Überbuchung (Overbooking)

Überbuchung (Overbooking) bezeichnet die bewusste Strategie, für einen bestimmten Zeitraum mehr Zimmer zu verkaufen, als im Hotel physisch verfügbar sind. Ziel ist es, erwartete Stornierungen, Änderungen oder das Nichterscheinen von Gästen auszugleichen, um die Auslastung möglichst hoch zu halten.

Warum ist Überbuchung wichtig für Hotels?

Auf den ersten Blick wirkt das Konzept der Überbuchung riskant. Warum sollte ein Hotel Zimmer verkaufen, die es gar nicht hat? Die Antwort liegt in der Natur des Reisemarktes: Eine Buchung ist nicht immer gleichbedeutend mit einer tatsächlichen Anreise.

Gäste ändern ihre Pläne, stornieren kurzfristig, verpassen Flüge oder erscheinen einfach nicht. Wenn ein Hotel exakt so viele Zimmer verkauft, wie es Türen hat, können diese natürlichen Ausfälle dazu führen, dass Zimmer leer bleiben. Ein leerstehendes Zimmer ist eine "verderbliche" Ware – der Umsatz für diese Nacht ist in der Regel nicht nachholbar.

Überbuchung ist daher kein Fehler, sondern ein Instrument des Revenue Managements. Sie dient dazu, den sogenannten „Wash“ auszugleichen, also die Differenz zwischen den gebuchten Zimmern und den Gästen, die tatsächlich anreisen.

Für Hotels kann eine kontrollierte Überbuchungsstrategie aus zwei Gründen besonders hilfreich sein:

• Umsatzabsicherung: durch eine realistisch kalkulierte Überbuchung die Chance erhöhen, dass trotz Absagen möglichst viele Zimmer belegt sind, was sich in Kennzahlen wie RevPAR widerspiegeln kann
• Planungssicherheit: bei flexiblen Stornierungsbedingungen das Risiko von Leerstand tendenziell abfedern, ohne sich ausschließlich auf Glück oder Last-Minute-Nachfrage zu verlassen

Natürlich erfordert diese Strategie Balance. Zu viel Überbuchung kann dazu führen, dass Gäste in andere Hotels umgebucht werden müssen. Zu wenig Überbuchung lässt Potenzial ungenutzt. Die Kunst liegt darin, anhand von Daten einen Bereich zu finden, in dem das operative Risiko überschaubar bleibt.

Was ist eine typische Überbuchungsquote in Hotels?

Die optimale Quote hängt stark von der Größe des Betriebs, der Gästestruktur und der Saison ab.

Große Kettenhotels arbeiten oft mit höheren Überbuchungsquoten, da sie über eine große Zimmeranzahl verfügen. Wenn in einem Hotel mit 500 Zimmern zwei Gäste umgebucht werden müssen, ist das prozentual weniger spürbar und operativ häufig leichter zu lösen.

Für unabhängige, kleinere Unterkünfte sieht die Realität anders aus. Hier hat jede einzelne Überbuchung ein deutlich höheres Gewicht. Wenn Sie bei 20 Zimmern zwei Zimmer überbuchen und alle Gäste anreisen, betrifft das 10 Prozent Ihrer Belegung.

Daher verhalten sich unabhängige Hoteliers oft konservativer. Typische Verhaltensmuster sind:

• Vermeidung: Überbuchungen technisch möglichst komplett zu unterbinden, aus Sorge vor negativen Bewertungen oder dem Stress einer Umbuchung vor Ort
• Saisonale Anpassung: in Zeiten extrem hoher Nachfrage (Messen, Events) Überbuchung häufig zu reduzieren oder auszusetzen, weil No-Shows tendenziell seltener werden können
• Segmentabhängigkeit: je nach Gästetyp unterschiedlich zu kalkulieren, da sich Storno- und No-Show-Muster zwischen Geschäfts- und Freizeitreisenden oft unterscheiden

In der Praxis bedeutet das: Eine sinnvolle Quote basiert auf Ihren eigenen historischen Daten. Wenn Sie wissen, dass im Durchschnitt 5 Prozent Ihrer Buchungen kurzfristig ausfallen, können 2 bis 3 Prozent Überbuchung je nach Haus und Zeitraum ein vorsichtiger Ausgangspunkt sein.

