Cost per Available Room (CPAR)

Der Cost per Available Room (CPAR) ist eine Kennzahl, die die durchschnittlichen Kosten für jedes verfügbare Zimmer in einem Zeitraum abbildet. Der Wert kann als Untergrenze für die Preisgestaltung dienen und zeigt, welche Kosten gedeckt werden müssen, um den Hotelbetrieb aufrechtzuerhalten.

Warum ist der Cost per Available Room wichtig für Hotels?

Der CPAR kann als finanzieller Kompass für Ihre Preisstrategie dienen und dabei helfen, Entscheidungen rund um Kosten, Raten und Kapazitäten strukturierter zu treffen. Während Kennzahlen wie die ADR (Average Daily Rate) den Umsatz beleuchten, richtet der CPAR den Fokus auf die Kostenseite.

Für Unterkünfte ist das Verständnis dieser Kennzahl aus mehreren Gründen relevant.

Erstens kann der CPAR dabei helfen, einen Break-even-Orientierungswert auf Zimmerebene abzuleiten. Wenn Sie Raten für spezielle Angebote oder One-Night-Deals festlegen, ist es sinnvoll zu prüfen, ob diese unter Ihrem CPAR liegen. Ein Zimmer unter diesem Wert zu verkaufen kann bedeuten, dass zwar ein Teil der variablen Kosten (z. B. Wäsche) abgedeckt ist, aber weniger Spielraum für die Fixkosten bleibt. Über längere Zeiträume kann das die Wirtschaftlichkeit belasten.

Zweitens unterstützt der CPAR die Überwachung der betrieblichen Effizienz und des Bestandsmanagements. Oft verursachen wenige ineffiziente Prozesse oder Kostenstellen einen großen Anteil unnötiger Ausgaben. Ein steigender CPAR bei gleichbleibendem Angebot kann ein Hinweis darauf sein, dass in bestimmten Bereichen Handlungsbedarf besteht.

Der CPAR setzt sich im Wesentlichen aus zwei Kostenblöcken zusammen:

• Fixkosten: fallen unabhängig von der Belegung an, z. B. Pacht, Gehälter der Festangestellten, Software-Lizenzen und Versicherungen
• Variable Kosten: entstehen im Zusammenhang mit der Bereitstellung und Nutzung von Zimmern, z. B. Energieanteile, Verbrauchsmaterialien und Instandhaltung

Wer seinen CPAR kennt, kann die Preisgestaltung in vielen Fällen nachvollziehbarer kalkulieren und vermeidet eher, Rabatte zu setzen, die die Kostenstruktur unnötig unter Druck setzen.

Was ist ein typischer Cost per Available Room in Hotels?

Es gibt keinen universellen Richtwert für den CPAR, da dieser stark von der Art der Unterkunft, der Lage und dem gebotenen Servicelevel abhängt. Ein Vergleich von Raten und Kostenstrukturen ist meist nur innerhalb ähnlicher Kategorien sinnvoll.

Ein Full-Service-Hotel in einer Metropole mit 24-Stunden-Rezeption und Wellnessbereich hat in der Regel einen höheren CPAR als ein stärker automatisiertes Apartmenthaus auf dem Land. Die Kostenstruktur variiert je nach Geschäftsmodell deutlich.

Folgende Faktoren gehen typischerweise mit einem höheren CPAR einher:

• Historische Bausubstanz: erhöht häufig den Aufwand für Instandhaltung und Energie
• Zentrale Stadtlage: kann zu höheren Immobilienkosten oder Pachtzinsen führen
• Umfangreiche Serviceleistungen: erfordern oft mehr Personaleinsatz, was die Fixkosten anheben kann

Im Gegensatz dazu weisen folgende Betriebe oft einen niedrigeren CPAR auf:

• Automatisierte Betriebe: reduzieren häufig den Bedarf an dauerhaft besetzter Rezeption und können Personalkosten senken
• Ländliche Lage: ist oft mit geringeren Grund- und Immobilienkosten verbunden
• Saisonale Anpassungen: können Fixkosten in der Nebensaison teilweise reduzieren, wenn Bereiche gezielt geschlossen werden

Vergleichen Sie Ihren CPAR idealerweise mit Ihrer eigenen historischen Performance. Steigt der Wert, ohne dass Sie Qualität oder Service ausbauen, kann das auf ineffiziente Abläufe oder Kostenverschiebungen hindeuten.

