Wer behauptet, Hotelier oder Gastgeber zu sein, sei „einfach“, der hat noch nie die Monate vor der Hochsaison erlebt.

Die Tage, an denen man fast zwanghaft den Belegungsplan prüft, um zu sehen, ob alles läuft – oder ob der August leer bleibt und der wichtigste Umsatz des Jahres verloren geht.

Diese Tage, an denen die Nervosität steigt und es schwerfällt, der Versuchung zu widerstehen, schnell die Preise zu senken, nur um Buchungen reinzuholen, die Zimmer zu füllen, und nachts wieder ruhig schlafen zu können.

Doch bevor Sie auch dieses Jahr wieder in diesen Strudel geraten, atmen Sie kurz durch. Vielleicht liegt das Problem gar nicht bei Ihnen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die 4 entscheidenden Schritte, um Ihre Auslastung ohne voreilige Panik zu analysieren – und was Sie danach tun sollten.

Schritt 1: Analysieren Sie die richtigen Daten?

Sehen wir uns ein Beispiel an:

Es ist Mitte Juni, und natürlich beobachten Sie Ihre Buchungslage für die Hochsaison. Sie öffnen den Belegungsplan und sehen im August jede Menge Lücken: Nach kurzem Nachrechnen stellen Sie fest, dass Ihre Auslastung gerade einmal bei 27 % liegt.

So wenig? Ausgerechnet im wichtigsten Monat des Jahres? Unvorstellbar – August war schon immer Ihr stärkster Monat, mit fast durchgehender Vollauslastung.

Also überprüfen Sie die Zahlen aus dem Vorjahr: Tatsächlich war der August fast komplett ausgebucht.

Sie stellen die beiden Jahre direkt gegenüber: August 2024 vs. August 2025. Das Ergebnis bestätigt Ihr ungutes Gefühl:

• Umsatz 2024: 66.975 €
• Prognostizierter Umsatz 2025: 22.790 €

• Auslastung 2024: 90 %
• Prognostizierte Auslastung 2025: 27 %

• Durchschnittspreis 2024: 104 €
• Durchschnittspreis 2025: 120 €

Ein Desaster, so scheint es. Und jetzt? Die Versuchung ist groß: sofort die Preise zu senken, um mehr Buchungen zu generieren und das Haus zu füllen.

Bevor Sie irgendeine Entscheidung treffen, warten Sie einen Moment!

Was Sie gerade getan haben, ist, die tatsächlichen Zahlen von 2024 (also die bereits erzielten Buchungen) mit dem aktuellen Buchungsstand für 2025 zu vergleichen. Das ist ein häufiger Fehler.

Es ist, als würden Sie ein abgeschlossenes Marathonrennen mit einem vergleichen, das Sie gerade erst zur Hälfte gelaufen sind: Das ergibt keinen Sinn. Sie sollten stattdessen Ihren aktuellen On-the-Books-Stand analysieren.

2. Schritt: Wie Sie die On-the-Books-Auslastung richtig vergleichen

Um die Buchungsentwicklung korrekt (und ohne Panik) zu bewerten, vergleichen Sie die On-the-Books-Daten – also die Auslastung, die Sie im letzten Jahr zum gleichen Stichtag hatten.

In unserem Beispiel: Wenn heute der 10. Juni 2025 ist, sollten Sie sich fragen: Wie hoch war meine Auslastung am 10. Juni 2024 für den August?

Viele Hoteliers machen diesen Vergleich nicht, weil es einfacher ist, die endgültigen Zahlen zu vergleichen, während die On-the-Books-Auswertung erfordert, dass man die Buchungsdaten exportiert und ein gewisses Excel-Know-how mitbringt.

Die einfachste Lösung ist, ein Tool zu nutzen, das solche Vergleiche automatisch für Sie durchführt – wie Smartpricing, die dynamische Preissoftware von Smartness.

In unserem Beispiel können Sie in Smartpricing einfach Ihr Dashboard öffnen und die korrekten Vergleichsdaten einstellen, wie im Screenshot links zu sehen.

Auf diese Weise sehen Sie in wenigen Minuten, dass Ihre Auslastung für August am 10. Juni 2024 bei 31 % lag (also weit entfernt von den 90 %, mit denen Sie sich gerade noch verglichen haben).

Heute liegt Ihre Auslastung für August 2025 bei 27 % – das bedeutet: Ja, Sie liegen etwas hinter dem Vorjahr, aber die Situation ist nicht so dramatisch, wie Sie dachten.

