Lesdomus
CMit Smartpms haben wir einen Ablauf geschaffen, der von selbst funktioniert und unsere Arbeitslast um 70 % gesenkt. Ohne Smartpms müsste ich zwei bis drei Leute mehr einstellen.
Bologna, Italien
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Hintergrund
Lesdomus ist ein Property-Management-Unternehmen mit Sitz in Bologna, das 2016 mit nur einem einzigen B&B von einem Unternehmerpaar gegründet wurde.
In den Folgejahren wuchs das Unternehmen stetig und verwaltet heute 30 Ferienwohnungen im Zentrum und den angrenzenden Stadtteilen. Die Gäste sind überwiegend Freizeitgäste aus Italien und dem Ausland. Das stärkste Wachstum fand in den letzten drei Jahren statt: In diesem Zeitraum kamen rund 20 neue Apartments dazu.
Herausforderung
Mit dem schnellen Wachstum und dem Übergang vom Untermietmodell zum klassischen Property Management stieg 2024 auch die operative Komplexität. Doch das damals genutzte PMS war damit überfordert.
Die neuen Apartments waren im System als Zimmer einer einzigen Unterkunft angelegt – ein Konstrukt, das zunehmend zu Problemen führte:
„Die empfohlene Konfiguration passte überhaupt nicht zu uns. Ich konnte die einzelnen Objekte nicht individuell verwalten, keine sinnvollen Statistiken erstellen und Gäste nicht gezielt je nach Unterkunft kontaktieren. Da wurde mir klar: Wir brauchen ein PMS, das auch tatsächlich auf Property Management ausgelegt ist.“
Hinzu kam die Preisgestaltung – ebenfalls eine große Herausforderung. Die Raten wurden manuell über feste Preislisten verwaltet und nur zu Messen, Events oder an Wochenenden angepasst. Ein Ansatz, der immer aufwendiger und fehleranfälliger wurde:
„Es kam oft vor, dass wir eine Messe oder Terminänderung nicht rechtzeitig bemerkten. Dann haben wir die Wohnungen unter Wert verkauft, weil die Preise nicht dem Markt entsprachen. Oder wir waren extrem schnell ausgebucht, was für uns ganz klar hieß: Unsere Preise sind zu niedrig.“
Für das Team war klar:
„30 Objekte manuell zu bepreisen ist nicht nur eine Frage der Kompetenz, sondern auch der Zeit. Und von beidem hatten wir nicht genug.“
Lösung
Als Lesdomus sich an Smartness wandte, war das Ziel zunächst klar: das Preisproblem lösen.
„Wir haben nach einer Lösung für dynamische Preise gesucht. Doch als wir dem Berater von Smartness erklärt haben, wie unser Betrieb aufgebaut ist, wurde sofort klar: Unser Hauptproblem ist gar nicht die Preisgestaltung, sondern das PMS. Und als er uns Smartpms gezeigt hat, wusste ich sofort: Das ist genau, was wir brauchen. Perfekt für Property Management.“
Smartpms: Das hat für Lesdomus den Unterschied gemacht
Nach der Einführung von Smartpms zeigten sich sofortige Effekte, vor allem in der Gästekommunikation.
„Früher haben wir jede Nachricht manuell verschickt. Oft erst in letzter Minute, um den Link zum Self-Check-in oder zum Zahlen der Kurtaxe zu teilen. Heute läuft alles automatisiert: 85 % der Gäste checken vor der Anreise online ein und erhalten direkt ihre Zugangsdaten. Das hat unseren Aufwand an der Rezeption massiv reduziert.“
Auch Bürokratie und Buchhaltung sind deutlich einfacher geworden:
„Smartpms übermittelt die Meldedaten an AlloggiatiWeb und ISTAT, berechnet automatisch die Kurtaxe und stellt fertige Reports bereit. Eine riesige Erleichterung, auch bei der Buchhaltung. Unsere Rezeptionistinnen sind keine Buchhalterinnen, aber jetzt können sie problemlos Rechnungen und Quittungen verwalten.“
Ein weiterer Fortschritt: die Organisation des Housekeepings.
„Wir arbeiten mit zwei externen Reinigungsfirmen und zwei eigenen Mitarbeitenden. Alle haben individuelle Logins in Smartpms und sehen dort ihre Aufgaben und besondere Hinweise zu den jeweiligen Einheiten. So weiß jeder immer genau, was zu tun ist. Chaos gibt’s nicht mehr.“
Auch die Verwaltung der Extras, beispielsweise der Gästeparkplätze, läuft jetzt rund.
