Per una struttura ricettiva, una prenotazione confermata è solo l’inizio del lavoro.

Prima di ogni arrivo, il team deve raccogliere i dati degli ospiti, verificare i documenti, completare le registrazioni obbligatorie, richiedere i pagamenti, calcolare l’imposta di soggiorno, inviare le istruzioni di accesso e rispondere ogni volta alle stesse domande.

La partnership tra Smartness e Chekin ti aiuta ad automatizzare queste attività collegando Chekin direttamente a Smartpms.

I dati della prenotazione vengono trasferiti automaticamente da Smartpms a Chekin: in questo modo il tuo team può gestire check-in online, registrazione degli ospiti, pagamenti, accessi digitali e comunicazioni prima dell’arrivo, senza dover copiare le informazioni da un sistema all’altro.

Il risultato? Meno lavoro manuale per il tuo team e un’esperienza più semplice per i tuoi ospiti.

Cos’è Chekin?

Chekin è la piattaforma che automatizza il percorso dell’ospite, pensata per hotel, B&B, appartamenti, case vacanza e property manager in tutta Europa.

Riunisce in un unico processo digitale le principali attività che precedono l’arrivo. Gli ospiti possono inserire i propri dati, verificare la propria identità, firmare documenti, effettuare pagamenti, ricevere le istruzioni di accesso e consultare le informazioni pratiche sul soggiorno.

Tutto avviene tramite un link web o un codice QR, senza dover scaricare alcuna app.

Per il tuo team, questo significa meno moduli, solleciti o controlli ripetuti. Per gli ospiti significa poter completare tutte le operazioni necessarie prima dell’arrivo, attraverso un percorso chiaro e semplice.

Come funziona l’integrazione tra Smartpms e Chekin?

Smartpms gestisce prenotazioni, camere, disponibilità, ospiti e operazioni quotidiane della struttura.

Quando una nuova prenotazione entra in Smartpms, le informazioni necessarie vengono inviate automaticamente a Chekin. Da quel momento, Chekin accompagna l’ospite nelle diverse fasi: check-in online, registrazione, pagamenti, documenti e invio delle informazioni di accesso alla struttura.

Il tuo team può così controllare lo stato di avanzamento senza dover ricostruire la prenotazione o gestire manualmente ogni singolo passaggio.

Smartpms gestisce la prenotazione, mentre Chekin automatizza tutto ciò che avviene dopo.

Cosa puoi automatizzare con Smartpms e Chekin?

Con Smartpms e Chekin puoi automatizzare diverse fasi del percorso dell’ospite.

Completare online il check-in e la verifica dell’identità

Gli ospiti possono effettuare il check-in dal proprio telefono prima dell’arrivo. Chekin raccoglie all’interno dello stesso processo i dati personali, i documenti di identità, le informazioni relative alla prenotazione e le firme digitali.

La verifica dell’identità può includere anche un selfie o un controllo che accerti la presenza reale della persona. In questo modo si riduce il lavoro amministrativo alla reception e non è più necessario chiedere agli ospiti di inviare i documenti separatamente.

Gestire la registrazione degli ospiti con meno lavoro manuale

Chekin supporta la registrazione degli ospiti in oltre 30 Paesi e adatta il processo ai requisiti locali di ogni Paese o area geografica coperta dal servizio.

Utilizza le informazioni raccolte durante il check-in online per trasmetterle all’autorità competente oppure per predisporre i moduli e i file necessari. 

Riscuotere imposte, pagamenti e depositi prima dell’arrivo

Chekin può calcolare l’imposta di soggiorno e riscuoterla prima dell’arrivo dell’ospite.

Durante il check-in online, gli ospiti possono inoltre pagare gli importi ancora dovuti, i depositi cauzionali, eventuali coperture contro i danni e altri costi. Questo significa meno solleciti, meno gestione di contanti e meno lavoro alla reception.

Semplificare il self check-in con gli accessi digitali

Chekin può collegarsi alle serrature smart compatibili e inviare agli ospiti codici di accesso temporanei.

Una volta completato il check-in, gli ospiti ricevono tutte le informazioni necessarie per entrare nella struttura senza la consegna fisica delle chiavi. In questo modo diventa più semplice gestire gli arrivi in tarda serata e i check-in da remoto.

Condividere informazioni utili e proporre servizi extra

Chekin può raccogliere in una guida digitale indicazioni stradali, dati di accesso al Wi-Fi, regole della struttura, istruzioni per entrare, informazioni sul check-out e consigli sul territorio.

Puoi inoltre proporre early check-in, late check-out, upgrade della camera, colazione, parcheggio, transfer, trattamenti spa o esperienze locali. Gli ospiti potranno visualizzare e acquistare questi servizi prima dell’arrivo.

Cosa cambia nel lavoro quotidiano?

Dedicherai meno tempo a copiare i dati delle prenotazioni, richiedere documenti, inviare solleciti di pagamento, controllare moduli e condividere manualmente le istruzioni di accesso.

Gli hotel possono ridurre le pratiche amministrative e le code alla reception.

Le case vacanza possono semplificare gli arrivi da remoto e la consegna delle chiavi.

I property manager possono applicare lo stesso processo a più unità, anche quando il numero di strutture gestite aumenta.

Il tuo team mantiene il controllo, ma invece di occuparsi manualmente di ogni fase può monitorare l’avanzamento e intervenire soltanto nei casi che richiedono attenzione.

Se utilizzi già Smartpms e vuoi semplificare check-in, registrazione degli ospiti, pagamenti e comunicazioni relative all’arrivo, l’integrazione con Chekin collega queste attività direttamente alle prenotazioni già presenti nel tuo PMS.

Se gestisci ancora moduli, comunicazioni obbligatorie alle autorità, imposte di soggiorno, depositi e accessi attraverso strumenti separati o procedure manuali, Smartpms e Chekin riuniscono tutto in un unico flusso di lavoro connesso.

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