Rently House
Mit Smartpms konnte ich alle anderen Tools ersetzen, den Großteil der manuellen Abläufe automatisieren und mich darauf konzentrieren, mein Team zu koordinieren.
Cagliari, Italien
100
Hintergrund
Rently House ist ein Property-Management-Unternehmen, das 2021 von Laura Heintz auf Sardinien gegründet wurde. In nur vier Jahren ist das Unternehmen von 2 auf 100 verwaltete Immobilien gewachsen und hat sich auf das Premium- und Luxussegment spezialisiert.
Das Portfolio konzentriert sich vor allem auf die Costa Smeralda, umfasst aber auch Apartments und Objekte in Mailand, Venedig, Bergamo, Rom, Turin, Cagliari und Paris.
Parallel zur Anzahl der Einheiten ist auch die Organisationsstruktur von Rently House stark gewachsen. Heute koordiniert Laura Heintz ein Team von fünfzehn Personen, bestehend aus Verwaltungsteam und Local Managern. Dazu kommt ein Netzwerk externer Partner für Reinigung, Wartung und operative Abläufe vor Ort.
Herausforderung
Am Anfang kümmerte sich Laura Heintz persönlich um jeden Bereich des Unternehmens. Doch das schnelle Wachstum von Rently House machte bald deutlich, dass eine andere Struktur nötig war.
„Akquise, Check-ins, Bürokratie, Preise, Beziehungen zu den Eigentümern: Am Anfang war ich eine Art Mädchen für alles. Ich habe wichtige Aufgaben vergessen, zum Beispiel Verfügbarkeiten zu schließen, und das Ergebnis war, dass ich ständig Overbookings hatte. Damals war ich mit nur 10 Immobilien gestresster als heute mit 100. Mit der Zeit habe ich verstanden: Wenn man wachsen will, muss man delegieren. Sobald es möglich war, habe ich deshalb Mitarbeitende eingestellt und vor allem versucht, manuelle Prozesse zu automatisieren.“
Laura begann zunächst mit einem Channel Manager, der sich jedoch bald als wenig passend für ihre Anforderungen erwies.
„Es war ein sehr intuitiver Channel Manager, aber auch sehr einfach, mit wenigen Funktionen. Deshalb musste ich ihn mit zwei weiteren Tools ergänzen: eines für Gästemeldescheine und Kurtaxe, ein anderes für den Self-Check-in. Aber das war nicht die richtige Lösung für mich. Rently House wuchs weiter und ich hatte immer noch zu viel Handarbeit. Da wurde mir klar, dass ich das Tool wechseln musste.“
Lösung
Der Wechsel zu Smartness entstand genau aus diesem Bedarf.
Das erste Softwareprodukt, das Rently House einführte, war das All-in-one-Property-Management-System Smartpms. Ziel war es, alle zentralen Aufgaben der Verwaltung in einer einzigen Umgebung zu bündeln: Reservierungen, Gästeregistrierung, Bürokratie, Self-Check-in, Housekeeping, Teamzugänge und Transparenz für Eigentümer.
„Mit Smartpms konnte ich alle anderen Tools ersetzen, den Großteil der manuellen Abläufe automatisieren und mich darauf konzentrieren, die Arbeit meines Teams zu überwachen. Auch die Eigentümer sind zufriedener: Über das Eigentümerportal können sie alles sehen, die Immobilie kontrollieren, wann sie belegt ist, wann sie frei ist, den Preis und die Daten.“
Nach Smartpms implementierte Rently House auch die dynamische Preissoftware Smartpricing.
Ziel war es, die Rentabilität jeder einzelnen Unterkunft zu maximieren, tägliche manuelle Preisänderungen zu vermeiden und das Fehlerrisiko zu reduzieren.
„Am Anfang habe ich mich auch selbst um die Preise gekümmert. Dann habe ich es delegiert, aber es blieb trotzdem eine eher amateurhafte Verwaltung, und allein daran zu denken, war lästig. Wenn man vergaß, den Preis für einen Tag zu ändern, wurde die Unterkunft an diesem Tag entweder gar nicht vermietet oder zum falschen Preis.
Smartpricing hat uns geholfen, weil es sofort begonnen hat, die Preise sehr präzise zu optimieren. Das bedeutet, dass wir schon im ersten Jahr der Nutzung einen sehr guten Anstieg bei Umsatz und Auslastung hatten. Mein Arbeitsaufwand hat sich reduziert, weil ich heute nur noch meinen Startpreis eingebe und prüfe, ob alles richtig eingestellt ist.“
Ergebnis
Innerhalb eines Jahres half Smartness Rently House dabei, den Umsatz um 36% und die Auslastung um 70% zu steigern. Darüber hinaus veränderte die Software die internen Prozesse grundlegend: Sie wurden flüssiger und konnten das Wachstum des Unternehmens deutlich besser tragen.
Mehr Zeit für Expansion
Durch die Automatisierung eines großen Teils der täglichen Abläufe mit Smartpms konnte Laura Heintz ihren Fokus von manuellen und wiederkehrenden Aufgaben auf strategischere Tätigkeiten für die Weiterentwicklung von Rently House verlagern.
„Heute greife ich nur noch ein, wenn mein Team bei komplexeren Situationen Unterstützung braucht. Die gewonnene Zeit nutze ich, um Rently House weiter auszubauen: durch die Akquise neuer Immobilien und neue Investitionsprojekte.“
Mehr Sichtbarkeit für die Immobilien
Für Laura Heintz zeigt sich der Wert von Smartpricing nicht nur im Umsatzwachstum. Täglich automatisch optimierte Preise bringen auch mehr Bewegung in die Inserate und erhöhen dadurch die Sichtbarkeit auf den Portalen.
„Wir wissen: Je öfter sich der Preis ändert, desto eher steigt das Inserat in den Suchergebnissen. Airbnb und Booking.com sehen dieses Inserat als interessant und aktiv und platzieren es deshalb weiter oben. Dadurch wird es auch häufiger gebucht.“
Ein Partner für weiteres Wachstum
Mit Smartness hat Rently House einen Partner gefunden, der ein wachsendes Modell mit vielen Einheiten, verteilten Teams und kontinuierlich neuen Immobilien unterstützen kann.
Das bedeutet: Das Unternehmen kann weiter skalieren, ohne jedes Mal Tools und Prozesse neu denken zu müssen.
„Sehr oft sucht man eine Software basierend auf der Anzahl der Einheiten, die man in diesem Moment hat. Mit Smartness habe ich verstanden, dass es besser ist, von Anfang an eine vollständige Software zu wählen. Mit der richtigen Unterstützung kann man von 10 auf 200 Immobilien wachsen, ohne sich Gedanken machen zu müssen, ob man alles aktualisieren oder neu organisieren muss.
Was ich außerdem schätze, ist der Support. Früher habe ich Tickets eröffnet und mehrere Tage gewartet. Heute weiß ich: Wenn ich eine Frage habe, kann ich sie schnell lösen.“
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Smartness hat uns empfohlen, komplett neu anzusetzen. Wir haben sofort Fortschritte gesehen, nicht nur finanziell. Von der Gästekommunikation bis zum Alltag hat sich alles verbessert.
Is Cheas
Die große Stärke von Smartresults ist, dass hier Fachleute im Einklang zusammenarbeiten. Sie haben sofort erkannt, was Is Cheas werden kann und welches Potenzial darin steckt.