Wie berechnet man den Cost per Available Room?

Die Berechnung des CPAR erfordert eine saubere Erfassung aller Betriebskosten sowie eine korrekte Bestimmung der verfügbaren Zimmernächte.

Um die verfügbaren Zimmer korrekt zu ermitteln, ziehen Sie Zimmer, die wegen Wartung oder Reparaturen gesperrt sind (Out of Order), von der Gesamtkapazität ab.

Die Formel lautet:

CPAR = Gesamte Betriebskosten ÷ (Verfügbare Zimmernächte im Zeitraum)

Ein einfaches Rechenbeispiel:

Angenommen, Sie betreiben ein Hotel mit 20 Zimmern im Monat Juni (30 Tage). Zwei Zimmer waren für 5 Tage wegen Renovierung gesperrt (2 Zimmer × 5 Tage = 10 Zimmernächte nicht verfügbar).

• Gesamtkapazität: 20 Zimmer × 30 Tage = 600 Zimmernächte
• Verfügbare Zimmernächte: 600 − 10 = 590
• Gesamte Betriebskosten im Juni: 45.000 Euro

Die Berechnung lautet:
45.000 Euro ÷ 590 = 76,27 Euro

Das bedeutet: Jedes verfügbare Zimmer verursacht im Juni rechnerisch 76,27 Euro Kosten pro Nacht, um bereitgestellt zu werden.

Wie hängt CPAR mit anderen Hotel-KPIs zusammen?

Der CPAR steht nicht isoliert, sondern sollte im Kontext anderer Kennzahlen betrachtet werden, um ein vollständigeres Bild der Wirtschaftlichkeit zu erhalten.

Hier sind die wichtigsten Unterschiede und Zusammenhänge zu verwandten KPIs:

• CPOR (Cost per Occupied Room): Während der CPAR alle verfügbaren Zimmer betrachtet, misst der CPOR nur die Kosten für tatsächlich verkaufte Zimmer. Er fokussiert sich häufig stärker auf Kosten, die mit der Belegung variieren (z. B. Housekeeping, Wäsche und Gästeverbrauchsartikel). Wenn die Auslastung sinkt, bleibt der CPAR aufgrund der Fixkosten häufig relativ stabil, während der CPOR rechnerisch steigen kann, weil Fixkosten auf weniger belegte Zimmer verteilt werden.
• LPAR (Labor Cost per Available Room): Diese Kennzahl isoliert die Personalkosten pro verfügbarem Zimmer. Da Personal in vielen Betrieben einen großen Kostenblock darstellt, kann LPAR dabei helfen, die Dienstplanung und den Personaleinsatz besser einzuordnen. Ein hoher LPAR kann auf Überkapazitäten zu bestimmten Zeiten hindeuten.
• RevPAR (Revenue per Available Room): Der RevPAR ist das Gegenstück zum CPAR auf der Einnahmenseite. In der Praxis wird häufig angestrebt, dass der RevPAR im Zeitverlauf über dem CPAR liegt, um einen positiven operativen Beitrag zu erzielen. Die Differenz kann als vereinfachte Näherung dienen, um den operativen Spielraum pro verfügbarem Zimmer zu verstehen (in der Logik von GOPPAR – Gross Operating Profit per Available Room).

Welche Faktoren beeinflussen den Cost per Available Room?

Der CPAR wird von sämtlichen Ausgaben in Ihrer Gewinn-und-Verlust-Rechnung beeinflusst. Einige Bereiche haben jedoch oft einen besonders großen Hebel auf die Kostenstruktur.

