Nicht erstattbare Rate im Hotel: wann sich welcher Tarif wirklich lohnt

In vielen Hotels wird der Preisunterschied zwischen flexibler und nicht erstattbarer Rate einmal festgelegt und dann monatelang nicht mehr verändert. Oft sind es 10 %, manchmal 15 %, manchmal einfach der Standardwert aus dem Channel Manager.

Der Rabatt bleibt gleich, egal ob Hochsaison oder Nebensaison ist. Egal, ob der Gast sechs Monate oder zwei Tage vor Anreise bucht. Egal, ob Geschäftsreisende, Familien oder Kurzurlauber buchen.

Genau hier entsteht das Problem.

In Phasen hoher Nachfrage verschenken Sie Marge, weil Gäste wahrscheinlich auch mit einem kleineren Rabatt oder ohne nicht erstattbare Rate buchen würden. In nachfrageschwachen Zeiten kann der Rabatt dagegen zu niedrig sein, um wirklich zusätzliche Buchungen auszulösen.

Der Preisunterschied zwischen flexibler und nicht erstattbarer Rate ist also kein statischer Wert. Er sollte sich an Nachfrage, Vorlaufzeit, Stornorisiko und Gästesegment orientieren.

Wer ihn als feste Zahl behandelt, überlässt einen wichtigen Teil des Umsatzes dem Zufall.

Flexible und nicht erstattbare Rate im Vergleich

Die nicht erstattbare Rate gibt dem Hotel mehr Planungssicherheit. Der Gast erhält einen Preisvorteil und verzichtet im Gegenzug darauf, kostenfrei zu stornieren.

Die flexible Rate funktioniert anders: Der Gast zahlt mehr, behält aber die Möglichkeit, seine Buchung zu ändern oder zu stornieren. Das Hotel trägt dadurch ein höheres Stornorisiko.

Der wirtschaftliche Unterschied liegt also nicht nur im Preis. Es geht um die Verteilung von Risiko.

Bei der nicht erstattbaren Rate übernimmt der Gast das Risiko einer Planänderung. Bei der flexiblen Rate übernimmt das Hotel das Risiko, dass ein Zimmer nach einer Stornierung leer bleibt.

Deshalb sollte die Entscheidung für den richtigen Tarifmix nie nur aus Gästesicht betrachtet werden. Entscheidend ist, welcher Tarif in welcher Situation den besseren Ertrag bringt.

Eine klare Übersicht über Stornierungsbedingungen im Hotel hilft dabei, flexible und nicht erstattbare Tarife sauber voneinander abzugrenzen.

Wann die nicht erstattbare Rate die Marge erhöht

Die nicht erstattbare Rate lohnt sich vor allem dann, wenn das Stornorisiko gering und die Nachfrage gut planbar ist.

Das ist häufig in Phasen hoher Nachfrage der Fall, zum Beispiel während Messen, Feiertagen, Ferienzeiten oder regionalen Events. Wenn die Auslastung bereits hoch ist, hat ein nicht erstattbarer Tarif einen klaren Vorteil: Sie sichern Umsatz ab und reduzieren das Risiko kurzfristiger Stornierungen.

Auch kurze Vorlaufzeiten sprechen oft für die nicht erstattbare Rate. Wer wenige Tage vor Anreise bucht, hat meist konkrete Reisepläne. Die Wahrscheinlichkeit einer Stornierung ist in diesem Zeitraum oft niedriger als bei Buchungen, die mehrere Monate im Voraus eingehen.

Zusätzlich kann die nicht erstattbare Rate bei preissensiblen Leisure-Gästen sinnvoll sein. Gerade Urlaubsgäste, die früh planen und Angebote vergleichen, reagieren häufig auf einen klar sichtbaren Preisvorteil.

In diesen Fällen kann die nicht erstattbare Rate helfen, Umsatz zu sichern, Buchungen früher zu bestätigen und den Aufwand für Stornierungen zu reduzieren.

Wann die flexible Rate profitabler ist

Die flexible Rate kann wirtschaftlich sinnvoller sein, wenn Nachfrage unsicher ist oder sich kurzfristig noch verbessern kann.

Das gilt besonders in der Nebensaison. Wenn ein Gast storniert, kann das Zimmer unter Umständen erneut verkauft werden, vielleicht sogar zu einem besseren Preis, wenn die Nachfrage kurzfristig steigt. Diese Wiederverkaufschance fällt bei einer nicht erstattbaren Rate weg.

Auch bei Geschäftsreisenden ist Flexibilität oft entscheidend. Termine ändern sich, Meetings verschieben sich, Reisepläne bleiben unsicher. Wenn ein Hotel in einem Markt mit hohem Business-Anteil zu stark auf nicht erstattbare Tarife setzt, kann es Buchungen an Wettbewerber verlieren, die flexiblere Konditionen anbieten.

