Rome Estate
Smartpms ci risparmia 2 giorni di lavoro al mese, mentre Smartchat Ultra ci ha risolto il servizio clienti: gestiscono in autonomia oltre 200 interazioni al giorno tra chat e telefonate.
Ostia (Roma)
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Contesto
Rome Estate è una società di property management nata nel 2024 e attiva principalmente sul Lido di Ostia, con alcune proprietà situate anche a Fiumicino.
In poco più di un anno l’azienda è passata da 7 a 25 appartamenti gestiti, una crescita rapida che ha richiesto di strutturare le operazioni in modo solido fin da subito, per snellire i processi e ridurre il tempo dedicato alla gestione.
La richiesta
All’inizio dell’attività Rome Estate utilizzava un software gestionale che però, con la crescita rapida del numero di appartamenti, ha iniziato a mostrare limiti operativi importanti.
La criticità più evidente riguardava la gestione del Revenue share, poiché il gestionale utilizzato non offriva un sistema agile per il calcolo delle commissioni.
A questo si è aggiunta la necessità di ottimizzare la comunicazione con gli ospiti. Nei periodi di picco Rome Estate si trova a gestire più 100 prenotazioni in parallelo in un mese, con un volume elevato di chat e telefonate difficile da sostenere internamente.
In questo contesto, Rome Estate aveva due esigenze:
- adottare un software gestionale più completo, in grado di offrire maggiori funzionalità e automazioni specifiche per il property management
- trovare una soluzione scalabile per il servizio clienti, capace di gestire i picchi di richieste senza appesantire il team.
La soluzione
Per rispondere alle esigenze emerse con la crescita, Rome Estate decide di riorganizzare la propria operatività adottando Smartpms come nuovo software gestionale e il servizio Smartchat Ultra per la gestione del servizio clienti.
Smartpms: commissioni sotto controllo, processi semplificati
La funzionalità che ha più influenzato Rome Estate nella scelta di Smartpms è stata la gestione automatica del Revenue share, che consente di configurare in modo dettagliato le caratteristiche di ogni proprietà e di calcolare automaticamente le commissioni spettanti.
Questo ha permesso di eliminare completamente il lavoro manuale su Excel e di ridurre il rischio di errori legati a estrazioni e lavorazioni ripetitive.
Allo stesso tempo, il Portale proprietari permette ai proprietari degli appartamenti di accedere in autonomia a ricavi, commissioni e disponibilità, migliorando la trasparenza e riducendo le richieste dirette verso il team.
“Dovevo calcolare tutte le commissioni a mano: utilizzavo Excel e ci lavoravo almeno due giorni al mese, con il rischio di fare errori. Ora invece è tutto automatico, non posso più perdermi estrazioni o lavorazioni. Di Smartpms preferisco anche la velocità nello scarico dei dati e la sezione di reportistica, che mi permette di monitorare con più precisione occupazione e revenue”
Accanto alla gestione delle commissioni, Smartpms viene scelto anche per la sua capacità di centralizzare e semplificare altre attività operative fondamentali.
- Housekeeping più strutturato
Grazie alla possibilità di creare utenti dedicati per le diverse ditte di pulizia, Rome Estate ha reso i fornitori più autonomi e migliorato il controllo delle attività. - Burocrazia semplificata
L’integrazione diretta con AlloggiatiWeb e ISTAT e la gestione del self check-in hanno permesso a Rome Estate di eliminare un software esterno che in precedenza veniva utilizzato per questi adempimenti, riducendo costi e complessità operativa.
Smartchat Ultra: servizio clienti rapido e di qualità
Per affrontare il secondo nodo critico, la comunicazione con gli ospiti, Rome Estate affianca a Smartpms anche il servizio Smartchat Ultra.
Il team Smartness gestisce chat e telefonate nella fascia oraria 8.30–22, mantenendo Rome Estate interno costantemente aggiornato sugli interventi operativi necessari.
L’introduzione di Smartchat Ultra ha permesso a Rome Estate non solo di eliminare il tempo dedicato alla gestione diretta di chat e telefonate, ma anche di riorganizzare il team precedentemente impiegato nel servizio clienti, con un conseguente risparmio di costi operativi.
“Secondo me quando arrivi oltre le tre proprietà è assolutamente necessario avere dei software a supporto, fosse anche solo per automatizzare tutta la parte di burocrazia e contabilità. Io poi faccio anche un altro lavoro oltre al property management e per me Smartness è un partner indispensabile.”
I risultati
Grazie all’adozione di Smartpms e Smartchat Ultra, Rome Estate ha potuto strutturare le proprie operazioni in modo più efficiente, supportando la crescita senza aumentare il carico di lavoro interno.
Commissioni: 2 giorni di lavoro al mese eliminati
L’automazione del Revenue share ha eliminato il calcolo manuale delle commissioni, permettendo un risparmio di circa due giorni di lavoro al mese e riducendo il rischio di errori.
Servizio clienti: 202 interazioni al giorno gestite
Dall’attivazione, Smartchat Ultra ha gestito oltre 15.000 interazioni complessive tra messaggi e telefonate, con una media di 202 richieste al giorno. Questo ha permesso a Rome Estate di ridurre i costi operativi legati al servizio clienti,
Inoltre, il tempo medio di attesa per ricevere risposta si è ridotto a soli 11 secondi, aumentando soddisfazione degli ospiti e reputazione della struttura.
“Noi arriviamo anche a 100 prenotazioni in parallelo in un mese e i contatti sono tanti. Quindi il servizio di Smartchat Ultra per noi è indispensabile: il team gestisce telefonate e messaggi, mentre noi veniamo aggiornati tempestivamente per eventuali interventi fisici necessari. Ora ci basta solo una persona che fa da supervisore al servizio clienti. Per il futuro ci aspettiamo di migliorare ancora l’operatività, con l'obiettivo di destinare quella persona ad attività a maggior valore aggiunto”.
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