„Früher mussten wir die Reservierungen manuell in Excel eintragen. Das war fehleranfällig und umständlich. Heute machen wir das direkt in Smartpms, sogar schon beim Buchen. Alle Infos sind aktuell und für das ganze Team einsehbar.“
Ein weiterer Pluspunkt: die integrierte Revenue-Share-Verwaltung.
„Der Umstieg vom Untermietmodell auf Revenue Share war organisatorisch ein Albtraum. Jetzt haben wir alles im Griff: Wir erfassen unsere Ausgaben im System, erhalten klare Reports und die Eigentümer können sich jederzeit einloggen und alles transparent nachverfolgen. Das schafft Vertrauen und entlastet uns enorm.“
Smartpricing Premium
Nachdem Lesdomus mit Smartpms die operativen Herausforderungen gelöst hatte, konnte das Team auch Smartpricing für die dynamische Preisgestaltung einführen.
Nach der Einrichtung und den ersten positiven Ergebnissen entschied sich Lesdomus, zusätzlich den Service Smartpricing Premium zu aktivieren, um persönliche Unterstützung durch eine Revenue Managerin zu erhalten, die gemeinsam mit dem Team die Ziele der einzelnen Unterkünfte analysiert und die Software gezielt darauf ausrichtet.
„Mit Smartpricing haben sich unsere Zahlen sehr schnell verändert. Aber da wir keine Revenue-Profis sind, wollten wir nicht rein nach Bauchgefühl an der Strategie schrauben. Deshalb haben wir den Premium-Service gewählt.
Jetzt sehen wir unsere Revenue Managerin Sabrina einmal im Monat. Sie hilft uns, die Zahlen besser zu lesen, tiefergehende Auswertungen vorzunehmen, mögliche Probleme zu erkennen und gezielt zu lösen.
Auch wenn wir in einer Stunde nicht alle 30 Unterkünfte im Detail durchgehen können, sind diese Gespräche für mich extrem wertvoll. Die Erkenntnisse, die wir gemeinsam entwickeln, kann ich direkt auf den Rest des Portfolios anwenden. Sie zeigt mir, wie ich Vergleiche ziehe, Statistiken richtig lese und fortgeschrittene Strategien umsetze.“
Ergebnis
Mit der Einführung von Smartpms und Smartpricing Premium konnte Lesdomus die interne Organisation spürbar vereinfachen. Der Arbeitsalltag wurde deutlich effizienter, auch bei einem stark gewachsenen Unterkunftsportfolio.
Smartpms: 70 % weniger Arbeitsaufwand
Der größte Vorteil sind der Zeitgewinn und effizientere Abläufe im Team. Ohne die Automatisierung durch Smartpms hätte Lesdomus deutlich mehr Personal einstellen müssen, um bis zu 45 Check-ins pro Tag zu bewältigen.
„Wir haben unsere Arbeitslast um 70 % reduziert. Heute kümmern wir uns nur noch um den letzten Kontakt mit dem Gast – also kurz vor der Ankunft oder während des Aufenthalts. Der Rest läuft automatisch.
Ohne Smartpms müsste ich zwei oder drei zusätzliche Personen einstellen.“
Smartpricing Premium: +46 % Umsatz in einem Jahr
Dank der monatlichen Beratung durch eine persönliche Revenue Managerin konnte das Team von Lesdomus seine Ziele schärfen und Smartpricing gezielt ausrichten. Parallel baute das Team ein tieferes Verständnis für die eigene Performance auf und kann die Strategie heute effektiver steuern.
Das zeigt sich auch in den Ergebnissen: Der Gesamtumsatz der Lesdomus-Unterkünfte stieg um +46 %, die Auslastung um +36 %.
„Die Gespräche mit unserer Revenue Managerin bringen nicht nur direkte Ergebnisse, sie sind auch ein echter Lernprozess. Unsere Zahlen schießen geradezu durch die Decke.
Was wir außerdem sehr schätzen: Smartness entwickelt die Software kontinuierlich weiter.
Man merkt, dass unser Feedback ernst genommen und in konkrete Funktionen übersetzt wird.
Es ist kein Produkt, das sich selbst überlassen wird, sondern dahinter steht ein kompetentes, engagiertes Team, das immer ansprechbar ist.“
La Pointe Beach Huts
Wir wollten automatisieren, aber ohne die Kontrolle zu verlieren. Smartpricing hat gezeigt, dass es den Umsatz steigert und wir dem Prozess vertrauen können.
Peak Stay
Smartconnect hilft uns, auch über den Aufenthalt hinaus sichtbar zu bleiben. Die Gäste sollen uns nicht nur finden, sondern sich an uns erinnern.