3. Schritt: Prüfen Sie Ihre Optionen

Jetzt, da Sie einen verlässlichen On-the-Books-Vergleich haben, können Sie Ihre Optionen mit mehr Klarheit abwägen.

Sie haben festgestellt, dass Sie nur leicht hinter dem Vorjahr liegen und dass Ihr durchschnittlicher Preis sogar etwas niedriger ist als damals.

An diesem Punkt haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie können die Auslastung steigern, indem Sie die Preise senken, wenn Sie der Meinung sind, dass es besser ist, die Zimmer zu füllen, als sie leerstehen zu lassen.
  
• Sie können den ADR schützen und die Preise erhöhen, wenn Sie lieber weniger Buchungen haben, dafür aber mit höherem Ertrag pro Zimmer.

Beide Ansätze können sinnvoll sein, aber es ist noch zu früh für eine Entscheidung! Es fehlt noch ein entscheidender Schritt, den nur wenige Hoteliers oder Property Manager tatsächlich machen: den Vergleich mit der Marktauslastung.

4. Schritt: Vergleichen Sie sich mit der Marktauslastung

Bevor Sie Ihre Preise ändern, sollten Sie sich immer fragen: „Liegt das Problem wirklich bei mir oder ist es der Markt?“

Denken Sie daran: Das Nachfrageverhalten ändert sich jedes Jahr. Die Buchungsfenster werden kürzer oder länger, Wettbewerber passen ihr Angebot an, einige erhöhen ihre Preise, andere bleiben stabil. Kurz gesagt: Sie können nicht allein auf Ihre Zahlen schauen, um zu verstehen, was wirklich passiert.

Der einzige Weg, einen vollständigen Überblick zu bekommen, ist, Ihre Auslastung mit der des Marktes zu vergleichen. Dabei geht es nicht nur um Preise, sondern wirklich um Auslastung: Wie viele Zimmer verkaufen die anderen?

Wenn Ihre Wettbewerber genauso wenige Buchungen haben wie Sie, macht es keinen Sinn, die Preise zu senken. Wenn aber Ihre Wettbewerber gut gebucht sind und Sie nicht, dann ist Handlungsbedarf angesagt.

Hier kommt wieder Smartpricing ins Spiel.

Gehen wir zurück zu unserem Beispiel mit dem schwierigen August: Um zu sehen, ob es wirklich nur Ihr Problem ist, gehen Sie einfach in den Bereich Marktanalyse wie in diesem Screenshot gezeigt.

In der Grafik unten rechts können Sie den Zeitraum auswählen, der Sie interessiert, und Ihre Auslastung mit der des Marktes vergleichen: Innerhalb weniger Minuten werden Sie sehen, dass Ihre Auslastung im Großen und Ganzen mit dem Markt übereinstimmt.

Es liegt also nicht an Ihrem Betrieb, dass er leer ist, sondern am Markt, der einfach keine Buchungen erhält. Spüren Sie, wie die Panik nachlässt?

Smartpricing liefert Ihnen dabei nicht nur die Daten, sondern passt Ihre Strategie auch automatisch an die Marktbewegungen an:

• Wenn der Markt schwach ist und Ihr Betrieb im Rahmen der Konkurrenz liegt, hält Smartpricing Ihre Preise stabil, um unnötige Preisnachlässe zu vermeiden.
• Wenn alle anderen viele Buchungen bekommen und Sie zurückliegen, senkt Smartpricing die Preise, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
• Wenn Sie gut verkaufen und die anderen nicht, erhöht Smartpricing die Preise, um Ihre Marge zu maximieren.

Was tun, wenn der Markt schwach ist und Sie die Auslastung erhöhen möchten

Sie haben die Daten überprüft, Ihre Zahlen mit dem Markt verglichen und festgestellt, dass die Nachfrage insgesamt schwach ist. Das bedeutet aber nicht, dass Sie untätig bleiben müssen!

Auch wenn der Markt schwach ist, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Nachfrage zu stimulieren – vor allem, wenn Sie bereits einen Kundenstamm haben, der in diesem Zeitraum bei Ihnen gebucht hat.

Wie? Mit gezielten E-Mail-Marketing-Kampagnen, die Rabatte oder Angebote mit zusätzlichen Services und exklusiven Paketen enthalten.

Hier kommt Smartconnect ins Spiel, die Software für Gästekommunikation von Smartness. Wenn Sie Smartconnect gemeinsam mit Smartpricing nutzen, erkennt Smartconnect automatisch Phasen mit geringer Auslastung und schlägt Ihnen die passenden Kampagnen vor.

Möchten Sie Smartpricing und Smartconnect selbst ausprobieren und so der Hochsaison gelassen begegnen?