Seit dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Gäste in Deutschland keinen besonderen Meldeschein mehr ausfüllen. Für ausländische Gäste bleibt die besondere Meldepflicht nach §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz aber bestehen.

Das gilt für jede Beherbergungsstätte: Hotel, Pension, Ferienzimmer, Ferienwohnung oder Ferienhaus. Die Betriebsgröße spielt keine Rolle. Wenn ein Gast ohne deutsche Staatsangehörigkeit übernachtet, muss ein besonderer Meldeschein vorliegen, am Tag der Ankunft unterschrieben werden, fristgerecht übermittelt und anschließend aufbewahrt werden.

Zusätzlich können Beherbergungsstatistik, Kurtaxe, Kurbeitrag oder Gästekarte eigene Datenprozesse auslösen. Sie sind nicht dasselbe wie der besondere Meldeschein, greifen im Alltag aber oft auf ähnliche Gästedaten zu.

In diesem Artikel erklären wir, wer in Deutschland noch einen Meldeschein ausfüllen muss, welche Daten darauf gehören, wie Papier- und digitale Prozesse funktionieren und was Gastgeber bei Self Check-in beachten sollten.

Was ist die besondere Meldepflicht in Deutschland?

Die besondere Meldepflicht in Deutschland ist in §§ 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes geregelt. Sie betrifft Beherbergungsstätten jeder Art und Größe: Hotels, Pensionen, Ferienzimmer, Ferienwohnungen, Ferienhäuser und Apartments.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt diese besondere Meldepflicht nicht mehr für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit. Deutsche Gäste müssen in Deutschland also keinen besonderen Meldeschein mehr ausfüllen.

Für ausländische Gäste bleibt die Pflicht dagegen bestehen. Entscheidend ist dabei nicht, ob ein Gast aus der EU oder aus einem Drittstaat kommt, sondern ob er die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt. Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit müssen weiterhin über einen besonderen Meldeschein erfasst werden.

Lokale Pflichten für Kurtaxe, Gästekarte oder Beherbergungsstatistik können zusätzlich bestehen. Sie sind aber nicht dasselbe wie der besondere Meldeschein nach Bundesmeldegesetz und werden weiter unten getrennt eingeordnet.

Wer muss in Deutschland noch einen Meldeschein ausfüllen?

Seit 2025 ist die wichtigste Unterscheidung für Gastgeber einfacher geworden: Deutsche Gäste brauchen keinen besonderen Meldeschein mehr, ausländische Gäste schon.

Deutsche Gäste

Für deutsche Gäste ist die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten seit dem 1. Januar 2025 entfallen. Sie müssen keinen besonderen Meldeschein mehr ausfüllen, unterschreiben oder nach Bundesmeldegesetz übermittelt werden.

Das bedeutet aber nicht, dass Gastgeber gar keine Gästedaten mehr erfassen dürfen oder müssen. Für Buchung, Rechnung, Beherbergungsvertrag oder lokale Prozesse können weiterhin Daten erforderlich sein. Diese Datenerfassung ist jedoch nicht automatisch ein besonderer Meldeschein nach Bundesmeldegesetz.

Ausländische Gäste

Für ausländische Gäste bleibt der besondere Meldeschein Pflicht. Der Gast muss ihn am Tag der Ankunft ausfüllen und unterschreiben. Außerdem muss er ein anerkanntes und gültiges Identitätsdokument vorlegen, also einen Pass oder Passersatz.

Als Gastgeber müssen Sie die Angaben auf dem Meldeschein mit dem Identitätsdokument abgleichen. Die Meldedaten müssen spätestens bis zum dritten Werktag nach der Ankunft übermittelt werden.

Das gilt auch dann, wenn Ihre Unterkunft keine klassische Rezeption hat oder der Check-in teilweise digital abläuft. Der Zugang zur Unterkunft und die Erfüllung der Meldepflicht sind zwei getrennte Aufgaben.

