Albero Capovolto
Prima stavo tutto il giorno davanti al computer. Ora il mio lavoro operativo non si è semplicemente dimezzato: è un decimo rispetto al passato.
Golfo Aranci (SS)
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Contesto
Albero Capovolto è una struttura ricettiva immersa nella campagna tra Porto Rotondo e Golfo Aranci.
Nata tredici anni fa come bed and breakfast a conduzione familiare con cinque camere, nel tempo si è trasformata in un boutique hotel adults only con sette camere, piscina e offerta enogastronomica.
La clientela di Albero Capovolto è prevalentemente straniera e composta da coppie che scelgono la sua atmosfera intima per festeggiare occasioni speciali, come anniversari e viaggi di nozze.
“Dall’apertura ad oggi Albero Capovolto è cambiato tantissimo ed è cambiato in base ai feedback dei clienti. In questi tredici anni abbiamo sempre chiesto, a ogni singolo ospite, cosa aveva trovato di positivo e che cosa invece era mancato. È così che abbiamo capito cosa cercavano veramente in una location come questa.”
Questo approccio ha aiutato Albero Capovolto ad acquisire un’ampia base di ospiti fedeli e intercettare un numero crescente di nuovi clienti, aumentando però anche le sfide legate alla gestione quotidiana della struttura.
La richiesta
Con l’aumento dei servizi offerti e della domanda, la gestione manuale diventa sempre più difficile da sostenere.
“Facevo tutto a mano. Avevo un file con le mailing list dei clienti, uno dove segnavo gli acconti, uno dove annotavo a chi avevo inviato un preventivo e un altro dove scrivevo tutte le preferenze di ogni ospite: in che camera era stato o se mi aveva chiesto un caffè particolare.
Oltre a questo, ero io a rispondere a ogni telefonata o messaggio e ad aprire e chiudere le disponibilità sui portali.
Stavo tutto il giorno davanti al computer ed era un lavoro che mi toglieva il sonno perché naturalmente mi capitava di fare errori: ho avuto situazioni di overbooking e criticità anche grosse.”
Albero Capovolto si rivolge quindi a Smartness per superare la gestione amatoriale, ridurre il carico di lavoro e migliorare le performance dell’hotel.
La soluzione
Per mettere ordine nella gestione e rafforzare il canale diretto, Albero Capovolto adotta Smartpms, il gestionale all-in-one che centralizza le attività operative della struttura, e Smartcrs, il Central Reservation System dedicato alla gestione delle vendite.
A completare il progetto, Smartsite crea per Albero Capovolto un sito web personalizzato e collegato al Booking engine, dal quale gli ospiti possono verificare le disponibilità e prenotare direttamente.
Il software che impatta maggiormente sul lavoro di Albero Capovolto è Smartcrs, che permette di automatizzare la maggior parte del lavoro prima svolto a mano.
Smartcrs permette ad Albero Capovolto di:
- avere visibilità in tempo reale su camere e date disponibili, evitando di dover continuamente verificare e rispondere a ogni richiesta solo per comunicare l’effettiva disponibilità;
- gestire le trattative in modo più ordinato, creando preventivi web cliccabili, con una scadenza personalizzabile e follow up automatici, senza più dover annotare su file separati quando ricontattare il cliente o riaprire le camere;
- differenziare la strategia sui diversi canali, riservando maggiore disponibilità al sito diretto e applicando prezzi o condizioni diverse rispetto alle OTA;
- centralizzare nel CRM lo storico degli ospiti, raccogliendo soggiorni, comunicazioni, richieste e preferenze in un unico archivio facilmente consultabile, particolarmente utile per gestire i numerosi clienti abituali.
“Non ho avuto dubbi nello scegliere Smartness perché, oltre ad avere tutte le funzionalità di cui avevo bisogno, i software erano visivamente intuitivi e veloci. Quel giorno sono tornato a casa e ho detto: non potete capire, questi sono i soldi meglio spesi degli ultimi anni.”
I risultati
In un anno con Smartness, Albero Capovolto registra una crescita significativa. I risultati mostrano non solo l’aumento del fatturato del +23%, ma anche una maggiore capacità di trasformare la domanda in prenotazioni dirette, attraverso un processo di vendita più organizzato e una relazione con l’ospite più fluida.
Gestione migliorata della relazione con l’ospite
Per Albero Capovolto, uno dei vantaggi più importanti di Smartcrs è la possibilità di ottenere uno storico completo degli ospiti.
Oggi il team può recuperare rapidamente i soggiorni precedenti, le comunicazioni, le note e le preferenze di ciascun cliente. Un vantaggio particolarmente importante per una struttura con molti ospiti abituali, che richiedono un servizio attento e personalizzato.
“La parte più importante per me è la storicità e la possibilità di avere un archivio che mantiene chiara la presenza degli ospiti nelle varie stagioni, anni, camere, cosa hanno mangiato, tutto. È importantissimo.”
Canale diretto potenziato, sia online sia offline
L’introduzione di Smartcrs e del Booking engine rendono il percorso di prenotazione più semplice e veloce e meno soggetto a errori di distrazione o dimenticanze.
In un anno, i ricavi generati dal Booking engine crescono del 73%. Aumentano anche i ricavi provenienti dal diretto tradizionale, quindi dalle prenotazioni gestite tramite telefono ed email, che registrano un +27%.
Il risultato è un processo commerciale più efficace, che contribuisce alla crescita del fatturato e a un aumento dell’ADR medio complessivo del 23%.
Riduzione del carico di lavoro e crescita della struttura
Con Smartcrs, il tempo dedicato alla gestione manuale di richieste, disponibilità, offerte e prenotazioni si riduce drasticamente.
“La mia attività davanti al computer non si è semplicemente dimezzata: oggi è un decimo rispetto al passato.”
Questo alleggerimento ha permesso al proprietario di dedicare più tempo allo sviluppo dell’offerta e alla qualità dell’esperienza. Dall’inizio della collaborazione, Albero Capovolto ha ampliato i servizi proposti e aumentato il numero di persone dello staff, senza far crescere allo stesso ritmo la complessità gestionale.
Portofino Vacanze
Smartpms è fondamentale soprattutto per chi, come noi, vuole spingere al massimo le prenotazioni dirette. Noi siamo arrivati al 40% di vendite dirette annue.
Is Cheas
Il grande pregio di Smartresults è avere dei professionisti che lavorano in sintonia tra di loro: sono riusciti subito a vedere cosa Is Cheas poteva diventare, la sua potenzialità.