Wissen Sie, was der größte Fehler ist, den Sie im E-Mail-Marketing für Ihr Hotel machen können? Es nicht richtig anzugehen.

Viele Hoteliers denken, dass E-Mail-Marketing einfach ist: einen Text schreiben, die Kontaktliste aus der Datenbank auswählen und auf „Senden“ klicken. Doch dieser Ansatz birgt Risiken, die weit über niedrige Öffnungsraten oder fehlende Conversions hinausgehen. 

Haben Sie schon einmal davon gehört, dass Ihre E-Mail-Domain wegen Spam blockiert wurde?

Heutzutage haben Anbieter wie Google und Yahoo eine Spam-Schwelle von 0,3 % festgelegt. Das bedeutet: Wenn nur drei von 1.000 Empfängern Ihre E-Mail als Spam markieren, könnten Ihre zukünftigen Nachrichten nicht mehr zugestellt werden, und Ihre Domain könnte blockiert werden. Die Folge? Die Kommunikation mit Ihren Gästen ist erheblich beeinträchtigt, und Ihre gesamte E-Mail-Marketing-Strategie steht auf dem Spiel.

Und doch bleibt E-Mail-Marketing eines der profitabelsten Instrumente für Beherbergungsbetriebe – wenn es richtig gemacht wird. Laut einer Studie von Statista kann jeder in E-Mail-Marketing investierte Euro im Durchschnitt einen Ertrag von 33 Euro bringen.

Wie können Sie also die Risiken vermeiden und Ihr E-Mail-Marketing in ein zuverlässiges Werkzeug zur Umsatzsteigerung und Gästebindung verwandeln? Ganz einfach: durch gezielte Maßnahmen zum Schutz Ihrer Domain, die Segmentierung Ihrer Empfänger und die Personalisierung Ihrer Nachrichten.

So schützen Sie Ihre E-Mail-Domain im Hotelmarketing

Erfolg oder Misserfolg im E-Mail-Marketing hängen nicht nur vom Inhalt Ihrer Nachrichten ab, sondern auch davon, wie und an wen Sie diese versenden. Zwei entscheidende Faktoren beeinflussen die Wirksamkeit Ihrer Kampagnen:

• Menge: Wie viele E-Mails Sie senden und wie Sie das Versandvolumen steuern.
• Qualität: Wer Ihre Kontakte sind und wie aktuell sowie interessiert sie sind.

Sehen wir uns an, wie Sie diese beiden Faktoren erfolgreich managen können.

Auf die Menge achten: So vermeiden Sie Massen-E-Mails, die im Spam landen

Einer der häufigsten und gefährlichsten Fehler im E-Mail-Marketing ist es, zu viele E-Mails in kurzer Zeit zu versenden. Das löst eine Kettenreaktion aus: Ihre Kontakte fühlen sich belästigt, melden Ihre E-Mails als Spam, und der Anbieter (Google, Yahoo usw.) reagiert mit Einschränkungen oder blockiert sogar Ihre Domain.

Wie bereits erwähnt, liegt die empfohlene Spam-Schwelle der Anbieter bei 0,1 % und sollte niemals 0,3 % überschreiten. Um dieses Risiko zu vermeiden, setzen Sie auf eine sogenannte Warm-up-Strategie.

Eine Warm-up-Strategie bedeutet, Ihre Kampagnen schrittweise zu starten und das Versandvolumen kontrolliert zu erhöhen, insbesondere wenn:

• Sie eine neue Domain verwenden.
• Sie bisher kein E-Mail-Marketing betrieben haben.
• Ihre Domain lange Zeit inaktiv war.

