Portofino Vacanze
Für alle, die ihren Direktbuchungsanteil steigern wollen, ist Smartpms ein unverzichtbar. Wir selbst liegen inzwischen bei 40 % direkten Buchungen übers Jahr.
Portofino, Italy
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Hintergrund
Portofino Vacanze ist ein Property-Management-Unternehmen, das Ferienapartments in Ligurien verwaltet, vor allem im Golf von Tigullio und an der Riviera di Levante.
Von Beginn an arbeitete das Team mit einem stark datengetriebenen Ansatz und einem klaren Ziel: die Anzahl der verwalteten Unterkünfte nachhaltig und schnell auszubauen und gleichzeitig die Zufriedenheit von Eigentümern und Gästen auf hohem Niveau zu halten.
Die Gäste sind überwiegend Leisure-Reisende, ergänzt durch einen soliden Business-Anteil in den Wintermonaten.
Seit 2022, dem Jahr, in dem Portofino Vacanze das All-in-One-System Smartpms und die dynamische Preissoftware Smartpricing eingeführt hat, wuchs das Portfolio von 30 auf 130 Einheiten, davon 30 allein im letzten Jahr.
Dieses Wachstum ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer datenbasierten Strategie.
Herausforderung
In den ersten Jahren, als das Unternehmen etwa dreißig Apartments verwaltete, wurden sämtliche Aufgaben manuell erledigt.
Doch um Umsatz und Portfolio schnell zu skalieren, erkannte Portofino Vacanze zwei zentrale Engpässe:
- Die Preisgestaltung, die zunehmend komplexer und zeitintensiver wurde
- Operative Abläufe, die verhinderten, dass sich das Team auf strategisches Wachstum konzentrieren konnte
„Unser Ansatz ist extrem datengetrieben. Deshalb suchten wir Lösungen, die es uns ermöglichen, Daten optimal zu nutzen und präzise Strategien darauf aufzubauen.“
Lösung
Um das dringendste Problem, die Preisgestaltung, zu lösen, führte Portofino Vacanze zunächst Smartpricing ein und kurz darauf Smartpms.
Die Entscheidung erwies sich schnell als richtig: Im Vergleich zu anderen getesteten PMS-Systemen bot Smartpms deutlich mehr Anpassungsmöglichkeiten und Flexibilität für die speziellen Anforderungen eines Property Managers.
„Jetzt, wo ich die Vorteile von Smartpms und Smartpricing kenne, würde ich rückblickend bereits mit nur 10 Einheiten damit starten. Smartpms passt perfekt zu meinen Anforderungen. Es ist ein Tool mit nahezu unbegrenztem Potenzial, das sich ständig weiterentwickelt. Die Integration mit dem Dynamic Pricing ist hervorragend — etwas, das viele andere Systeme so gar nicht bieten.“
Für Portofino Vacanze sind vor allem zwei Smartpms-Funktionen entscheidend für Zeitersparnis und Umsatz: die automatisierte Bürokratie, einschließlich des automatischen Versands der Gästemeldungen an die Behörden, sowie der zentrale Kalender, der jederzeit vollständige Übersicht über Preise und Buchungen bietet.
„Smartpms ist besonders wichtig, wenn man, wie wir, den Direktbuchungsanteil wirklich steigern möchte. Wir liegen bei 40 % direkten Jahresbuchungen. Aber selbst wenn nur jede dritte Buchung direkt wäre, diese manuell oder in Excel festzuhalten wäre komplett unrealistisch. Und selbst wenn man hauptsächlich mit OTAs arbeitet, hilft der einheitliche Kalender enorm, den Überblick zu behalten und die Arbeit zu organisieren — besonders bei vielen Objekten.“
Ergebnis
Durch die kombinierte Nutzung von Smartpms und Smartpricing konnte Portofino Vacanze die täglichen Abläufe stark beschleunigen, strukturieren und strategischer gestalten.
Der erste klar messbare Effekt zeigte sich im Arbeitsalltag: Dank der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und der dynamischen Preissteuerung spart das Team je nach Saison zwischen 8 und 20 Stunden pro Woche.
Zeit, die heute in Wachstum, Weiterbildung und tiefere Datenanalyse investiert wird.
Präzisere Strategien dank der Smartpms-Daten
Smartpms spielt auch für die Preisgestaltung eine zentrale Rolle.
Portofino Vacanze nutzt die Daten aus dem Channel Manager und den Smartpms-Reports, um die Preisstrategie in Smartpricing auszurichten und damit vollständig datenbasiert zu arbeiten.
Zwei Aspekte sind dabei besonders wichtig geworden:
1. Erstellung maßgeschneiderter Cluster auf Basis echter Leistungsdaten
Nach dreieinhalb Jahren Nutzung strukturierte Portofino Vacanze sein Portfolio neu und bildete Cluster, die direkt aus den Performance-Daten von Smartpms abgeleitet sind.
So lässt sich das Pricing-Setup im Algorithmus noch präziser auf die Unterschiede zwischen den einzelnen Apartment-Typologien abstimmen.
2. Analyse der Nachfrage nach Herkunftsländern und Optimierung des Minimum Stay
Smartpms liefert eine klare Übersicht über Herkunftsländer, Saisonalität, durchschnittliche Ausgaben und durchschnittliche Aufenthaltsdauer.
Diese Daten fließen in Smartpricing ein, um dynamische Minimum-Stay-Regeln deutlich genauer festzulegen.
Zum Beispiel ließ sich in der die Datenanalyse erkennen, dass der Mindestaufenthalt im vergangenen Frühjahr zu streng eingestellt war. Mit dieser Einsicht konnte die Strategie in Smartpricing gezielt angepasst werden.
Die Kombination aus Smartpms und Smartpricing hat für Portofino Vacanze den gesamten Management-Ansatz verändert. Heute kann das Team schnell testen, anpassen und optimieren, ohne die Kontrolle zu verlieren.
„Die beiden Tools zusammen haben es mir ermöglicht, wirklich strategisch zu arbeiten: zu experimentieren, Kurskorrekturen vorzunehmen und Entscheidungen auch kurzfristig zu optimieren. Das manuell abzubilden wäre unvorstellbar gewesen, eigentlich unmöglich.“
Gfell
Nur wer ehrlich arbeitet, hat eine Zukunft. Mit Smartpricing beobachten wir den Markt genau und finden den fairsten Preis – für uns und unsere Gäste.
San Vito Suites
Mit Smartpricing haben wir nicht nur unsere Umsätze gesteigert, sondern auch unsere Arbeitsprozesse optimiert. Das System ist einfach zu bedienen und liefert großartige Ergebnisse.