Ci siamo. È luglio, l’alta stagione è ufficialmente cominciata. Negli scorsi mesi hai fatto del tuo meglio, le prenotazioni arrivano e le camere si riempiono. Quindi…va tutto bene?

Forse sì. O forse ci sono piccoli errori che non stai vedendo, ma che possono costarti caro.

Se non vuoi aspettare la fine della stagione per scoprirli (e mangiarti le mani), questo è il momento di fermarti e fare il punto della situazione.

Non sai da dove partire? Nessun problema: in questo articolo trovi una checklist per scoprire se la tua strategia supera o no la prova dell’estate 2025.

Gli step da seguire sono quattro e servono a verificare alcuni degli elementi più importanti della tua strategia: Occupazione, ADR, Fatturato, Minimum stay.

Vediamoli insieme.

Step 1: Occupazione On The Books

A colpo d’occhio, il tuo calendario potrebbe sembrarti promettente. Ma se vuoi capire davvero come sta performando la tua struttura, la domanda giusta che dovresti farti è: sono in anticipo, in ritardo o in linea rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso?

Per rispondere, non basta guardare l’occupazione attuale. E soprattutto, non ha senso confrontare l’occupazione di oggi con il consuntivo finale dell’anno scorso.

Per fare un confronto utile, devi utilizzare i dati OTB (On The Books) per paragonare la tua occupazione di oggi con quella che avevi nello stesso giorno dell’anno scorso. 

Cos’è l’OTB (On The Books) e perché è fondamentale

L’OTB è il dato previsionale che ti mostra l’occupazione e il fatturato maturati ad oggi e previsti per il futuro (al lordo di eventuali cancellazioni).

Grazie all’OTB puoi:

• fotografare lo stato attuale della tua stagione
• confrontarlo con la stessa “fotografia” dell’anno scorso
• capire se sei avanti o indietro rispetto a dove eri 12 mesi fa, nello stesso preciso momento

In pratica, l’OTB ti permette di sovrapporre due fotografie dello stesso giorno (ad esempio 8 luglio 2024 e 8 luglio 2025) per vedere se oggi stai andando meglio o peggio rispetto a come andavi lo scorso anno nella stessa data.

Quale confronto devi fare oggi (con un esempio pratico)

Per capire se la tua struttura è davvero sulla buona strada, ecco quali sono i due confronti da fare oggi stesso:

Confronto On The Books

• Quante prenotazioni hai oggi (8 luglio 2025) per agosto 2025?
• Quante ne avevi l’8 luglio 2024 per agosto 2024?

Confronto con il mercato

• Il ritmo con cui stai ricevendo prenotazioni è in linea con le strutture della tua zona?
• O sei l’unico in difficoltà?

Esempio pratico

• Oggi è l’8 luglio 2025 e la tua occupazione per agosto è al 55%
• L’8 luglio 2024, la tua occupazione per agosto era al 62%
• Il mercato oggi è al 60%

Risultato: sei in ritardo rispetto a entrambi i riferimenti (OTB e mercato), quindi è il caso di intervenire in modo mirato. Ad esempio potresti ritoccare leggermente le tariffe solo nei giorni più deboli per stimolare la domanda, oppure aumentare il valore percepito inserendo un piccolo benefit come la colazione inclusa.

L’obiettivo è correggere il tiro dove serve, mantenendo margini e senza innescare sconti generalizzati che potrebbero penalizzarti nei giorni in cui la domanda è già buona.

Se vuoi trovare una spiegazione più dettagliata su questo argomento, puoi leggere il nostro articolo su come analizzare l’occupazione di mercato.

Step 2: ADR (Average Daily Rate)

Hai un buon tasso di occupazione? Ottimo! Ma questa non è un'informazione sufficiente per “stare tranquilli”.
Se stai vendendo a un prezzo troppo basso, rischi di lavorare tanto per guadagnare poco. Se stai vendendo a un prezzo troppo alto, rischi di frenare la domanda e rallentare le prenotazioni.

Ecco perché l’ADR (Average Daily Rate, in italiano Tariffa Media Giornaliera) è un indicatore fondamentale, da monitorare costantemente.

Quale confronto devi fare oggi (con un esempio pratico)

Anche in questo caso dovrai utilizzare i dati OTB e quelli di mercato. Ecco quali sono i due confronti da fare oggi stesso:

Confronto OTB dell’ADR
Quanto stavi incassando in media lo stesso periodo dell’anno scorso?

Confronto con il mercato
Quanto stanno proponendo, in media, i tuoi competitor?

