Der August ist für viele Gastgeber und Property Manager einer der wichtigsten Monate im Jahr. Doch damit er wirklich erfolgreich wird, braucht es mehr als nur Glück – gefragt ist ein durchdachter Ansatz mit Datenanalyse, Preisoptimierung und gezielten Marketingmaßnahmen.

Stellen Sie sich vor: Es ist Anfang Juli, und in Ihrem Belegungskalender klaffen noch einige Lücken. Was tun?

Die Preise direkt zu senken, ist nicht immer die beste Lösung. Wie wir im Artikel zu den 4 Schritten zur Auslastungsanalyse erklärt haben, liegt das Problem oft nicht bei Ihnen, sondern an einer vorübergehenden Nachfrageschwäche.

Was tun in diesem Fall? Die Antwort: E-Mail-Marketing.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen zwei Newsletter-Strategien, die Sie je nach Auslastung einsetzen können – und eine, die sich an bereits gebuchte Gäste richtet.

Hohe Auslastung: Jetzt Beziehungen pflegen

Wenn Ihre Buchungslage für August gut aussieht – Glückwunsch!
Jetzt ist nicht der Moment für neue Angebote, sondern für Pflege bestehender Beziehungen. Im E-Mail-Marketing nennt man das „Nurturing“ und es kann viel bewirken.

Warum Nurturing wichtig ist:

• Ihre Unterkunft bleibt präsent im Kopf Ihrer Gäste
• Sie fördern Weiterempfehlungen und künftige Buchungen
• Die Beziehung zu Stammgästen wird gestärkt

So erstellen Sie einen Nurturing-Newsletter mit Smartconnect

Der erste Schritt: Entscheiden Sie, wer die E-Mail erhalten soll. Das heißt, Sie segmentieren Ihre Gästedaten so, dass die Nachricht nur an wirklich relevante Kontakte geht, die sich dafür interessieren.

Falls Sie bisher einfach alle Gästekontakte gesammelt haben – kein Problem. Mit Smartconnect, dem CRM- und E-Mail-Marketing-Tool von Smartness, können Sie Ihre Kontakte automatisch aus dem PMS importieren und segmentieren lassen.

Zwei sinnvolle Zielgruppen für diesen Newsletter:

• Sommergäste (die in einer früheren Sommersaison bei Ihnen waren)
• Stammgäste (die bereits mehrmals gebucht haben)

Was gehört in einen Nurturing-Newsletter?

Smartconnect schlägt Ihnen automatisch Inhalte vor. Oder Sie verfassen Ihren Text in wenigen Minuten selbst.

Dabei ist zu beachten, dass das Ziel dieser E-Mail ist nicht der direkte Verkauf ist, sondern, den Kontakt zu pflegen, Wertschätzung zu zeigen und die Bindung zur Unterkunft aufrechtzuerhalten.

Ein Beispiel: Senden Sie allen Sommergästen und Stammkunden einen herzlichen Urlaubsgruß und laden Sie sie ein, Ihnen auf Instagram zu folgen, so wie im untenstehenden Screenshot.

Niedrige Auslastung: Jetzt gezielte Angebote versenden

Wenn Ihre On-the-Books-Analyse zeigt, dass in manchen Augustwochen noch viele Zimmer frei sind, keine Sorge – gerade jetzt kann E-Mail-Marketing den entscheidenden Unterschied machen.

Eine gezielte Newsletter-Kampagne mit einem kleinen Anreiz an eine sorgfältig ausgewählte Zielgruppe wirkt oft mehr, als man denkt. Wichtig dabei: Es geht nicht darum, Ihr Angebot zu verramschen, sondern gezielt bestimmte Termine mit einem exklusiven Vorteil aufzuwerten, für Gäste, die Ihr Haus bereits kennen.

Der angebotene Rabatt sollte daher moderat sein (zum Beispiel 10 %), aber als exklusiver Vorteil für ausgewählte Stammkunden präsentiert werden. So fördern Sie gezielt Buchungen, ohne den Qualitätsanspruch Ihres Betriebs zu gefährden.

