Software as a Service (SaaS)

Software as a Service (SaaS) è un modello di distribuzione che permette di utilizzare i software tramite internet, senza doverli installare fisicamente sui computer del tuo hotel. Invece di acquistare una licenza una tantum, paghi un abbonamento periodico che include aggiornamenti, assistenza e manutenzione.

Perché il modello SaaS è importante in hotel?

Fino a pochi anni fa, gestire un hotel dal punto di vista tecnologico spesso significava dedicare una stanza del retro ufficio a server rumorosi e costosi. Bisognava acquistare licenze a prezzi elevati, installare programmi su ogni singolo computer della reception e chiamare un tecnico specializzato per molti aggiornamenti o blocchi del sistema.

Il modello SaaS ha contribuito a cambiare questo scenario, rendendo la tecnologia più accessibile e flessibile. Ecco alcuni motivi per cui può essere rilevante nella tua strategia:

• Accessibilità totale: Il tuo ufficio può essere ovunque ci sia una connessione internet, così puoi controllare prenotazioni, modificare prezzi o verificare report anche da smartphone mentre sei a casa o in viaggio.
• Costi più prevedibili: Può ridurre la necessità di grandi investimenti iniziali per hardware o licenze. Il modello ad abbonamento può trasformare una spesa in conto capitale (CAPEX) in una spesa operativa (OPEX), spesso più semplice da pianificare.
• Aggiornamenti più semplici: Gli aggiornamenti avvengono nel cloud e, nella maggior parte dei casi, richiedono meno interventi operativi rispetto alle installazioni locali.
• Gestione dei dati nel cloud: I dati non risiedono solo su un computer locale. In base al fornitore, possono essere ospitati su infrastrutture remote con misure di sicurezza e procedure di backup dedicate.
• Rapidità nel supportare decisioni di pricing: Alcuni sistemi SaaS possono elaborare dati e segnali di mercato in tempi rapidi, aiutando strumenti come i Revenue Management Software a suggerire o applicare aggiornamenti tariffari in base alla domanda.

Quali software SaaS utilizzano gli hotel oggi?

Nel settore dell’ospitalità moderno, il SaaS è molto diffuso in numerose aree operative. Non si tratta più solo di avere un gestionale, ma di costruire un ecosistema di strumenti interconnessi che coprono diverse funzioni.

Un hotel moderno utilizza tipicamente una combinazione di queste piattaforme SaaS:

• Property Management System (PMS): È spesso il cuore operativo, come Smartpms. Gestisce prenotazioni, check-in, check-out, fatturazione e housekeeping, centralizzando molte attività quotidiane.
• Revenue Management System (RMS): Software come Smartpricing possono utilizzare algoritmi per analizzare la domanda e suggerire o aggiornare i prezzi automaticamente, a supporto della strategia tariffaria.
• Channel Manager: Sincronizza disponibilità e tariffe su più OTA (Booking.com, Airbnb, Expedia) in tempo reale o quasi, per ridurre il rischio di disallineamenti e overbooking.
• Guest Communication & CRM: Strumenti come Smartchat e Smartconnect possono supportare la comunicazione con l’ospite, dall’invio di preventivi e messaggi pre-soggiorno fino a iniziative post-soggiorno. Quando i dati di contatto restano tuoi, ridurre la dipendenza dalle OTA diventa molto più semplice.

Utilizzare soluzioni “cloud-native” (nate per il web), invece di software più datati adattati al cloud, può facilitare l’integrazione tra sistemi tramite API e ridurre parte del lavoro manuale di trasferimento dati.

Come si calcola il costo di un SaaS in hotel?

A differenza dei software con licenza “a vita”, il costo di un SaaS può essere più lineare da stimare nel tempo. In molti casi, invece di ammortizzare l’acquisto di server, conviene considerare il TCO (Total Cost of Ownership) su base annua.

La formula base per stimare l’investimento annuale è la seguente:

• Costo annuale SaaS: È pari a (Canone mensile × 12) + Costo di setup (una tantum).

Facciamo un esempio pratico. Immagina di scegliere un nuovo gestionale cloud con un canone mensile di 150 € e un costo di attivazione di 600 €.

Il calcolo per il primo anno sarà:
(150 € × 12) + 600 € = 2.400 €

Dal secondo anno in poi, il costo sarà semplicemente:
150 € × 12 = 1.800 €

A questo calcolo può essere utile aggiungere un aspetto economico: nel canone SaaS spesso rientrano voci che, con sistemi tradizionali, possono essere separate, come assistenza, aggiornamenti di versione, manutenzione dell’infrastruttura e backup (con modalità che variano in base al fornitore).

Qual è la differenza tra SaaS e software On-Premise?

Spesso si fa confusione tra questi due termini, ma la differenza è sostanziale e impatta sulla gestione quotidiana del tuo hotel. Capire questa distinzione ti aiuta a valutare se la tua infrastruttura attuale è in linea con le tue esigenze.