Esempio pratico

• A luglio 2024, la tua tariffa media era 160 €
• Oggi, per luglio 2025, la tua tariffa media è di 148 €
• Il mercato vende, in media, a 165 €

In questo caso stai vendendo bene, ma potresti vendere meglio: potresti permetterti di alzare leggermente le tariffe, soprattutto se la tua occupazione è già buona.

Step 3: Fatturato

Camere occupate e calendario pieno non significano automaticamente che stai guadagnando di più. Anzi, a volte può succedere il contrario: più lavoro, meno incassi.

Ad esempio, se hai abbassato troppo le tariffe per riempire la struttura, potresti ritrovarti con un revenue mensile più basso rispetto all’anno scorso, pur avendo venduto più notti.

Quindi non limitarti a guardare il calendario pieno: guarda quanto hai incassato, e da lì valuta se c’è margine di miglioramento.

Quale confronto devi fare oggi (con un esempio pratico)

Devi controllare il revenue totale e confrontarlo con quello dell’anno scorso, mese per mese, per vedere se stai effettivamente migliorando.

Esempio pratico

• A Luglio 2024 hai fatturato in totale 28.000 €
• A Luglio 2025 il fatturato previsto è di 25.000 €

Per capire dove stai sbagliando, apri il tableau settimanale o mensile e osserva:

• Dove hai avuto cali di fatturato
• Se ci sono settimane piene ma con incassi sotto la media
• Se i soggiorni venduti con sconti stanno “abbassando la media” dell’intero mese

Se noti che il revenue totale non cresce come dovrebbe, potrebbe essere il momento di rivedere le tariffe o di lavorare sull’aumento del valore percepito (es. pacchetti, servizi extra, upsell), invece di inseguire solo il volume di prenotazioni.

Step 4: Minimum stay

Il minimum stay (o durata minima del soggiorno) è una restrizione che stabilisce il numero minimo di notti richieste per una prenotazione nella tua struttura ricettiva.

È uno strumento potente per aumentare il valore delle prenotazioni. Ma se imposti regole troppo rigide o ti dimentichi di modificarle al momento giusto, può trasformarsi in un boomerang.

Quale controllo devi fare oggi (con un esempio pratico)

Ti basta aprire il tuo PMS o channel manager e dare un’occhiata al calendario per capire se stai bloccando prenotazioni potenziali.

Chiediti:

• Hai notti singole che restano invendute da giorni?
• Hai periodi con regole troppo restrittive rispetto al reale andamento della domanda?
• Stai lasciando aperte solo combinazioni poco appetibili (es. 4 notti in mezzo alla settimana)?

Esempio pratico

Immagina di aprire il calendario e accorgerti di un venerdì isolato: tutti i giorni prima e dopo sono già prenotati, ma quella notte è rimasta libera.

Vai a controllare e vedi che hai una regola di soggiorno minimo pari a 5 notti, quindi nessuno riesce a prenotare quel singolo venerdì. 

Per recuperare ti basta abbassare il soggiorno minimo a 1 notte: nel giro di poco, quella notte potrebbe essere prenotata a tariffa piena, senza sconti né sforzi aggiuntivi.

Come eseguire tutti i controlli della checklist in 5 minuti (con Smartpricing)

Seguire i 4 step di questa checklist è semplice solo se hai dati chiari, aggiornati e già organizzati. Altrimenti, rischia di diventare un esercizio infinito: esportare i dati, inserirli in fogli Excel, impostare le formule, controllare il calendario a mano. Avresti tempo di fare tutto questo, nel bel mezzo dell’alta stagione?

Ecco perché Smartpricing, il software di dynamic pricing di Smartness, ti permette di effettuare tutti i controlli contemporaneamente e in pochi minuti. 

Vediamo come!

Come controllare Occupazione On the Books, ADR e Fatturato con Smartpricing

Una delle funzionalità più apprezzate di Smartpricing è la possibilità di controllare velocemente il tuo dato OTB (On The Books) applicandolo direttamente a tutti gli indicatori visti nella nostra checklist. In questo modo puoi eseguire gli step da 1 a 3 in una sola schermata.

Come si fa? Semplice: ti basta accedere alla Dashboard! Vediamo insieme tutti i passaggi.

Esempio pratico

Oggi, 8 luglio 2025, vuoi capire se la tua struttura sta andando meglio o peggio rispetto allo stesso periodo dell’anno scorso.

La prima cosa da fare è impostare correttamente le date nella sezione “Confronti” che vedi a sinistra di questo screenshot.

