Portofino Vacanze
Smartpms è fondamentale soprattutto per chi, come noi, vuole spingere al massimo le prenotazioni dirette. Noi siamo arrivati al 40% di vendite dirette annue.
Portofino, Italy
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Contesto
Portofino Vacanze è una società di property management che gestisce appartamenti turistici in Liguria, prevalentemente nella zona del Golfo del Tigullio e sulla Riviera di Levante.
L’attività nasce con una forte impronta data driven e un obiettivo chiaro: aumentare esponenzialmente il numero di proprietà gestite in modo sostenibile, mantenendo alta la soddisfazione sia dei proprietari degli immobili che degli ospiti.
La clientela è prevalentemente leisure, con un’interessante componente business nei mesi invernali.
Dal 2022, anno in cui ha iniziato a utilizzare il software gestionale all-in-one Smartpms e il software di prezzi dinamici Smartpricing, Portofino Vacanze è passata da 30 a 130 strutture gestite, di cui 30 solo nell’ultimo anno.
Una crescita che non nasce dal caso, ma da una strategia supportata dai dati.
La richiesta
Nei primissimi anni di attività, quando gli appartamenti gestiti sono trenta, ogni attività viene svolta manualmente.
Tuttavia, per raggiungere l’obiettivo di aumentare il fatturato e scalare velocemente il business, Portofino Vacanze si rende conto di due criticità:
- La gestione dei prezzi, che diventava sempre più complessa e richiedeva sempre più tempo
- La gestione delle operazioni quotidiane, che impedivano al gestore di focalizzarsi sulla strategia di crescita
“Il nostro approccio è data driven al limite del maniacale, per questo cercavamo soluzioni che ci permettessero di sfruttare al massimo i dati e di creare strategie mirate”
La soluzione
Per risolvere la criticità più urgente - la gestione dei prezzi - Portofino Vacanze inizia implementando Smartpricing e, poco dopo, Smartpms.
La scelta si rivela subito vincente: rispetto ad altri software gestionali analizzati dal gestore, Smartpms offre maggiore possibilità di personalizzazione e adattamento alle esigenze specifiche di un property manager.
“Conoscendo oggi la comodità di avere due strumenti come Smartpms e Smartpricing, tornando indietro inizierei anche solo per 10 strutture. Smartpms è perfetto per le mie esigenze: lo ritengo uno strumento dalle potenzialità illimitate e la cosa migliore è che continua a migliorare costantemente. L’integrazione con il pricing dinamico è fenomenale e ho scoperto, nel corso del tempo, che non è una cosa così facile da trovare negli altri software sul mercato”
Per Portofino Vacanze, le funzionalità di Smartpms che impattano in modo significativo sul risparmio di tempo e sulle vendite sono la gestione della burocrazia, con l’invio automatico delle schedine ad AlloggiatiWeb, e il Calendario unificato, che offre una panoramica completa su prezzi e prenotazioni ed è uno strumento indispensabile per mantenere velocemente il controllo.
“Smartpms è fondamentale soprattutto per chi, come noi, vuole spingere al massimo le prenotazioni dirette. Noi siamo arrivati al 40% di vendite dirette annue, ma se anche solo una prenotazione su tre fosse diretta, segnarle su un calendario scritto a mano o su Excel sarebbe pura follia. Anche se lavori prevalentemente con le OTA il calendario unificato ti aiuta comunque tantissimo a tenere tutto sotto controllo e organizzare il lavoro, soprattutto se hai un numero elevato di proprietà”
I risultati
L’utilizzo combinato di Smartpms e Smartpricing ha permesso a Portofino Vacanze di trasformare la gestione quotidiana in un processo molto più rapido, ordinato e strategico.
Il primo impatto è stato operativo: grazie all’automazione delle attività più ripetitive e della gestione di prezzi, il tempo risparmiato varia tra le 8 e le 20 ore a settimana, a seconda della stagionalità. Ore che oggi possono essere dedicate alla crescita del business, alla formazione e all’analisi dei dati.
Strategie più precise grazie ai dati di Smartpms
Smartpms gioca un ruolo decisivo anche sul fronte del pricing.
Portofino Vacanze utilizza costantemente i dati provenienti dal Channel Manager e dai report di Smartpms per orientare la strategia tariffaria su Smartpricing, permettendo un approccio pienamente data-driven.
Due aspetti sono diventati centrali:
1. Creazione di cluster personalizzati basati su dati reali
Dopo tre anni e mezzo di utilizzo, Portofino Vacanze sta riorganizzando le proprietà in cluster costruiti a partire dai dati di performance ricavati da Smartpms.
Questo permette di perfezionare l’algoritmo con una strategia ancora più aderente alle differenze tra le varie tipologie di appartamento.
2. Analisi della domanda per nazionalità e ottimizzazione del minimum stay
Smartpms fornisce una visione chiara su nazionalità, stagionalità, spesa media e soggiorno medio.
Questi dati vengono utilizzati in Smartpricing per impostare minimum stay dinamici più accurati.
Ad esempio, grazie all’analisi dei dati, Portofino Vacanze si è accorto di essere stato troppo aggressivo con il minimum stay nello scorso periodo primaverile. Utilizzando questa informazione, ha potuto correggere la strategia con precisione su Smartpricing
In conclusione, la combinazione tra Smartpms e Smartpricing ha cambiato l’approccio alla gestione: oggi Portofino Vacanze può sperimentare, aggiustare e ottimizzare la strategia anche in tempi brevi, senza perdere controllo.
“Avere i due strumenti insieme mi ha permesso di entrare nella gestione a livello strategico: sperimentare, sistemare, raddrizzare la rotta anche in tempi brevi. Farlo a mano sarebbe stato impensabile, anzi impossibile.”
Relais Borgo San Faustino
Già nel mese di prova abbiamo visto che Smartpricing riusciva a farci vendere le camere a un prezzo più alto di quello che avremmo impostato noi. Questo ci ha convinto immediatamente.
EcoHotel Primavera
L’EcoHotel Primavera di Riva del Garda ha iniziato a utilizzare Smartpricing dal giugno 2020. In questi anni i risultati sono stati sorprendenti, infatti, se confrontiamo la stagione 2022 con lo stesso periodo del 2019, il fatturato ha avuto un incremento del 31%, l’ADR è aumentato del 27%, così come il RevPAR, che è cresciuto del 31%.