Wie wird die Überbuchungskapazität berechnet?

Um kalkulierte Risiken einzugehen, müssen Sie wissen, wie viele Zimmer Sie über die physische Kapazität hinaus verkaufen können. Dies basiert auf einer Prognose der Ausfälle.

Die Formel zur Berechnung der verfügbaren Kapazität lautet:

Verfügbare Buchungskapazität = (Gesamtzimmerzahl − Out-of-Order Zimmer) + prognostizierte Stornierungen & No-Shows

Beispiel:

Stellen Sie sich vor, Ihr Hotel hat 50 Zimmer.

• Aktuell ist 1 Zimmer wegen Reparaturen gesperrt (Out-of-Order).
• Physisch verfügbar sind also 49 Zimmer.
• Ihre Erfahrungswerte zeigen, dass an einem typischen Wochentag 4 Buchungen kurzfristig storniert werden oder die Gäste nicht erscheinen.

Die Rechnung lautet:
(50 − 1) + 4 = 53

Das bedeutet: Sie könnten in diesem Beispiel erwägen, Buchungen für bis zu 53 Zimmer anzunehmen. Obwohl Sie nur 49 Zimmer haben, gehen Sie auf Basis Ihrer Daten davon aus, dass durch die prognostizierten 4 Ausfälle voraussichtlich ungefähr 49 Gäste anreisen.

Was passiert, wenn ein Gast nicht untergebracht werden kann?

Trotz bester Planung kann der Fall eintreten, dass alle Gäste anreisen und kein Zimmer mehr frei ist. In der Hotellerie spricht man hier vom „Walk“ (Walking a Guest). Dies ist der kritischste Moment einer Überbuchungsstrategie, da er direkten Einfluss auf die Gästezufriedenheit und Ihre Reputation haben kann.

Der Umgang mit dieser Situation entscheidet darüber, ob Sie einen Gast dauerhaft verlieren oder die Situation professionell lösen. Folgende Aspekte sind dabei zentral:

• Rechtliche und moralische Verantwortung: je nach Markt und Vertragslage kann eine bestätigte Reservierung bedeuten, dass das Hotel eine gleichwertige oder bessere Alternative organisieren muss
• Kompensation und Kosten: häufig übernimmt das Hotel zumindest die erste Nacht in der Ersatzunterkunft, den Transport dorthin und je nach Situation weitere Aufwände
• Auswahl des Gastes: sorgfältig abzuwägen, wen man im Ausnahmefall umsetzt, da Stammgäste, VIPs oder Familien oft besonders sensibel reagieren und operative Einschränkungen haben

Eine klare Policy für diesen Fall schützt Ihr Team vor Überforderung und gibt Sicherheit im Umgang mit dem Gast.

Wie hängt Überbuchung mit anderen Hotel-KPIs zusammen?

Überbuchung ist kein isolierter Wert, sondern steht in Wechselwirkung mit anderen Leistungskennzahlen Ihres Hotels. Die wichtigsten Zusammenhänge sind:

• Auslastung: ohne strategische Überbuchung bleibt die tatsächliche Auslastung in der Praxis oft unter 100 Prozent, weil kurzfristige Absagen kaum vollständig vermeidbar sind
• RevPAR (Revenue per Available Room): wenn weniger Zimmer leer bleiben, kann sich das positiv auf den RevPAR auswirken
• Cost of Walk (Umbuchungskosten): bei zu aggressiver Überbuchung können Kosten für Ersatzunterkünfte und Entschädigungen steigen, weshalb eine Strategie diese Effekte mit berücksichtigen sollte

Welche Faktoren beeinflussen die Überbuchungsstrategie?