Mitreisende und Reisegruppen

Bei mitreisenden ausländischen Ehegatten, Lebenspartnern und minderjährigen Kindern werden auf dem Meldeschein nicht alle Angaben einzeln erfasst. Sie sind nur der Zahl nach anzugeben.

Bei Reisegesellschaften mit mehr als zehn Personen betrifft die Verpflichtung den Reiseleiter. Er gibt die Anzahl der ausländischen Mitreisenden und deren Staatsangehörigkeit an.

Für Gastgeber ist deshalb wichtig, schon vor oder bei der Anreise zu erkennen, ob ausländische Gäste, ausländische Mitreisende oder eine größere Reisegruppe betroffen sind. Davon hängt ab, welche Angaben benötigt werden und wer den Meldeschein unterschreiben muss.

Welche Daten gehören auf den Meldeschein?

Der Meldeschein enthält die Daten, die für die besondere Meldepflicht ausländischer Gäste erforderlich sind. Für Gastgeber ist wichtig, diese Pflichtangaben von zusätzlichen Daten zu unterscheiden, die zum Beispiel für Buchung, Rechnung, Gästekarte oder lokale Abgaben benötigt werden können.

Nicht automatisch zu den Pflichtangaben des besonderen Meldescheins gehören Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Reisegrund, Marketingeinwilligung oder eine Ausweiskopie.

Weitere Angaben können in lokalen Prozessen erforderlich sein, etwa für Gästekarte, Kurtaxe oder Beherbergungsstatistik. Sie gehören aber nicht automatisch zu den Pflichtangaben des besonderen Meldescheins nach Bundesmeldegesetz.

Was müssen Gastgeber mit dem Meldeschein machen?

Der Meldeschein ist nicht nur ein Formular. Für Gastgeber gehören mehrere Schritte dazu: ausfüllen lassen, Identität prüfen, Daten übermitteln, aufbewahren und später löschen oder vernichten.

Ausfüllen und unterschreiben lassen

Ausländische Gäste müssen den besonderen Meldeschein am Tag der Ankunft unterschreiben. Die Daten können vorher vorbereitet oder digital abgefragt werden, zum Beispiel über ein Online-Formular oder ein PMS.

Entscheidend ist aber der Abschluss des Meldescheins. Für ausländische Gäste braucht es entweder die handschriftliche Unterschrift am Anreisetag oder ein zulässiges elektronisches Verfahren, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Ein vorab ausgefülltes Formular kann den Check-in vereinfachen. Es ersetzt aber nicht automatisch die Unterschrift oder den elektronischen Ersatz der Unterschrift.

Identitätsdokument prüfen

Ausländische Gäste müssen ein anerkanntes und gültiges Identitätsdokument vorlegen. Das kann ein Pass oder ein Passersatzpapier sein.

Als Gastgeber gleichen Sie die Angaben auf dem Meldeschein mit dem Dokument ab. Stimmen Angaben nicht überein oder kann ein Dokument nicht vorgelegt werden, sollte das dokumentiert werden.

Eine Ausweiskopie ist dafür nicht notwendig und sollte nicht als Standard empfohlen werden. Entscheidend ist die Prüfung des Dokuments und der Abgleich mit den Angaben auf dem Meldeschein.

Meldedaten übermitteln

Für ausländische Gäste müssen die Meldedaten spätestens bis zum dritten Werktag nach der Ankunft übermittelt werden.

Wie die Übermittlung praktisch erfolgt, hängt vom lokalen Meldeweg ab. In manchen Orten läuft sie über ein kommunales Portal, in anderen über eine Tourismusorganisation, ein digitales Meldeportal oder eine angebundene Softwarelösung.

Wichtig ist deshalb: Gastgeber sollten nicht nur wissen, dass ein Meldeschein nötig ist, sondern auch, über welchen Weg die Meldedaten in ihrer Gemeinde oder Tourismusregion übermittelt werden müssen.

Aufbewahren, löschen und vernichten

Meldescheine müssen 12 Monate aufbewahrt werden. Während dieser Zeit müssen sie auf Anfrage berechtigten Behörden vorgelegt werden können.

