Agosto è uno dei mesi più strategici per molti albergatori e property manager. Ma per farlo andare davvero bene non basta incrociare le dita: serve un approccio completo, che comprenda analisi dei dati, ottimizzazione dei prezzi e azioni di marketing.

Ad esempio: a inizio luglio noti che per il mese di agosto hai ancora parecchi “buchi” sul tableau. Cosa fai?

Correre subito ad abbassare le tue tariffe potrebbe non essere la scelta giusta: come abbiamo visto nel nostro articolo dedicato ai 4 step per analizzare l’occupazione senza ansia, il problema potresti non essere tu, ma una flessione della domanda di mercato.

Cosa fare in questo caso? Semplice: puoi ricorrere all’email marketing.
In questo articolo vedremo due esempi di newsletter che puoi inviare in base all’andamento della tua occupazione e una da inviare a chi ha già prenotato.

Alta occupazione: è il momento di coltivare relazioni

Se le prenotazioni per agosto stanno andando bene, ottimo lavoro!

In questo caso puoi utilizzare l’email marketing non per proporre offerte, ma per fare “nurturing”, ovvero rafforzare il legame con gli ospiti che hanno già soggiornato da te in passato, nutrendolo con piccole attenzioni.

Fare nurturing potrebbe sembrare un’attività banale, ma è importante perché ti permette di

• Mantenere viva l’attenzione sulla tua struttura
• Stimolare passaparola e prenotazioni future
• Rafforzare la relazione con i tuoi ospiti abituali

Come progettare una newsletter di nurturing con Smartconnect

La prima cosa da fare è decidere chi riceverà la tua newsletter, ovvero segmentare il tuo database di contatti in modo da rivolgerti solo a chi può essere realmente interessato a questo tipo di comunicazione.

Se fino ad oggi ti sei limitato a salvare i contatti dei clienti nel tuo software gestionale e ora ti trovi con centinaia di email indistinguibili, nessun problema. Utilizzando un software come Smartconnect, lo strumento CRM e email marketing automation di Smartness, ti basterà collegarlo al gestionale per importare e segmentare in automatico tutti i tuoi contatti.

A questo punto sarà facile selezionare i due segmenti più adatti a ricevere la tua newsletter, ad esempio:

• Ospiti stagionali Estate (che hanno prenotato un soggiorno durante la stagione estiva in passato)
• Clienti abituali (che hanno effettuato più di una prenotazione)

Cosa scrivere nella newsletter di nurturing?

Smartconnect ti suggerisce in automatico il contenuto della newsletter, ma se vuoi scrivere un messaggio di tuo pugno, puoi farlo in pochi minuti.

Ricorda: l’obiettivo di una newsletter di nurturing non è vendere subito, ma coltivare la relazione, far sentire l’ospite speciale e mantenere vivo il legame con la tua struttura. 

Un esempio? Potresti inviare un augurio di buone vacanze a tutti gli ospiti abituali e a quelli che hanno prenotato nella tua struttura ricettiva la scorsa estate, invitandoli a seguire la tua pagina Instagram, come mostrato nello screenshot qui sotto.

Bassa occupazione: è il momento di puntare sulle offerte

Se l’analisi delle prenotazioni on-the-book mostra ancora camere vuote in alcune settimane di agosto, niente panico: è proprio in questi momenti che l’email marketing può fare la differenza.

Inviare una newsletter promozionale offrendo un piccolo incentivo a un segmento ben selezionato del tuo database è un’azione più efficace di quanto si pensi. Ma attenzione: non si tratta di svendere, bensì di valorizzare alcune date con un vantaggio riservato, pensato per chi già ti conosce.

Lo sconto offerto sarà quindi moderato (ad esempio il 10%), ma presentato come un vantaggio riservato a pochi clienti selezionati. In questo modo potrai stimolare le prenotazioni, senza rovinare la percezione di qualità della tua struttura. 

Come progettare una newsletter promozionale con Smartconnect

Con Smartconnect puoi creare in pochi minuti una campagna email mirata, partendo dall’analisi dell’occupazione e segmentando i contatti in base al comportamento passato. Ad esempio, potresti selezionare:

• Ospiti Last minute (Ospiti che hanno prenotato con meno di 30 giorni di anticipo)
• Ospiti con soggiorni brevi (Coppie o famiglie che hanno effettuato soggiorni brevi di 1-3 notti)

Cliccando su “Modifica Layout” potrai scrivere il testo della tua newsletter. Importante: il codice sconto che inserirai nella tua newsletter deve esser stato creato prima sul tuo Booking engine. Solo così i clienti potranno inserirlo direttamente in fase di prenotazione.

Nello screenshot qui sotto vedi un esempio del risultato finale. Una volta pronta la newsletter potrai pianificarne l’invio cliccando sul pulsante “Salva e pianifica”.

E chi ha già prenotato? È il momento di suggerire esperienze

Dopo aver predisposto le newsletter di nurturing e quelle per stimolare l’occupazione nelle settimane ancora libere, non dimenticarti di chi ha già prenotato un soggiorno ad agosto e arriverà a breve nella tua struttura ricettiva.

Questo è il momento migliore per suggerire esperienze e servizi extra che possano personalizzare il soggiorno e renderlo memorabile.

Puoi farlo con Smartconnect? Certo! 

In pochi minuti puoi inviare una newsletter automatica agli ospiti con prenotazione confermata per agosto, invitandoli a visitare il tuo Marketplace prima dell’arrivo in struttura. 

Il Marketplace - incluso nell’abbonamento a Smartconnect - è una pagina web personalizzata con logo e colori della tua struttura dove i tuoi ospiti possono esplorare e acquistare con un click servizi ed esperienze.

Chi ha già prenotato e sta aspettando di partire, è nella fase di maggiore progettualità: sta fantasticando sulla vacanza e ha ancora tempo per aggiungere dettagli al soggiorno. Inviare una newsletter personalizzata in questa fase ti permette di:

• Rendere l’esperienza più completa, offrendo spunti adatti a ogni tipologia di ospite (famiglia, coppia, sportivi, amanti del relax)
• Aumentare il valore medio della prenotazione senza sconti, semplicemente proponendo extra già presenti nella tua offerta
• Ridurre le richieste last minute alla reception, perché molte attività vengono già prenotate online
• Mostrare attenzione e cura, rafforzando il legame con l’ospite ancor prima del suo arrivo

Quando inviarla?

Il momento giusto fa la differenza. Se mandi l’email troppo presto, l’ospite potrebbe dimenticarsene. Troppo tardi, e non avrà più il tempo per decidere o organizzarsi.

Il consiglio? Inviala tra 10 e 15 giorni prima dell’arrivo:

• È abbastanza vicino alla data del soggiorno da far salire l’entusiasmo
• È abbastanza lontano da lasciare il tempo di scegliere e prenotare eventuali servizi
• Ti consente, se lo desideri, di inviare un secondo promemoria qualche giorno prima dell’arrivo, magari con i dettagli pratici (orari, parcheggio, meteo previsto)

Come hai visto, l’email marketing ti aiuta a riempire le camere, ma non solo: è una leva strategica per comunicare meglio, fidelizzare gli ospiti e valorizzare ogni fase della relazione — prima, durante e dopo il soggiorno.

Con Smartconnect, il software CRM ed Email marketing automation di Smartness, puoi farlo in modo completamente automatico.

E non è tutto: utilizzando l’intera piattaforma Smartness, puoi implementare una strategia integrata in pochi click.

Dynamic pricing, marketing, upselling, guest communication e analisi di mercato: tutto in un unico ecosistema pensato per aiutarti a crescere, senza complicarti la vita.

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