Break-even-Umsatz

Der Break-even-Umsatz (auch Gewinnschwelle) bezeichnet den Punkt, an dem die Gesamteinnahmen eines Hotels die Gesamtkosten decken. An diesem Punkt wird weder Gewinn noch Verlust erzielt – jeder weitere Euro Umsatz, der über diese Schwelle hinausgeht, kann zum operativen Ergebnis beitragen.

Warum ist der Break-even-Umsatz wichtig für Hotels?

Der Break-even-Umsatz ist eine der grundlegenden Kennzahlen für die finanzielle Orientierung und Planung einer unabhängigen Unterkunft. Er markiert die Grenze, ab der Ihr Betrieb wirtschaftlich arbeiten kann.

Das Verständnis dieser Kennzahl unterstützt Hoteliers und Gastgeber in folgenden Bereichen:

• Sicherheit in der Planung: Sie wissen, wie viel Umsatz Sie pro Monat oder Jahr mindestens erwirtschaften müssen, um Ihre Kosten zu decken.
• Fundierte Preisgestaltung: Der Break-even-Punkt hilft Ihnen zu verstehen, welche Durchschnittsrate (ADR) oder welche Auslastung voraussichtlich erforderlich ist, um tragfähig zu wirtschaften.
• Investitionsentscheidungen: Bevor Sie in Renovierungen oder neue Services investieren, können Sie abschätzen, wie viel zusätzlicher Umsatz voraussichtlich nötig wäre, um die neuen Fixkosten zu tragen.
• Krisenmanagement: In Zeiten schwacher Nachfrage zeigt der Break-even-Umsatz, wo Ihre Untergrenze liegt und an welchen Kostenschrauben Sie bei Bedarf drehen können.

Wer seinen Break-even-Umsatz kennt, kann seinen Betrieb weniger nach Bauchgefühl und stärker auf Basis transparenter Kennzahlen steuern.

Was ist ein typischer Break-even-Umsatz in Hotels?

Im Gegensatz zu Kennzahlen wie der Auslastung gibt es für den Break-even-Umsatz keinen pauschalen Branchenstandard, der für alle gilt. Diese Zahl ist so individuell wie Ihr Betrieb selbst und hängt stark von Ihrem Geschäftsmodell ab.

Dabei lassen sich verschiedene Strukturen unterscheiden:

• Luxushotels und Resorts: Diese Betriebe haben oft hohe Fixkosten durch Personal, Wellnessbereiche und Instandhaltung, weshalb ihr Break-even-Punkt tendenziell höher liegt.
• B&Bs und Ferienwohnungen: Hier sind die Fixkosten oft niedriger, da weniger Personal und eine schlankere Infrastruktur benötigt werden, wodurch der Break-even-Punkt häufig schneller erreichbar ist.
• Automatisierte Hotels: Betriebe, die Technologien nutzen, um Rezeption und Verwaltung zu automatisieren, können ihre laufenden Personalkapazitäten schonender einsetzen und bei geringerer Auslastung wirtschaftlicher arbeiten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Zeitrahmen für neue Hotels. Während etablierte Häuser den Break-even monatlich überwachen, rechnen neu eröffnete Hotels oft in Jahren. Es ist in der Hotellerie üblich, dass neue Betriebe eine Anlaufphase von mehreren Jahren benötigen, bis sich der Betrieb stabilisiert hat und der Break-even-Punkt dauerhaft überschritten werden kann.

Wie berechnet man den Break-even-Umsatz?

Um die Gewinnschwelle zu ermitteln, teilen Sie Ihre Kosten in zwei Kategorien: Fixkosten (Miete, Gehälter, Software-Abos) und variable Kosten (Wäsche, Reinigung, OTA-Kommissionen). Es gibt zwei gängige Wege, den Break-even zu berechnen: nach Umsatz und nach Auslastung.

Hier sind die Formeln für beide Ansätze:

• Break-even-Umsatz: Zeigt den monetären Betrag, den Sie einnehmen müssen.
  Formel: Fixkosten ÷ Deckungsbeitragsquote
  (Die Deckungsbeitragsquote ist: (Gesamtumsatz − Variable Kosten) ÷ Gesamtumsatz.)
• Break-even-Auslastung: Zeigt, wie viele Zimmer Sie verkaufen müssen.
  Formel: Fixkosten ÷ (Durchschnittspreis pro Zimmer − Variable Kosten pro Zimmer)

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel:

Nehmen wir an, Sie betreiben ein kleines Hotel mit Fixkosten von 20.000 €, einem geplanten Gesamtumsatz von 50.000 € und variablen Kosten von 15.000 €.

1. Deckungsbeitragsquote berechnen:
   (50.000 € − 15.000 €) ÷ 50.000 € = 0,7 (oder 70 %)
   Das bedeutet, von jedem Euro Umsatz bleiben 70 Cent zur Deckung der Fixkosten.
2. Break-even-Umsatz berechnen:
   20.000 € ÷ 0,7 = 28.571 €

Sie müssen also 28.571 € Umsatz generieren, um die Kosten zu decken. Alles darüber hinaus kann zum Gewinn beitragen.

Wie hängt der Break-even-Umsatz mit anderen Hotel-KPIs zusammen?

Der Break-even-Umsatz steht nicht isoliert, sondern interagiert direkt mit Ihren operativen Kennzahlen.

