Negli ultimi anni, nel settore alberghiero ed extralberghiero, si ripete spesso che “il mercato cambia di continuo e anticipare la domanda è impossibile”.

Ma è davvero così? Certo, la competizione è cresciuta e i comportamenti dei viaggiatori sono meno prevedibili. Eppure, uno strumento per avere sempre il polso della situazione esiste, ed è sotto i tuoi occhi ogni giorno.

Si chiama Pickup ed è l’indicatore più utile per capire in tempo reale come si muove la domanda e come reagisce il mercato alle tue tariffe, alle mosse dei competitor o a fattori esterni come fiere, festività o condizioni meteo.

In questo articolo vedremo nel dettaglio cos’è il Pickup, come analizzarlo e come utilizzarlo per orientare la tua strategia.

Cos’è il Pickup e perché è importante per il tuo hotel

Il Pickup è il numero di nuove prenotazioni e cancellazioni ricevute in un determinato arco di tempo, per date di soggiorno future. 

In altre parole, risponde alla domanda "quante camere si sono “mosse” oggi rispetto a ieri, o questa settimana rispetto alla precedente?”

Puoi pensare al Pickup come al tachimetro della tua auto: guardandolo puoi capire a quale velocità si sta muovendo la domanda in ogni momento. 

Monitorare il Pickup è importante per diversi motivi:

• Regolare le tariffe: se le prenotazioni arrivano rapidamente, il mercato è “caldo” e puoi spingere i prezzi verso l’alto. Se invece rallenta, significa che la domanda è debole e serve ricalibrare la strategia;
• Prevedere la domanda: osservando il ritmo delle prenotazioni puoi stimare con maggiore precisione i periodi di alta e bassa stagione, confrontare i dati con le tue previsioni e regolare meglio i tuoi obiettivi;
• Supportare marketing e operatività: i dati di Pickup ti guidano anche su quali promozioni attivare e in quale periodo, o come pianificare lo staff in base ai picchi di arrivi.

Come analizzare il Pickup in hotel: 4 step da seguire

Per trarre informazioni dal Pickup devi creare un Pickup Report, ovvero una tabella che puoi aggiornare per leggere i dati giorno dopo giorno e trasformarli in decisioni concrete.

Se non hai ancora un Pickup Report automatico, il modo più semplice è creare un file Excel in cui raccogliere ed elaborare le informazioni. Ecco come farlo in 4 passi:

1. Raccogli i dati dal software gestionale (PMS)

Esporta i dati relativi alle date di soggiorno future: nuove prenotazioni, cancellazioni e totale camere vendute. Inseriscili in Excel, organizzando le righe per data in modo da avere una base chiara e consultabile.

2. Definisci il periodo di analisi

Scegli se monitorare il Pickup giorno per giorno, settimana per settimana o mese per mese. Un orizzonte giornaliero ti aiuta a cogliere segnali immediati, mentre l’analisi settimanale o mensile mette in evidenza i trend di medio periodo.

3. Calcola le variazioni (Pickup)

Confronta i dati odierni con quelli del giorno precedente (o della settimana/mese precedente). In questo modo ottieni il numero netto di camere che si sono “mosse”. Puoi aggiungere colonne dedicate per: nuove prenotazioni, cancellazioni e saldo netto.

4. Interpreta i risultati

Una volta calcolato il Pickup, il passo più importante è leggerne il significato.

• Se il ritmo delle prenotazioni accelera, significa che la domanda è forte: puoi alzare le tariffe, limitare le promozioni o introdurre restrizioni (come il soggiorno minimo).
• Se invece le nuove prenotazioni rallentano o aumentano le cancellazioni, il mercato è in contrazione: in questo caso dovrai rivedere la strategia, ad esempio abbassando leggermente i prezzi, aumentando la disponibilità su altri canali o attivando promozioni dedicate.
• Ricorda sempre di confrontare l’andamento del Pickup anche con gli eventi esterni (ad esempio eventi locali, festività, meteo): questo ti aiuterà a capire se il trend è passeggero o strutturale.

Analisi manuale del Pickup in hotel: esempio pratico

Immagina di voler monitorare, oggi, la pressione della domanda per gennaio 2026.

• Step 1: Parti dal dato di ieri
  Ieri avevi 10 camere vendute su 310 camere disponibili sul mese
• Step 2: Controlla lo stesso dato aggiornato a oggi
  Oggi le camere vendute per quel mese sono diventate 20.
• Step 3: Calcola il Pickup.
  Vuol dire che in un solo giorno hai ricevuto prenotazioni per 10 notti sul mese di gennaio.
• Step 4: Continua a monitorare e agisci di conseguenza
  Se questo ritmo (+10 al giorno) dovesse continuare, la domanda è chiaramente in crescita e potresti aumentare leggermente le tariffe o rimuovere eventuali sconti.