Nel primo confronto (in alto) inserisci come Data di Creazione “Fino ad oggi” e come Data di Soggiorno il periodo 01/07/2025 - 31/08/2025: in questo modo terrai in considerazione tutte le prenotazioni entrate fino alla data di oggi (nel nostro caso 8/07/2025) e che hanno come data di soggiorno luglio e agosto 2025.

Nel secondo confronto (in basso), inserisci come Data di Creazione tutte le date fino all’8 luglio 2024, mentre come Data di soggiorno il periodo dal 01/07/2024 al 31/08/2024: in questo modo otterrai tutte le prenotazioni entrate fino all’8/07/2024 che avevano come data di soggiorno luglio e agosto 2024.

Non appena avrai confermato i due confronti, vedrai tutti i dati On the Books riguardanti Occupazione, Fatturato, ADR e RevPAR nella parte alta della Dashboard, accompagnati da un grafico nella parte bassa (in cui la linea blu rappresenta il 2025 e la linea gialla il 2024)

Sempre facendo riferimento ai grafici mostrati nello screenshot di esempio, ti bastano pochi minuti per vedere che il fatturato del mese di luglio è leggermente avanti rispetto all’on the books 2024, mentre su agosto c’è ancora qualcosa da recuperare.

Osservando anche gli altri indicatori vedrai che, rispetto a luglio 2024, l’occupazione è leggermente avanti, l’ADR è in lieve calo, mentre il RevPAR (fatturato per camera disponibile) è allineato. Questo significa che le tue performance di luglio stanno ricalcando quelle dello scorso anno.  

E agosto?

Guardando gli stessi grafici, appare chiaro che su agosto ci sia ancora qualcosa da recuperare: fatturato, occupazione, ADR e RevPAR sono tutti indietro… cosa fare allora?

Prima di prendere qualsiasi decisione, è necessario fare un confronto con i dati di mercato.

Come analizzare l’occupazione del mercato con Smartpricing

Nella sezione “Analisi di Mercato” Smartpricing ti permette di monitorare sia le tariffe che l’occupazione media del tuo mercato di riferimento.

Queste informazioni sono importanti per contestualizzare i dati che hai ottenuto nella Dashboard e capire se eventuali performance negative sono da attribuire a tuoi errori o a un trend di mercato che sta riguardando tutte le strutture competitor.

Per continuare il nostro esempio, quindi, osserviamo l’andamento dei prezzi nel grafico “Andamento Mercato” (in basso a destra nello screenshot qui sotto).

Così facendo, possiamo notare che le tariffe di luglio sono leggermente più basse rispetto a quelle del mercato, mentre su agosto c’è un sostanziale allineamento.

Selezionando la voce “Occupazione”, potrai visualizzare lo stesso grafico, ma relativo al trend di mercato per luglio e agosto:

Grazie a questo ultimo confronto, è possibile inquadrare meglio il dato che avevamo ricavato in Dashboard e che rivelava l’occupazione 2025 in calo rispetto al 2024: in realtà l'occupazione di agosto è perfettamente allineata a quella dei competitor. 

Grazie al grafico è possibile anche scendere nel dettaglio, andando a guardare quali sono i giorni in cui l’occupazione è in leggero calo rispetto al mercato. 

Quest’analisi ci porta all’ultimo step della nostra checklist: controllare il minimum stay.

Come gestire minimum stay e notti orfane con Smartpricing

Se tutto il resto è in ordine, è possibile che il calo dell’occupazione in uno specifico giorno sia dovuto a una “notte orfana”, ovvero una notte invenduta perché rimasta “intrappolata” tra due prenotazioni non consecutive

Con Smartpricing potrai non solo inserire le restrizioni sul soggiorno minimo come abbiamo visto nell’articolo dedicato a come gestire il minimum stay senza errori.
Potrai anche abilitare la gestione delle notti orfane: in questo modo sarà il software a controllare costantemente la presenza di notti orfane, riaprendo la disponibilità in automatico ogni volta che ne rileva una. Senza bisogno di interventi manuali da parte tua.

La cosa migliore? Mentre tu tieni tutto sotto controllo in pochi click, l’algoritmo di Smartpricing monitora in automatico le tue performance e i trend di mercato per ottimizzare i tuoi prezzi in tempo reale.

Ma non solo: sfruttando tutti i software inclusi nella piattaforma Smartness sarai in grado di implementare una strategia integrata in pochi click.

Dal dynamic pricing al marketing, dall’upselling e cross-selling fino alla comunicazione con gli ospiti e all'analisi di mercato, con Smartness puoi raggiungere ogni tuo obiettivo di crescita, senza sforzo.

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