So setzen Sie eine effektive Warm-up-Strategie um:

1. Starten Sie mit kleinen Zielgruppen: Wählen Sie maximal 200–500 Kontakte aus.
2. Erhöhen Sie das Volumen schrittweise: Fügen Sie wöchentlich neue Kontakte hinzu, aber verdoppeln Sie nicht plötzlich die Menge.
3. Überwachen Sie Ihre Kennzahlen: Achten Sie auf diese drei wichtigen Indikatoren:

• Öffnungsrate: Sie zeigt, wie viele Empfänger Ihre E-Mail geöffnet haben. Ein Wert über 30 % gilt als positiv und signalisiert, dass Ihre Domain als vertrauenswürdig wahrgenommen wird.
• Klickrate: Sie misst, wie viele Empfänger tatsächlich auf die Links in der E-Mail geklickt haben. Ein guter Wert liegt über 3 % und zeigt, dass Ihre Nachricht für die Empfänger relevant ist.
• Bounce-Rate: Sie gibt an, wie viele E-Mails nicht zugestellt wurden. Eine gute Reputation wahren Sie, wenn dieser Wert unter 1 % bleibt.

Fällt einer dieser Werte unter die empfohlenen Schwellen, sollten Sie Ihre Kampagne pausieren und die Ursachen analysieren: Es könnte sich um ein Problem mit dem Inhalt (Ist Ihre E-Mail relevant und gut formuliert?), der Empfängerliste (Sind die Kontakte aktuell und aktiv?) oder mit der Technik (Funktioniert Ihr Versandserver einwandfrei?) handeln.

Auf die Qualität achten: So halten Sie Ihre Empfängerliste sauber

Stellen Sie sich vor, Sie haben 10.000 Kontakte in Ihrer Datenbank, aber Sie wissen nicht, wer Ihre letzten E-Mails geöffnet hat oder wie viele davon überhaupt zugestellt wurden.

Ein veralteter oder inaktiver Verteiler senkt nicht nur Ihre Chancen auf Conversions, sondern schadet auch Ihrer Absenderreputation. E-Mail-Anbieter bewerten Ihre Zuverlässigkeit auf Grundlage der Interaktion der Empfänger mit Ihren Nachrichten. Wenn Sie E-Mails an inaktive oder ungültige Kontakte senden, sinkt Ihre Öffnungsrate, die Bounce-Rate steigt – und Ihre Reputation leidet.

So halten Sie Ihre Empfängerliste sauber und aktuell

1️. Entfernen Sie inaktive Kontakte:

Wenn ein Kontakt Ihre E-Mails seit mehr als 2–3 Monaten nicht geöffnet hat, sollten Sie ihn entfernen oder in eine Re-Engagement-Kampagne aufnehmen (eine Serie von E-Mails, um ihn zurückzugewinnen). Eine kleinere, aber aktive Liste ist besser als ein riesiger, inaktiver Verteiler.

2. Bereinigen Sie Bounces regelmäßig:

„Bounces“ sind E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten. Es gibt zwei Arten:

• Soft Bounces: Temporäre Probleme (Postfach voll, Server nicht erreichbar).
• Hard Bounces: Dauerhafte Probleme (ungültige Adresse, nicht existierende Domain).

Der erste Schritt? Segmentieren Sie Ihre Empfängerliste

Bisher haben wir besprochen, wie Sie Ihre E-Mail-Domain technisch schützen können: das Versandvolumen kontrollieren und Ihre Liste sauber halten.

Doch wenn Sie Ihre Absenderreputation schützen und gleichzeitig Ihre Conversion-Raten steigern möchten, ist der nächste Schritt entscheidend: Segmentieren Sie Ihre Empfängerliste und senden Sie personalisierte Nachrichten an jede Gruppe.

Segmentierung bedeutet, Ihre Kontaktliste in homogene Gruppen aufzuteilen (auch „Audiences“ genannt), basierend auf bestimmten Merkmalen wie demografische Daten (Alter, Herkunft, Sprache), Buchungsverhalten (Last-Minute-Buchungen, Kurzaufenthalte, hohe Ausgaben) und andere.

Durch Segmentierung erreichen Sie gezielt nur die Kontakte, die wirklich an Ihrer Nachricht interessiert sind. Die Vorteile sind:

• Höhere Öffnungsraten: Nur interessierte Kontakte erhalten Ihre E-Mail, also ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie diese öffnen.
• Höhere Klickraten: Relevante Inhalte sorgen für mehr Interaktionen.
• Weniger Spam-Beschwerden: Empfänger erhalten nur passende Angebote und melden sie seltener als Spam.
• Höhere Conversion-Raten: Personalisierte Angebote für die richtigen Empfänger steigern die Verkaufschancen.