In Häusern mit historisch hoher Stornoquote lohnt es sich ebenfalls, genauer hinzusehen. Hier kann eine flexible Rate trotz höherem Risiko profitabler sein, weil sie mehr Buchungen ermöglicht und Spielraum für Wiederverkauf lässt.

Kurz gesagt: Eine flexible Rate ist besonders dann stark, wenn die Chance besteht, ein storniertes Zimmer später zum gleichen oder besseren Preis erneut zu verkaufen.

Wie Sie über den Preisunterschied nachdenken sollten

Der optimale Preisunterschied zwischen flexibler und nicht erstattbarer Rate ist keine feste Zahl.

Er hängt vor allem von drei Fragen ab:

• Wie hoch ist Ihre historische Stornoquote?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass ein storniertes Zimmer erneut verkauft wird?
• Wie stark reagieren Ihre Gäste auf Preisunterschiede?

In der Praxis bewegen sich nicht erstattbare Raten häufig in einer Spanne von etwa 5 bis 15 % unter der flexiblen Rate. Aber diese Spanne allein hilft wenig, wenn sie pauschal eingesetzt wird.

Denn ein Rabatt von 10 % kann in einer Situation sinnvoll sein und in einer anderen zu teuer.

In der Hochsaison kann ein großer Rabatt unnötig sein, weil die Nachfrage ohnehin stark ist. In der Nebensaison kann derselbe Rabatt zu schwach sein, um zusätzliche Buchungen auszulösen. Bei langfristigen Buchungen kann ein Preisvorteil helfen, Nachfrage früh abzusichern. Im Last-Minute-Fenster kann ein kleinerer Rabatt reichen, weil Gäste mit kurzfristigen Reiseplänen seltener stornieren.

Die zentrale Frage lautet also nicht: Wie hoch sollte der Rabatt immer sein?

Sondern: Wie hoch sollte der Rabatt heute für dieses Datum, dieses Segment und diese Nachfrage sein?

Orientierung für den richtigen Tarifmix

Diese Übersicht ersetzt keine Berechnung aus Ihren eigenen Daten. Sie zeigt aber die Richtung: Der Preisunterschied sollte sich bewegen, statt als Standardwert im System stehen zu bleiben.

Drei Fehler, die Hotels beim Tarifmix machen

1. Ein fixer Rabatt für das ganze Jahr

Der häufigste Fehler ist ein ganzjährig identischer Preisunterschied zwischen flexibler und nicht erstattbarer Rate.

Was einmal im Channel Manager eingestellt wurde, bleibt oft unverändert, obwohl Nachfrage, Stornoquote und Buchungsverhalten sich deutlich verändern.

Das Ergebnis: In starken Phasen wird Marge verschenkt. In schwachen Phasen reicht der Rabatt möglicherweise nicht aus, um zusätzliche Nachfrage zu erzeugen.

2. Gleicher Preisunterschied auf allen Kanälen

Nicht jeder Vertriebskanal funktioniert gleich.

Auf Booking.com gelten oft andere Buchungsmuster und Stornoquoten als im Direktvertrieb. Auch Gäste, die über Ihre eigene Booking Engine buchen, können ein anderes Verhalten zeigen als Gäste, die über Portale kommen.

Wenn Sie überall denselben Preisunterschied verwenden, ignorieren Sie diese Unterschiede und verschenken Optimierungspotenzial.

3. Die nicht erstattbare Rate im Last-Minute-Fenster schließen

Viele Hotels schließen die nicht erstattbare Rate kurz vor Anreise automatisch.

Das ist nicht immer sinnvoll. Gerade im Last-Minute-Fenster haben Gäste oft konkrete Reisepläne und stornieren seltener. In solchen Fällen kann eine nicht erstattbare Rate helfen, verbleibende Kapazität gezielt zu verkaufen, ohne einen unnötig großen Rabatt zu geben.

Entscheidend ist auch hier die Nachfrage. Wenn die Auslastung bereits sehr hoch ist, kann es sinnvoll sein, die nicht erstattbare Rate zu reduzieren oder zu schließen. Wenn noch Kapazität offen ist, kann sie ein wirksamer Verkaufshebel sein.

Den Preisunterschied zwischen flexibler und nicht erstattbarer Rate manuell zu steuern, kostet Zeit. Sie brauchen aktuelle Daten und müssen laufend Pickup, Auslastung, Nachfrage und Stornierungen im Blick behalten.

Smartpricing hilft Ihnen, diese Variablen in eine dynamische Preisstrategie zu übersetzen. Die Software analysiert die Daten Ihrer Unterkunft und relevante Marktsignale, um Ihre Preise laufend zu optimieren und Ihre Marge besser zu schützen.

So vermeiden Sie starre Regeln, reduzieren manuelle Arbeit und treffen konsistentere Entscheidungen zu Preisen, Restriktionen und Verfügbarkeiten.

Möchten Sie sehen, wie das in der Praxis funktioniert?

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