Die folgenden Faktoren wirken sich häufig stark auf den CPAR aus:

• Personalkosten: machen in vielen Betrieben einen der größten Kostenblöcke aus; ineffiziente Dienstpläne oder manuelle Prozesse können diese Kosten erhöhen
• Housekeeping-Effizienz: beeinflusst den Zeitaufwand pro Zimmer sowie Kosten für Reinigungsmittel und Wäsche; fehlende Standards oder ungünstige Laufwege können den Aufwand steigern
• Energiekosten: fallen als Grundlast an, auch wenn Zimmer leer stehen; schlechte Isolierung oder veraltete Technik können den Fixkostenanteil erhöhen
• Immobilienkosten: definieren als Miete, Pacht und Instandhaltung oft den Sockelbetrag des CPAR
• Technologie und Software: fließen über PMS, Channel Manager und weitere Tools in die Kosten ein; sinnvoll eingesetzt kann Technologie Prozesse vereinfachen und den Personaleinsatz besser planbar machen

5 Strategien, um den Cost per Available Room im Hotel zu senken

Den CPAR zu senken kann dazu beitragen, die Kostenstruktur zu verbessern und mehr Spielraum in der Preisgestaltung zu schaffen. Ziel ist dabei in der Regel nicht, Qualität zu reduzieren, sondern operative Verschwendung zu verringern.

1. Manuelle Routineaufgaben automatisieren

Ein häufig wirksamer Hebel zur Senkung des CPAR ist die Reduzierung manueller Arbeitszeit. Wenn qualifizierte Mitarbeitende viele Stunden mit Dateneingabe, wiederkehrender E-Mail-Kommunikation oder Check-in-Schritten verbringen, kann das die Personalkosten unnötig erhöhen. Ein integriertes System kann Aufgaben wie Gästekommunikation, Meldewesen und Zahlungsabwicklung teilweise automatisieren. Dadurch entsteht oft mehr Zeit für Tätigkeiten mit direktem Gästebezug, und der Personaleinsatz pro verfügbarer Einheit lässt sich häufig besser steuern.

2. Energieeffizienz und Smart-Room-Steuerung nutzen

Energiekosten sind in vielen Häusern ein wesentlicher Treiber der Fixkosten. Investitionen in Steuerungstechnik können sich im CPAR bemerkbar machen, wenn sie den Verbrauch in leerstehenden oder wenig genutzten Bereichen reduzieren. Smarte Thermostate und Beleuchtungssysteme, die Belegungssignale berücksichtigen, helfen dabei, Energieverschwendung zu verringern. Wenn Heizung und Licht in leeren Zimmern automatisch heruntergeregelt werden, kann die Grundlast des Gebäudes sinken.

3. Wartung präventiv steuern

Reaktive Reparaturen sind häufig teurer als geplante Instandhaltung. Ein Ausfall der Klimaanlage im Hochsommer kann teure Notdiensteinsätze erfordern und im Einzelfall auch dazu führen, dass Zimmer zeitweise nicht verfügbar sind (Out of Order). Digitale Wartungspläne helfen, Intervalle einzuhalten und Probleme früher zu erkennen, bevor sie eskalieren. Das kann Verfügbarkeiten stabilisieren und Kosten besser planbar machen.

4. Verträge und Abos konsolidieren

Viele Betriebe sammeln über die Jahre eine Vielzahl an Dienstleistungsverträgen und Software-Abos an, die nicht immer optimal genutzt werden. Eine regelmäßige Überprüfung laufender Kosten kann Einspar- und Vereinfachungspotenziale sichtbar machen. Der Wechsel von vielen isolierten Einzellösungen zu einer stärker integrierten Plattform kann Lizenzkosten und Abstimmungsaufwand reduzieren.

5. Personalplanung datengestützt optimieren

Starre Dienstpläne führen häufig zu Leerlaufzeiten, in denen Personal eingeplant ist, obwohl der Bedarf gering ist. Das kann den LPAR erhöhen und sich entsprechend im CPAR widerspiegeln. Nutzen Sie Daten aus Ihrem PMS, um Auslastungsmuster besser zu verstehen und Personalbedarf fundierter zu planen. Flexible Arbeitszeitmodelle und Cross-Training – bei dem Mitarbeitende mehrere Bereiche abdecken können – können dabei helfen, Arbeitszeit passender einzusetzen und die Kostenstruktur effizienter zu gestalten.