Ecco le differenze principali tra i due modelli:

Software On-Premise (In locale)
È il modello tradizionale in cui acquisti una licenza e installi il software sui computer fisici dell’hotel, spesso con un server in struttura. Le principali caratteristiche includono:

• Responsabilità: In molti casi la manutenzione ricade sull’hotel o sul suo fornitore IT. Se il server ha problemi, l’operatività può risentirne.
• Dati: I dati sono fisicamente in hotel o su infrastrutture gestite localmente. Senza copie esterne, eventi come guasti o incidenti possono aumentare il rischio di perdita dei dati.
• Accesso: Per lavorare da remoto, di solito servono configurazioni dedicate (ad esempio VPN), che possono richiedere supporto tecnico.

SaaS (Software as a Service)
È un modello “a servizio” in cui il software risiede nel cloud e si utilizza via browser o app. Le principali caratteristiche includono:

• Responsabilità: Il fornitore gestisce in genere infrastruttura e aggiornamenti, mentre l’hotel si concentra sull’uso del sistema e sulla connettività.
• Dati: I dati sono ospitati nel cloud. In caso di guasto di un PC in reception, spesso è possibile riprendere a lavorare da un altro dispositivo effettuando il login.
• Accesso: Accedi da diversi dispositivi (PC, tablet, smartphone) con le tue credenziali, rendendo più semplice lavorare anche in mobilità.

Quali sono le variabili che influenzano la scelta di un SaaS?

Non tutti i SaaS sono uguali. Quando valuti di spostare la gestione del tuo hotel nel cloud, esistono variabili tecniche e operative che possono influenzare la tua esperienza quotidiana.

Ecco i fattori principali da considerare:

• Qualità della connessione internet: Il software risiede nel cloud, quindi una connessione stabile è importante. Se il tuo hotel si trova in una zona con copertura limitata, può essere utile prevedere una linea di backup.
• Profondità delle integrazioni: Un SaaS dovrebbe potersi integrare con Channel Manager, RMS o sistemi di domotica. Questo può incidere su quanto lavoro manuale resta necessario.
• User Experience (UX): La facilità d’uso è cruciale. Un SaaS ben progettato può rendere più rapido l’onboarding del personale e ridurre errori operativi.
• Supporto e assistenza: La disponibilità di un supporto rapido, nella tua lingua e tramite canali moderni (chat o ticket) può fare la differenza nell’uso quotidiano.
• Scalabilità: Il sistema dovrebbe poter crescere con la struttura. Se aggiungi camere o apri una seconda sede, il SaaS dovrebbe consentire l’estensione del piano e delle funzionalità senza interventi complessi.

Come scegliere e sfruttare al meglio un software SaaS in hotel?

Passare al cloud non significa solo cambiare programma, ma anche rivedere processi e abitudini. Uno dei vantaggi del SaaS è la possibilità di configurare automazioni e flussi di lavoro che, in un contesto tradizionale, richiedevano più attività manuali.

Ecco 5 strategie per sfruttare al meglio il modello SaaS nella tua struttura.

1. Verifica le integrazioni nel Marketplace

Il primo passo non è guardare solo le funzionalità del software in sé, ma anche con chi può comunicare. Un SaaS isolato tende a essere meno efficace. Prima di scegliere, controlla se il software dispone di un Marketplace o di una lista di integrazioni verificate.

Se manca un’integrazione, poterla richiedere in modo semplice evita soluzioni improvvisate. Idealmente, dovrebbe potersi connettere con strumenti di pricing dinamico, sistemi di invio email automatiche e chatbot, così da creare un ecosistema in cui i dati circolano con meno passaggi manuali.

2. Testa l’usabilità da mobile

Molti fornitori si definiscono “cloud”, ma alcune interfacce restano difficili da usare su schermi piccoli. Fai una prova pratica: prendi lo smartphone e prova a fare un check-in, cambiare una tariffa o rispondere a un ospite. La gestione da remoto diventa più utile quando le attività essenziali risultano davvero comode anche fuori dalla scrivania.

3. Cerca l’automazione nativa

Uno dei vantaggi del SaaS è poter configurare automazioni che riducono attività ripetitive. Valuta funzionalità come l’invio delle schedine alloggiati (ove disponibile e configurabile), la gestione dei pagamenti con addebiti programmati o l’invio di email pre-soggiorno e di benvenuto, in modo da standardizzare i processi e liberare tempo operativo.

4. Valuta la formazione e il supporto continuo

Poiché il SaaS è un servizio, la relazione con il fornitore conta. Il software può evolvere nel tempo con nuove funzionalità. Verifica se nel canone sono inclusi webinar, guide aggiornate o un’accademia online per formare lo staff, così il team può restare aggiornato senza dover organizzare ogni volta formazione extra.

5. Controlla gli standard di sicurezza e compliance

Affidare i dati a terzi richiede fiducia e verifica. Controlla che il provider SaaS dichiari conformità al GDPR e che specifichi chiaramente politiche di backup, frequenza, conservazione e procedure di ripristino. Un fornitore affidabile tende a essere trasparente su questi aspetti, perché incidono direttamente sulla continuità e sulla protezione dei dati.