Al contrario, se nei giorni successivi il numero si stabilizza e non arrivano più nuove prenotazioni, significa che il mercato si sta raffreddando: in questo caso è meglio rivedere la strategia, ad esempio abbassando un po’ i prezzi o lanciando promozioni mirate.

Chiaramente, perché l’analisi del Pickup sia davvero utile, dovresti aggiornare il tuo file Excel ogni giorno. Solo così avrai la certezza di cogliere i segnali della domanda in tempo reale e reagire subito.

Il problema? Farlo a mano richiede tempo e costanza.

La buona notizia è che oggi esistono strumenti che automatizzano questo processo e ti restituiscono il Pickup Report già pronto. Uno di questi strumenti è Smartpricing, il software di dynamic pricing di Smartness.

Come creare il Pickup Report con Smartpricing

Con Smartpricing ti basta entrare nella sezione Pickup Report e impostare le date per cui vuoi monitorare il Pickup. In automatico il software ti mostrerà l’andamento delle prenotazioni in quel periodo e non solo: potrai anche confrontare il Pickup attuale con quello registrato lo scorso anno nello stesso arco temporale. 

Il confronto anno su anno fa la differenza, perché ti permette di inquadrare ancora meglio la situazione e - soprattutto - aggiungere informazioni preziose rispetto alla sola analisi delle performance On the Books (OTB).

Esempio pratico

Per capire meglio, vediamo cosa cambia effettuando sia l’analisi On the Books (OTB) che quella del Pickup. 

Torniamo all'esempio di gennaio: ora vuoi sapere se gennaio 2026 sta andando meglio o peggio di gennaio 2025.

Per saperlo devi confrontare il tuo previsionale per gennaio 2026 con quello che avevi l’anno scorso (alla stessa data di oggi) per gennaio 2025. 

Iniziamo dall’analisi On The Books: all’interno della Dashboard di Smartpricing impostiamo le date di confronto e otteniamo i dati On the Books sia del 2025 che del 2026, come mostrato nello screenshot qui sotto:

Guardando i dati relativi a Fatturato, Occupazione, Prezzo medio e RevPAR mostrati nella fascia in alto, si vede che Fatturato e Occupazione previsti per gennaio 2026 (in viola) sono leggermente indietro rispetto al previsionale che avevamo l’anno scorso per gennaio 2025 (in giallo).

Prima di prendere qualsiasi decisione, andiamo ad analizzare il Pickup per verificare se davvero si sta verificando un problema a livello di prenotazioni.

Spostandoti nella sezione Pickup Report di Smartpricing, ti basterà impostare i “Tipi di camera” che vuoi analizzare, il “Periodo di Pickup” (in questo caso guardiamo gli ultimi 7 giorni), il “Periodo di soggiorno” (gennaio 2026) e la “Granularità” (in questo caso analizzeremo il Pickup mensile).

Come vedi nello screenshot di esempio qui sotto, il software ti mostrerà immediatamente sia i dati attuali che quelli dell’anno precedente.

Guardando il Report di Pickup per gennaio 2026 noterai che, negli ultimi 7 giorni:

• stanno entrando molte più prenotazioni (23) rispetto all’anno scorso (11)
• non c’è stata nessuna notte cancellata: anzi, il Pickup di gennaio 2026 è positivo di +13 notti, mentre nel 2025 era negativo di -4 notti.

Come utilizzare l’analisi Pickup per orientare la tua strategia

Come abbiamo appena visto, l’analisi del Pickup è fondamentale per avere un quadro completo e veritiero della situazione.

Se ci fossimo fermati solo all’analisi On the Books la reazione istintiva sarebbe stata abbassare i prezzi per stimolare le prenotazioni e risollevare l’occupazione.

Analizzando il Pickup, invece, abbiamo scoperto che le prenotazioni per gennaio 2026 sono:

• Più solide (non ci sono cancellazioni) 
• Più redditizie (la tariffa media è più alta)
• Più veloci (ne stanno entrando molte di più)

Cosa significa?

Che il mercato oggi si sta muovendo bene, le prenotazioni entrano a un ritmo positivo e a prezzi migliori. Abbassare le tariffe in questo contesto non solo sarebbe inutile, ma rischierebbe di farti perdere ricavi.

In sintesi, il Pickup ti aiuta a distinguere tra scelte istintive e decisioni basate su dati reali: ed è proprio qui che sta la differenza tra chi rincorre il mercato e chi lo guida.

La cosa migliore? Smartpricing non solo ti permette di analizzare i tuoi dati in profondità e in pochi minuti, ma il suo algoritmo tiene già in considerazione variabili come il Pickup e l’occupazione di mercato per calcolare in automatico i tuoi prezzi di vendita.

Questo significa che da una parte hai tutta la tranquillità di avere una strategia di prezzi dinamici costantemente aggiornata e personalizzata, dall’altra mantieni sempre il massimo controllo per poter intervenire in base ai tuoi obiettivi specifici

Vuoi vedere da vicino come funziona?