Ob und wie stark Sie überbuchen sollten, hängt von verschiedenen internen und externen Faktoren ab. Besonders relevant sind:

• Stornierungsbedingungen: je strenger die Richtlinien (z. B. „Non-Refundable“), desto geringer ist häufig die Storno-Wahrscheinlichkeit, während flexible Raten mehr Schwankung zulassen
• Gästesegmente: geschäftliche Reisen können kurzfristiger umgeplant werden als Urlaubsreisen, und Gruppenbuchungen haben eigene Muster (z. B. Blockbuchungen mit späterer Reduktion)
• Aufenthaltsdauer: längere Aufenthalte sind operativ schwieriger „zu retten“, falls es zu einer Umbuchung kommt, während eine einzelne Nacht meist einfacher zu handhaben ist
• Events und Messen: während großer Veranstaltungen sind Alternativen in der Stadt oft teurer oder knapp, was das Risiko und die Kosten einer Umbuchung erhöht
• Herkunftsquelle der Buchung: OTA- und Direktbuchungen können unterschiedliche Storno- und No-Show-Raten aufweisen, unter anderem durch parallele Reservierungen auf Portalen

5 Strategien, um Überbuchungen im Hotel professionell zu steuern

Viele unabhängige Hoteliers fürchten Überbuchungen, weil sie oft ungewollt passieren – etwa durch technische Fehler. Der Schritt von der „versehentlichen“ zur „strategischen“ Überbuchung kann jedoch helfen, das Thema kontrollierter und planbarer zu machen.

Hier sind fünf Ansätze, wie Sie das Thema strukturiert angehen können:

1. Ungewollte Überbuchungen technisch ausschließen

Bevor Sie strategisch überbuchen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nicht versehentlich überbucht werden. Die Basis dafür ist ein moderner Channel Manager, der in Echtzeit arbeitet. Er verbindet Ihr PMS mit allen Buchungsplattformen. Sobald ein Zimmer auf einem Portal gebucht wird, sollte es kurz darauf auf allen anderen Kanälen entsprechend angepasst werden. Eine zuverlässige technische Infrastruktur unterstützt Sie dabei, Verfügbarkeiten konsistent zu halten.

2. Historische Daten für Prognosen nutzen

Bauchgefühl ist ein schlechter Ratgeber bei Überbuchungen. Nutzen Sie stattdessen die Daten aus Ihrem PMS. Prüfen Sie vergleichbare Zeiträume in der Vergangenheit: Wie viele No-Shows hatten Sie an Wochentagen im November letzten Jahres? Wenn die Daten regelmäßig Ausfälle zeigen, können Sie konservativ beginnen und die Überbuchungsgrenze schrittweise feinjustieren.

3. Den „Walk“ professionell vorbereiten

Eine Umbuchung sollte kein Panikmoment sein. Bereiten Sie Ihr Team auf den Ernstfall vor. Schließen Sie Partnerschaften mit vergleichbaren Hotels in Ihrer direkten Umgebung und vereinbaren Sie gegenseitige Raten für Notfälle. Wenn der Fall eintritt, seien Sie transparent zum Gast, übernehmen Sie die notwendigen Kosten und bieten Sie eine angemessene Entschädigung an. Eine strukturierte Abwicklung wirkt in der Regel deutlich souveräner als Improvisation.

4. Gästekommunikation zur Validierung nutzen

Sie können das Risiko von No-Shows reduzieren, indem Sie kurz vor der Anreise mit dem Gast kommunizieren. Automatisierte Nachrichten über Messaging-Apps wie WhatsApp können hierfür ein praktisches Mittel sein. Antwortet der Gast auf eine Willkommensnachricht, ist das häufig ein gutes Signal für die tatsächliche Anreise. Reagiert der Gast auf keinerlei Kontaktversuche, kann das auf Unsicherheit hindeuten und Ihnen bei der Planung zusätzliche Orientierung geben.

5. Differenzierte Strategien für Zimmerkategorien

Konzentrieren Sie Ihre Überbuchungsstrategie auf die Einstiegskategorien. Bei Standardzimmern ist das Risiko oft geringer, da Sie im Notfall eher ein Upgrade in eine höhere Kategorie anbieten können. Das kostet Sie möglicherweise den potenziellen Mehrpreis der besseren Kategorie, kann die Situation für den Gast aber spürbar entspannen. Vorsicht ist bei Ihren höchsten Kategorien geboten, da hier in der Regel kein Upgrade-Puffer mehr besteht.