Einsicht erhalten können unter anderem Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften, Amtsanwaltschaften, Gerichte, Justizvollzugsbehörden, der Zollfahndungsdienst, Hauptzollämter sowie Finanzbehörden, soweit sie strafverfolgend tätig sind. Auch Meldebehörden können auf Grundlage landesrechtlicher Regelungen berechtigt sein, Meldescheine einzusehen.

Nach Ablauf der 12 Monate müssen Meldescheine spätestens innerhalb von 3 weiteren Monaten gelöscht oder vernichtet werden.

Bei Papiermeldescheinen bedeutet das: Sie müssen sicher und datenschutzkonform vernichtet werden. Bei digitalen Meldescheinen braucht es eine klare Löschroutine, damit Daten nicht länger gespeichert werden als erlaubt.

Wie können Gastgeber die Meldung praktisch organisieren?

In der Praxis gibt es nicht den einen richtigen Weg. Manche Betriebe arbeiten weiterhin mit Papiermeldescheinen. Andere bereiten Meldedaten digital vor oder nutzen lokale Meldeportale. Entscheidend ist, dass der gewählte Ablauf alle notwendigen Schritte abbildet: Datenerfassung, Prüfung, Unterschrift oder elektronischer Ersatz, Übermittlung, Aufbewahrung und Löschung.

Papiermeldeschein

Der Papiermeldeschein ist der einfachste und niedrigschwelligste Weg. Der Gast füllt den Meldeschein bei Ankunft aus oder ergänzt bereits vorausgefüllte Angaben. Bei ausländischen Gästen prüft der Gastgeber das Identitätsdokument und lässt den Meldeschein unterschreiben.

Der Vorteil: Papier ist leicht verständlich und ohne technische Einrichtung nutzbar.

Der Nachteil: Der Aufwand bleibt vollständig manuell. Meldescheine müssen abgelegt, wiedergefunden, vorgelegt und nach Ablauf der Frist vernichtet werden. Außerdem muss die Übermittlung der Meldedaten fristgerecht organisiert werden.

Für einzelne Unterkünfte mit wenigen ausländischen Gästen kann Papier ausreichen. Bei vielen Anreisen, mehreren Unterkünften oder wechselnden Zuständigkeiten wird der manuelle Aufwand schnell unübersichtlich.

Digital vorbereiteter Meldeschein

Viele Gastgeber erfassen Gästedaten schon vor der Anreise. Das kann über ein Online-Formular, ein PMS, eine Buchungssoftware oder eine Guest-Journey-Software erfolgen.

Der Vorteil liegt im Ablauf: Vorhandene Buchungsdaten können vorausgefüllt werden. Fehlende Angaben wie Staatsangehörigkeit, Anschrift oder Dokumentdaten können vorab ergänzt werden. Der eigentliche Check-in wird dadurch schneller und weniger fehleranfällig.

Wichtig ist aber die Abgrenzung: Ein vorab ausgefülltes Online-Formular ist noch kein vollständig erfüllter Meldeschein. Für ausländische Gäste bleiben Identitätsprüfung, Unterschrift oder ein zulässiger elektronischer Ersatz, Übermittlung und Aufbewahrung relevant.

Digital vorbereitet heißt also nicht automatisch digital abgeschlossen.

Elektronisches Verfahren zur Erfüllung der Meldepflicht

Ein elektronisches Verfahren muss mehr leisten als ein normales Online-Formular. Es muss die Identität des Gastes nachvollziehbar bestätigen und den Meldeschein so abschließen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Möglich sind technische Vorrichtungen zur elektronischen Erfüllung der Meldepflicht nach § 29 Absatz 5 Bundesmeldegesetz. Dazu können je nach Verfahren gehören:

• starke Kundenauthentifizierung bei Kartenzahlung, zum Beispiel mit Kredit- oder Debitkarte
• elektronische Identifizierung über die eID-Funktion
• elektronisches Auslesen des Ausweisdokuments
• digitale Verfahren, die Identifizierung, Abschluss und Dokumentation nachvollziehbar abbilden

Nicht ausreichend ist dagegen ein einfaches Online-Formular ohne Identitätsprüfung. Auch eine Checkbox, ein „Ich bestätige“-Häkchen, ein Zugangscode, ein Smart Lock oder eine Schlüsselbox erfüllen die Meldepflicht nicht automatisch.

