Rome Estate

Hintergrund

Rome Estate ist ein Property-Management-Unternehmen, das 2024 gegründet wurde und hauptsächlich am Lido di Ostia tätig ist, mit weiteren Unterkünften in Fiumicino.
Innerhalb eines Jahres wuchs das Portfolio von 7 auf 25 Ferienwohnungen – ein schneller Anstieg, der strukturierte Prozesse und eine effiziente Organisation von Anfang an notwendig machte, um die Verwaltung schlank zu halten.

Herausforderung

Zu Beginn arbeitete Rome Estate mit einer einfachen Verwaltungssoftware, die jedoch mit dem Wachstum schnell an ihre Grenzen stieß – insbesondere bei der Abrechnung von Provisionsmodellen (Revenue Share), da sich Provisionen nur umständlich berechnen ließen.

Gleichzeitig wuchs der Kommunikationsaufwand mit den Gästen: In Spitzenzeiten muss das Team über 100 Buchungen parallel betreuen, mit einem hohen Volumen an Nachrichten und Anrufen, das intern kaum zu bewältigen war.

Die Anforderungen waren klar:

• ein professionelles PMS mit mehr Funktionen und Automatisierungen für das Property Management
• eine skalierbare Lösung für den Gästeservice, die auch bei hohem Anfragevolumen zuverlässig funktioniert

Lösung

Um den neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat Rome Estate zwei Lösungen von Smartness eingeführt:
Smartpms als zentrales Verwaltungssystem und Smartchat Ultra für die vollständige Auslagerung des Gästeservice.

Smartpms: Provisionsabrechnung automatisiert, Prozesse zentralisiert

• Die automatische Verwaltung des Revenue Share war das wichtigste Entscheidungskriterium: Provisionen lassen sich individuell pro Unterkunft konfigurieren und automatisch berechnen.
• Manuelle Excel-Listen entfallen vollständig: Das spart zwei Arbeitstage pro Monat und senkt das Fehlerrisiko.

Über das Eigentümer-Portal haben die Wohnungsbesitzer jederzeit Zugriff auf Einnahmen, Provisionen und Verfügbarkeiten, ohne dass Rückfragen beim Team landen.

Zusätzlich zentralisiert Smartpms wichtige Aufgaben:

• Housekeeping strukturiert verwalten: Eigene Nutzerzugänge für Reinigungsfirmen machen Abläufe transparenter und effizienter.
• Bürokratie vereinfacht: Die direkte Anbindung an Behördenportale und die automatisierte Verwaltung von Self Check-ins ermöglicht den Verzicht auf zusätzliche Software – das spart Kosten und reduziert Komplexität.

Smartchat Ultra: Skalierbarer Gästeservice mit persönlichem Touch

Um den steigenden Kommunikationsaufwand zu bewältigen, nutzt Rome Estate den Service Smartchat Ultra:
Das Team von Smartness übernimmt Chat- und Telefonanfragen täglich zwischen 8:30 und 22:00 Uhr und hält das interne Team bei Bedarf über notwendige Maßnahmen vor Ort informiert.

• Rome Estate konnte so die Bearbeitung von Nachrichten und Anrufen vollständig auslagern
• interne Ressourcen wurden neu strukturiert und Kosten im Gästeservice reduziert

Ergebnisse

Durch den Einsatz von Smartpms und Smartchat Ultra konnte Rome Estate seine Abläufe deutlich effizienter gestalten und das Unternehmenswachstum vorantreiben, ohne die interne Belastung zu erhöhen.

Provisionsabrechnung: 2 Tage Arbeitszeit pro Monat eingespart

Dank der automatisierten Verwaltung des Revenue Share entfallen manuelle Berechnungen vollständig. Das spart dem Team rund zwei volle Arbeitstage im Monat und reduziert gleichzeitig das Fehlerrisiko erheblich.

Kundenservice: 202 Interaktionen pro Tag übernommen

Seit der Aktivierung hat Smartchat Ultra über 15.000 Interaktionen mit Gästen übernommen – im Schnitt 202 Anfragen pro Tag, per Chat oder Telefon. Das entlastet das interne Team spürbar und senkt die Betriebskosten für den Gästeservice.

Gleichzeitig konnte die durchschnittliche Reaktionszeit bei Anrufen auf nur 11 Sekunden gesenkt werden, was sowohl die Zufriedenheit der Gäste als auch das Image des Unternehmens verbessert hat.