per capire cosa sta succedendo.

L’unico modo per avere il quadro completo è confrontare la tua occupazione con quella del mercato. Non stiamo parlando solo di tariffe, ma proprio di occupazione: quante camere stanno vendendo gli altri?

Se i tuoi competitor sono vuoti quanto te, non ha senso abbassare i prezzi.
Se invece stanno ricevendo prenotazioni e tu no, allora sì, c’è da intervenire.

E qui, ancora una volta, Smartpricing può aiutarti.

Riprendiamo il nostro esempio precedente, con agosto che fa fatica a decollare. Per capire se è un problema veramente solo tuo, ti basta entrare nella sezione “Analisi di Mercato” come vedi in questo screenshot.

Nel grafico in basso a destra puoi selezionare il periodo di tuo interesse e confrontare la tua occupazione con quella di mercato: in pochi minuti constaterai che la tua occupazione è tendenzialmente allineata a quella del mercato.

Non è la tua struttura ad essere vuota, ma è il mercato che non sta ricevendo prenotazioni. Senti l’ansia che scende?

Smartpricing, inoltre, non si limita a fornirti i dati: adatta la tua strategia automaticamente, in base a come si muove la concorrenza.

• Se il mercato è fermo e la tua struttura è in linea con gli altri, Smartpricing mantiene i prezzi per evitare svendite inutili.
• Se tutti ricevono prenotazioni e tu sei indietro, Smartpricing abbassa le tariffe per aumentare la tua competitività.
• Se tu stai vendendo bene e gli altri no, Smartpricing aumenta i prezzi per massimizzare il tuo margine.

Cosa fare se il mercato è fermo e vuoi aumentare l’occupazione

Hai controllato i dati, hai confrontato il tuo andamento con quello del mercato, e hai scoperto che la domanda è semplicemente bassa per tutti. Questo però non significa che tu debba restare con le mani in mano!

Anche quando il mercato è fermo, puoi fare qualcosa per stimolare la domanda, soprattutto se hai già uno storico di clienti che hanno soggiornato da te nello stesso periodo.

Come? Creando delle campagne di email marketing mirate, con sconti personalizzati o offerte con servizi extra e pacchetti esclusivi.

In questo può aiutarti Smartconnect, il software di Smartness dedicato alla comunicazione con gli ospiti. Se attivato insieme a Smartpricing, Smartconnect rileva i momenti di calo dell’occupazione e ti suggerisce automaticamente le campagne da inviare.

Vuoi vedere da vicino come utilizzare Smartpricing e Smartconnect per evitare l’ansia e vivere con più serenità l’avvicinarsi dell’alta stagione?