Der Gast kann seine Daten online eingeben. Damit ist aber noch nicht automatisch bestätigt, dass die Identität geprüft, die Unterschrift ersetzt und die Meldepflicht vollständig erfüllt wurde.

Digitales Meldeportal

In vielen deutschen Tourismusorten ist die praktische Gästemeldung inzwischen digital organisiert. Das gilt besonders dort, wo Meldedaten auch mit Gästekarte, Kurbeitrag oder statistischen Prozessen verbunden sind.

Je nach Ort kommen unterschiedliche Systeme infrage:

• kommunale Online-Portale
• Portale von Tourismusorganisationen
• AVS
• feratel
• regionale Meldeplattformen
• PMS- oder API-Schnittstellen

Bundesweit gibt es nicht ein einziges Standardsystem. Papier bleibt möglich, aber in touristisch stark geprägten Orten sind digitale Meldeportale weit verbreitet. Welche Lösung genutzt werden muss, entscheidet meist die Gemeinde, Kurverwaltung oder Tourismusorganisation.

Für Gastgeber heißt das: Der erste Schritt ist nicht die Auswahl einer beliebigen Software, sondern die Prüfung des lokalen Meldewegs.

Was digitale Systeme praktisch abbilden sollten

Ein digitales System ist besonders hilfreich, wenn es nicht nur Daten sammelt, sondern den gesamten Ablauf unterstützt.

Praktisch sollte ein System ermöglichen, dass:

• Pflichtfelder vollständig erfasst werden
• fehlende Angaben vor Anreise markiert werden
• Identitätsprüfung oder elektronischer Ersatz dokumentiert werden
• Meldedaten fristgerecht übermittelt werden
• Meldescheine nachvollziehbar gespeichert werden
• rechtssichere Archivierung möglich ist
• Aufbewahrungs- und Löschfristen abgebildet werden
• Daten an lokale Portale, AVS, feratel oder andere Systeme übergeben werden können, wenn das lokal vorgesehen ist

So wird digitale Gästeregistrierung nicht nur zu einem Formular vor der Anreise, sondern zu einem klaren Prozess: von der Datenerfassung bis zur Löschung.

AVS, feratel, PMS und Schnittstellen: wie die Systeme zusammenspielen

In Deutschland gibt es keine einheitliche Plattform für alle Gastgeber. Welche Systeme eine Rolle spielen, hängt stark vom Ort, von der Tourismusorganisation und von den lokalen Vorgaben ab.

Gerade in Ferienregionen sind digitale Meldeverfahren weit verbreitet, weil Gästemeldung, Gästekarte, Abgaben und Statistik oft organisatorisch zusammenlaufen.

Was AVS und feratel leisten können

AVS und feratel gehören zu den bekannten Anbietern digitaler Melde- und Tourismussysteme. Je nach lokaler Einrichtung können solche Systeme mehrere Aufgaben abbilden:

• digitale Erfassung von Gästedaten
• Übermittlung von Meldedaten
• Verwaltung von Meldescheinen
• Ausstellung von Gästekarten
• Verarbeitung von Kurtaxe, Kurbeitrag oder Tourismusabgabe
• Bereitstellung oder Verarbeitung statistischer Daten
• rechtssichere Archivierung
• Schnittstellen zu PMS, Buchungssoftware oder anderen Systemen

Deshalb sollten Gastgeber lokal prüfen:

• Welcher Meldeweg gilt in meiner Gemeinde?
• Gibt es ein verpflichtendes digitales Portal?
• Wer vergibt den Zugang?
• Gibt es eine Schnittstelle zu meiner Hotelsoftware oder meinem PMS?
• Welche Daten müssen zusätzlich für Gästekarte, Abgaben oder Statistik erfasst werden?