Hier sind die wichtigsten Zusammenhänge:

• Unterschied zum GOP (Gross Operating Profit): Der Break-even ist eine theoretische Schwelle, während der GOP das tatsächliche operative Ergebnis beschreibt; Ihr Ziel ist es, den GOP möglichst deutlich über den Break-even-Punkt zu heben.
• Zusammenhang mit der ADR (Average Daily Rate): Wenn Sie Ihre ADR erhöhen, steigt Ihr Umsatz pro Zimmer, während die variablen Kosten meist gleich bleiben, wodurch Sie den Break-even-Punkt potenziell mit weniger verkauften Zimmern erreichen können.
• Zusammenhang mit der Auslastung: Senken Sie die Preise drastisch, um die Auslastung zu steigern, steigt oft auch der Break-even-Punkt an, da für jeden zusätzlichen Gast variable Kosten anfallen und der Deckungsbeitrag pro Gast sinken kann.

Ein umsichtiges Revenue Management balanciert ADR und Auslastung so, dass der Break-even-Punkt möglichst früh im Monat überschritten werden kann.

Welche Faktoren beeinflussen den Break-even-Umsatz?

Der Break-even-Punkt ist nicht statisch, sondern verändert sich, sobald sich Ihre Kostenstruktur oder Ihre Preise ändern.

Das sind die wichtigsten Einflussfaktoren:

• Höhe der Fixkosten: Jede Erhöhung der Fixkosten, wie etwa eine Mieterhöhung oder zusätzliche Festangestellte, schiebt den Break-even-Punkt nach oben und erfordert tendenziell mehr Verkäufe.
• Variable Kosten pro Buchung: Steigende Kosten für Reinigung, Energie oder Frühstück verringern Ihren Deckungsbeitrag pro Gast, wodurch Sie den Break-even später erreichen.
• Vertriebskosten (OTA-Kommissionen): Provisionen an Portale zählen zu den variablen Kosten und erhöhen den Break-even-Punkt, da ein Teil des Umsatzes sofort abfließt.
• Preisstrategie (ADR): Eine höhere Durchsetzbarkeit von Preisen senkt den Break-even-Punkt in Bezug auf die benötigte Zimmeranzahl, da jeder verkaufte Raum mehr zur Kostendeckung beitragen kann.

5 Strategien, um den Break-even-Punkt im Hotel zu senken

Je niedriger Ihr Break-even-Punkt liegt, desto schneller können Gewinne entstehen und desto stabiler steht Ihr Betrieb in wirtschaftlich schwierigen Zeiten da. Das Ziel ist also, diese Schwelle aktiv zu senken.

Hier sind fünf Ansätze, wie Sie das erreichen:

1. Fixkosten durch Automatisierung reduzieren

Der größte Block bei den Fixkosten ist oft das Personal für wiederkehrende administrative Aufgaben. Wenn Ihr Team viel Zeit mit manuellem E-Mail-Versand, Check-in-Formalitäten oder dem Abtippen von Reservierungen verbringt, steigen die Kosten spürbar.
Durch den Einsatz integrierter Plattformen automatisieren Sie diese Prozesse. Das kann helfen, zusätzlichen Personalbedarf zu vermeiden, und schafft Raum, damit sich Ihr bestehendes Team auf service- und gästeorientierte Aufgaben konzentrieren kann.

2. Variable Vertriebskosten senken (Direktbuchungen stärken)

Jede Buchung über ein OTA verursacht Provisionen, die Ihren Deckungsbeitrag schmälern.
Indem Sie den Anteil an Direktbuchungen erhöhen – etwa durch gezieltes E-Mail-Marketing oder eine optimierte Webseite – reduzieren Sie den Anteil, der unmittelbar als Provision abfließt. Ein höherer Deckungsbeitrag pro Buchung kann bedeuten, dass Sie weniger Zimmer verkaufen müssen, um Ihre Fixkosten zu decken.

3. Durchschnittsrate (ADR) intelligent steigern

Preiserhöhungen ohne Datenbasis sind riskant, doch eine datenbasierte Preisgestaltung nutzt Marktphasen mit hoher Nachfrage gezielter.
Mit dynamischen Preissystemen wie Smartpricing steuern Sie Ihre Raten auf Basis von Nachfrageindikatoren. So verkaufen Sie zu Spitzenzeiten weniger wahrscheinlich zu günstig, und ein höherer Zimmerpreis kann in vielen Fällen stärker zur Deckung der Fixkosten beitragen.

4. Zusatzumsätze fördern

Wenn der Zimmerpreis durch den Markt begrenzt ist, können Zusatzangebote den Wert pro Aufenthalt erweitern.
Leistungen wie Frühstück, Parkplatz oder Late Check-out können attraktive Margen bieten. Wenn Sie diese Angebote automatisiert vor und während des Aufenthalts kommunizieren, erhöhen Sie die Sichtbarkeit relevanter Optionen und schaffen zusätzliche Kaufanreize.

5. Operative Ineffizienzen beseitigen

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre variablen Kosten auf Einsparpotenziale.
Oft schleichen sich im operativen Alltag kleine Verschwendungen bei Reinigungsmitteln, Wäscheprozessen oder Energieverbrauch ein. Das gezielte Beseitigen solcher Ineffizienzen kann die variablen Kosten pro Zimmer senken und damit Ihre Deckungsbeitragsquote verbessern.