So gestalten Sie einen Angebots-Newsletter mit Smartconnect

Mit Smartconnect können Sie in wenigen Minuten eine gezielte E-Mail-Kampagne starten, ausgehend von der aktuellen Auslastung und auf Basis früherer Gästedaten. Denkbare Zielgruppen wären zum Beispiel:

• Last-Minute-Gäste (die weniger als 30 Tage im Voraus gebucht haben)
• Gäste mit kurzen Aufenthalten (Paare oder Familien mit 1–3 Übernachtungen)

Über den Button „Layout bearbeiten“ schreiben Sie den Inhalt Ihrer E-Mail. Wichtig: Der in der Newsletter genannte Rabattcode muss vorab in Ihrer Booking Engine erstellt worden sein. Nur so kann der Gast ihn bei der Buchung direkt eingeben.

Im folgenden Screenshot sehen Sie ein Beispiel für das fertige Ergebnis. Ist der Newsletter bereit, können Sie den Versand ganz einfach über „Speichern und planen“ einrichten.

Und was ist mit Gästen, die bereits gebucht haben? Jetzt ist der perfekte Moment für Zusatzangebote

Nachdem Sie Ihren Nurturing-Newsletter verschickt und Aktionen zur Auslastung freier August-Termine umgesetzt haben, sollten Sie die Gäste nicht vergessen, die bereits eine Buchung für August abgeschlossen haben und bald bei Ihnen ankommen.

Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um zusätzliche Erlebnisse und Services vorzuschlagen, die den Aufenthalt individueller und unvergesslich machen.

Geht das mit Smartconnect? Klar!

In nur wenigen Minuten können Sie eine automatische E-Mail an alle Gäste mit bestätigter Buchung für August versenden und sie einladen, vor der Anreise Ihren Marketplace zu besuchen.

Der Marketplace – im Smartconnect-Abo enthalten – ist eine personalisierte Webseite mit dem Logo und den Farben Ihrer Unterkunft, auf der Gäste mit einem Klick Angebote und Zusatzleistungen entdecken und buchen können.

Wer bereits gebucht hat und sich auf die Reise freut, befindet sich in der aktivsten Planungsphase – voller Vorfreude und offen für Inspiration. Genau hier setzt Ihre personalisierte E-Mail an und ermöglicht es Ihnen:

• Das Urlaubserlebnis mit Angeboten zu bereichern, die auf den jeweiligen Gast zugeschnitten sind (Familien, Paare, Aktivurlauber, Ruhesuchende)
• Den durchschnittlichen Buchungswert zu steigern, ganz ohne Rabatte, allein durch die Bewerbung Ihrer bestehenden Zusatzangebote
• Last-Minute-Anfragen an der Rezeption zu reduzieren, indem viele Aktivitäten bequem vorab online gebucht werden
• Aufmerksamkeit und Wertschätzung zu zeigen und die Beziehung zum Gast bereits vor der Ankunft zu stärken

Wann ist der richtige Versandzeitpunkt?

Das Timing ist entscheidend. Zu früh versendet, gerät die E-Mail schnell in Vergessenheit. Zu spät, und dem Gast fehlt die Zeit zum Planen.

Unser Tipp: Versenden Sie die E-Mail 10 bis 15 Tage vor Anreise:

• Der Aufenthalt rückt näher – die Vorfreude steigt
• Es bleibt genug Zeit, Angebote auszuwählen und zu buchen
• Und falls gewünscht, können Sie kurz vor der Anreise eine zweite E-Mail mit Infos senden, z. B. zu Check-in-Zeiten, Parkplatz oder der Wettervorhersage

Wie Sie gesehen haben: E-Mail-Marketing hilft nicht nur dabei, Zimmer zu füllen.

Es ist ein strategisches Werkzeug, um besser zu kommunizieren, die Gästebindung zu stärken und jede Phase der Beziehung aufzuwerten – vor, während und nach dem Aufenthalt.

Mit Smartconnect, der CRM- und E-Mail-Marketing-Software von Smartness, gelingt das ganz automatisch.

Und mit der vollständigen Smartness-Plattform können Sie in wenigen Klicks eine integrierte Strategie umsetzen.

Dynamisches Pricing, Marketing, Upselling, Gästekommunikation und Marktanalyse – alles in einem einzigen, auf Wachstum ausgerichteten Ökosystem, das Ihren Alltag nicht komplizierter, sondern einfacher macht.

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