Diese Prüfung ist besonders wichtig für Property Manager oder Gastgeber mit mehreren Unterkünften in unterschiedlichen Orten. Es kann vorkommen, dass verschiedene Standorte mit unterschiedlichen Systemen arbeiten.

Login und API kurz erklärt

Wenn eine Gemeinde oder Tourismusorganisation ein digitales Meldeportal nutzt, erhalten Gastgeber häufig einen geschützten Zugang.. Gastgeber können darüber Meldungen verwalten, Gästedaten erfassen oder prüfen und je nach System weitere Funktionen nutzen. Die Zugangsdaten werden in der Regel von Gemeinde, Kurverwaltung oder Tourismusorganisation vergeben.

Die Praxisfrage: Wie kommen die Daten ins Meldeportal?

Für den laufenden Betrieb ist nicht nur wichtig, welches Portal vor Ort genutzt wird. Entscheidend ist auch, ob die Gästedaten dort manuell eingetragen werden müssen oder aus einem bestehenden System übernommen werden können.

Relevant ist vor allem die Schnittstelle zwischen PMS, Buchungssoftware oder Online-Check-in und dem lokalen Meldeportal. Wenn Gäste ihre Daten vor der Anreise digital ergänzen, können diese Angaben im Idealfall aus dem PMS oder der Check-in-Lösung an AVS, feratel oder ein kommunales Portal übergeben werden.

So müssen Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsdaten oder Dokumentdaten nicht mehrfach gepflegt werden. Ohne diese Anbindung bleibt das digitale Portal ein zusätzlicher Arbeitsschritt. Mit Anbindung wird die Gästemeldung Teil des normalen Buchungs- und Check-in-Ablaufs.

Was gilt für die Beherbergungsstatistik?

Neben dem besonderen Meldeschein kann für Beherbergungsbetriebe auch die statistische Berichtspflicht relevant sein. Grundlage ist das Beherbergungsstatistikgesetz. Für die Erhebung besteht Auskunftspflicht; auskunftspflichtig sind Inhaber oder Leiter eines Beherbergungsbetriebs. Laut vorliegendem Material sind Existenzgründer im Kalenderjahr der Geschäftseröffnung ausgenommen.

Für den Betrieb überschneiden sich Meldeschein und Statistik nicht rechtlich, sondern operativ: Beide greifen auf Aufenthaltsdaten zurück, die ohnehin im Check-in- oder Buchungsprozess entstehen.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Ankünfte
• Abreisen
• Übernachtungen
• Personenzahl
• Herkunft oder Staatsangehörigkeit
• Zeitraum

Wenn diese Daten sauber im PMS oder im Check-in-Prozess gepflegt sind, müssen sie für statistische Meldungen nicht nachträglich aus Reservierungen, Nachrichten oder Tabellen rekonstruiert werden. Genau deshalb gehört die Beherbergungsstatistik in die Prozessbetrachtung, auch wenn sie ein eigener Pflichtbereich bleibt.

Wo Kurtaxe, Kurbeitrag und Gästekarte in den Ablauf fallen

Kurtaxe, Kurbeitrag, Gästebeitrag und Gästekarte folgen lokalen Regeln. Für Gastgeber werden sie vor allem deshalb relevant, weil sie oft im selben Datenfluss hängen wie Check-in und Gästemeldung.

Seit 2025 müssen deutsche Gäste keinen besonderen Meldeschein mehr ausfüllen. Trotzdem können Gemeinden oder Tourismusorganisationen weiterhin Daten für Gästekarte, Kurbeitrag oder andere lokale Abgaben verlangen.

Je nach Ort können dafür zusätzliche Angaben nötig sein, zum Beispiel:

• Aufenthaltsdauer
• Personenzahl
• Reisezweck, wenn lokal gefordert
• Daten für Kur- oder Fremdenverkehrsabgaben
• Daten für Gästekarten

Der praktische Unterschied ist wichtig: Der besondere Meldeschein betrifft die bundesrechtliche Meldepflicht für ausländische Gäste. Kurtaxe, Kurbeitrag und Gästekarte entstehen aus lokalen Regelungen. Im Betrieb können beide Themen aber über denselben Check-in- oder Portalprozess laufen.