Wenn Sie denken, dass manuelles Segmentieren Ihrer Kontaktliste zeitaufwändig ist, haben Sie recht. Deshalb gibt es Smartconnect, die Lösung von Smartness, die E-Mail-Marketing und Gästekommunikation automatisiert.

Smartconnect: Segmentierung einfach automatisieren

Mit Smartconnect verwalten Sie den gesamten Prozess mühelos: Das System importiert Ihre Kontakte automatisch aus Ihrem PMS, teilt sie in Zielgruppen auf und schlägt Ihnen maßgeschneiderte E-Mails für jede Audience vor.

Darüber hinaus können Sie jederzeit in wenigen Klicks manuell eine spezifische Audience erstellen. Hier ein Beispiel.

Flash-Angebot für unverkaufte Suiten

Situation: Es ist Montag, und einige Ihrer High-End-Zimmer (Suiten oder Deluxe-Zimmer mit Aussicht) sind für das Wochenende noch nicht gebucht.

Ziel: Sie möchten Buchungen generieren, ohne sofort mit einem Rabatt auf den Verkaufspreis zu reagieren.

Aktion: Sie entscheiden sich, ein Flash-Angebot nur für Ihre kontaktfreudigen High-Spender zu erstellen, die als Paar reisen. Um den wahrgenommenen Wert des Aufenthalts zu erhöhen, enthält das Angebot eine kostenlose Massage.

Mit Smartconnect brauche Sie dafür nur wenige Minuten: Gehen Sie in den Bereich Audience der Plattform, klicken Sie auf „Audience erstellen“ und wählen Sie die Filter, die Sie interessieren (z. B. Paare, die mehr als 2.000 € in Ihrer Unterkunft ausgegeben haben).

Sobald Sie die Zielgruppe erstellt haben, wechseln Sie zum Bereich Newsletter und klicken auf “Newsletter erstellen”.

In der Newsletter-Bearbeitung füllen Sie zunächst die vordefinierten Felder aus (links im Screenshot sichtbar): Geben Sie den Namen der Kampagne, die Zielgruppe (Audience) und den Betreff Ihrer E-Mail ein.

Anschließend klicken Sie auf „Layout bearbeiten“, um den Text Ihrer E-Mail hinzuzufügen. Möchten Sie die Nachricht ansprechender gestalten? Ergänzen Sie einfach ein Bild Ihrer Suite.

Wichtig: Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail immer mit einem klaren Call-to-Action (CTA) abzuschließen. In diesem Fall könnte der Button „Buchen Sie jetzt Ihr entspannendes Wochenende“ direkt zur Buchungsseite Ihres Booking-Engines führen.

Was tun, wenn Sie statt Suiten Standardzimmer bewerben möchten? Kein Problem! Auch hier können Sie eine gezielte Last-Minute-Kampagne erstellen, indem Sie eine Audience wie folgt festlegen:

• Gäste, die in den letzten 12 Monaten Last-Minute gebucht haben.
• Gäste, die Kurzaufenthalte (1–2 Nächte) bevorzugen.

Diese beiden Beispiele zeigen Ihnen, wie flexibel Sie mit Smartconnect Kampagnen erstellen können – in wenigen Minuten, ohne Risiko für Ihre E-Mail-Domain und mit der Sicherheit, dass Ihre Nachrichten die richtigen Empfänger zur richtigen Zeit erreichen.

Wenn auch Sie das volle Potenzial des E-Mail-Marketings nutzen möchten, um Ihre Umsätze zu steigern – ohne Risiko und ohne zusätzlichen Aufwand – ist Smartconnect die ideale Lösung für Sie.

Aber das ist noch nicht alles: Mit der Plattform Smartness können Sie eine umfassende Wachstumsstrategie für Ihr Hotel umsetzen – und das in nur wenigen Klicks.

Vom Revenue Management über Marketing, Upselling und Cross-Selling bis hin zur Gästekommunikation: Mit Smartness erreichen Sie Ihre Wachstumsziele ganz ohne Mehraufwand.

Möchten Sie sehen, wie es funktioniert?