Wie Sie Kurtaxe, Kurbeitrag und Gästebeiträge berechnen, einheben und abrechnen, erklären wir im separaten Guide zur Kurtaxe in Deutschland.

Self Check-in und Meldeschein: wie beides zusammenpasst

Self Check-in funktioniert auch mit Meldepflicht, wenn der Ablauf richtig aufgesetzt ist. Der Zugang zur Unterkunft kann automatisiert werden; die melderelevanten Schritte müssen trotzdem an der passenden Stelle im Prozess stattfinden.

Für deutsche Gäste ist seit 2025 kein besonderer Meldeschein mehr nötig. Bei ausländischen Gästen bleibt entscheidend, wie der Betrieb Staatsangehörigkeit, Pflichtdaten, Identitätsprüfung, Unterschrift oder elektronischen Ersatz, Übermittlung und Aufbewahrung organisiert.

Was vor der Anreise vorbereitet werden kann

Vor der Anreise können viele Schritte bereits erledigt oder zumindest vorbereitet werden:

• Staatsangehörigkeit abfragen
• fehlende Gästedaten erfassen
• Meldeschein vorausfüllen
• Gäste auf notwendige Dokumente hinweisen
• Anreiseinformationen versenden
• Zugangsdaten zeitlich begrenzt bereitstellen
• Daten an PMS oder Meldeportal übergeben

Dadurch wird der Check-in nicht nur schneller. Der Betrieb erkennt früher, ob ein besonderer Meldeschein nötig ist und welche Angaben noch fehlen.

Was am Anreisetag abgeschlossen werden muss

Bei ausländischen Gästen muss der Meldeschein am Anreisetag abgeschlossen werden. Das kann persönlich erfolgen oder über ein zulässiges elektronisches Verfahren.

Bei einem persönlichen oder teilweise digitalen Check-in gibt der Gast seine Daten vorab ein, legt bei Anreise das Identitätsdokument vor und unterschreibt. Bei einem vollständig digitalen Ablauf muss das System Identifizierung, elektronischen Ersatz der Unterschrift, Übermittlung, Archivierung und Löschung belastbar abbilden.

Eine PIN, ein Smart Lock oder eine Schlüsselbox löst nur den Zugang. Für die Meldepflicht zählt, ob die erforderlichen Daten und Nachweise korrekt im Prozess abgebildet sind.

Welche Lösung passt zu welchem Unterkunftstyp?

Der richtige Ablauf hängt davon ab, wie Ihre Unterkunft organisiert ist. Entscheidend ist nicht nur, ob Sie Papier oder digitale Tools nutzen, sondern auch, wer den Check-in durchführt, ob jemand vor Ort ist und welche lokalen Meldewege gelten.

Die Frage ist also nicht, ob Self Check-in mit Meldeschein möglich ist. Die Frage ist, an welcher Stelle im Ablauf die notwendigen Schritte erledigt werden: vor der Anreise, bei Ankunft oder über ein geeignetes digitales Verfahren.

Beim Meldeschein zählt nicht nur, ob das richtige Formular vorliegt. Entscheidend ist, dass der Ablauf im Betrieb funktioniert: Wer braucht einen Meldeschein? Welche Daten müssen vorliegen? Wann wird geprüft, unterschrieben, übermittelt und später gelöscht?

Gerade wenn mehrere Personen im Team, verschiedene Unterkünfte oder digitale Check-in-Prozesse beteiligt sind, hilft eine klare Übersicht. So lässt sich schneller prüfen, welcher Schritt wann erledigt werden muss und welche lokalen Vorgaben zusätzlich relevant sind.

Laden Sie den Leitfaden als PDF herunter, damit Sie die wichtigsten Pflichten, Daten und Abläufe rund um den Meldeschein jederzeit griffbereit haben.

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