Comunicare con gli ospiti in hotel e case vacanza: come farlo
Ogni giorno ricevi decine di messaggi su ogni canale: l'extranet Booking e Airbnb, l'email, WhatsApp. Come gestire tutto senza perdere ore e ore a rispondere?
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Perché è fondamentale rispondere subito
Comunicare con gli ospiti in hotel e case vacanza è diventato molto più del semplice “servizio clienti”. Oggi i tuoi clienti sono abituati a ricevere informazioni e risposte in tempo quasi reale.
Secondo Statista, il tempo medio di attesa per ricevere una risposta via live chat è sceso da 50 secondi nel 2019 a 23 secondi nel 2023.
E non sono solo gli ospiti a voler risposte rapide: anche i portali ti valutano in base alla velocità.
Booking.com e Airbnb monitorano costantemente il punteggio risposte e il tasso di risposta: chi risponde più velocemente ha meno cancellazioni, maggior visibilità nel ranking e, su Airbnb, può ottenere o mantenere lo stato di Superhost.
Come gestisci la comunicazione con gli ospiti?
Che tu gestisca un grande hotel o poche case vacanza, il modo in cui comunichi con gli ospiti incide direttamente su prenotazioni, recensioni e soddisfazione.
Gestisci tutto a mano
Tu o tuoi collaboratori ricevete messaggi e telefonate da email, WhatsApp, Booking.com, Airbnb o altri portali. Avete preparato dei messaggi già pronti per essere inviati in base alle richieste.
Assumi persone dedicate
Hai assunto dei collaboratori che sono incaricati di gestire tutte le comunicazioni, via telefono, Whatsapp o portali. Utilizzano delle linee guida fornite da te o dall'hotel.
Utilizzi un Software o Intelligenza Artificiale
Il tuo PMS o altro software mette a disposizione un chatbot che risponde agli ospiti e gestisce le richieste. Devi solo intervenire quando necessario.
Automatizza il supporto, ma resta sempre in controllo
Scegli il tono delle chat, istruisci l'Intelligenza Artificiale con i tuoi contenuti, ricevi avvisi quando serve il tuo intervento. Dai il meglio agli ospiti, senza lavoro extra per te.
Automazione basata su AI
Smartchat sfrutta l'AI generativa per rispondere ai messaggi come faresti tu, ma in automatico e in tempo reale, 24h su 24.
AI chatbot
Risponde automaticamente al 70% delle domande ricorrenti.
Importazione knowledge base
Acquisisce in automatico le informazioni sulla tua struttura.
Scelta tono di voce
Formale o amichevole: scegli lo stile di risposta del chatbot.
Scelta livello di fiducia
Definisci quanta autonomia può avere il chatbot nelle risposte.
+95 lingue supportate
Risponde in tempo reale nella lingua utilizzata dall’ospite.
Apprendimento continuo
Migliora il chatbot insegnandogli nuove risposte rilevanti.
Gestione centralizzata
Smetti di saltare da un canale all'altro rischiando di perdere messaggi: Smartchat centralizza tutte le chat per te.
Piattaforma unificata
WhatsApp, Booking.com, Airbnb, email: tutto in un’unica schermata.
Multi-utente
Consenti a più persone del team di accedere a Smartchat.
Crea nuove conversazioni
Inizia una chat con gli ospiti direttamente dalla piattaforma.
Template WhatsApp
Sfrutta i modelli di messaggio preapprovati da WhatsApp.
Usa il tuo numero
Collega il tuo numero di telefono o richiedi un numero dedicato.
Notifiche push da app
L'app ti segnala le chat che richiedono il tuo intervento.
Supporto professionale
Con il piano Ultra deleghi la gestione di chat e telefonate a un team dedicato: assistenza sempre disponibile, 100% umana.
Gestione completa
Il team è sempre reperibile e gestisce il 100% delle richieste.
Notifica intervento
Ricevi notifiche solo quando serve un tuo intervento diretto.
Comunicazione su misura
Le risposte del team seguono le linee guida della struttura.
Flessibilità
Attiva il piano Ultra per tutto l'anno o solo per alcuni periodi
Scopri di più su Smartchat Base e Ultra
Smartchat ti offre due livelli di abbonamento tra cui scegliere in base alle caratteristiche della tua struttura e alle tue esigenze.
Smartchat Base
Ottieni accesso al software e supporto tecnico via chat e email 7 giorni su 7, dalle 9 alle 18.
Smartchat Ultra
Acquista il piano Ultra e ottieni un team di professionisti che gestisce il servizio clienti per te.
Massima flessibilità
Nessun limite sul numero di utenti, email collegate, numero di conversazioni gestite e costi nascosti.
Scopri come Smartness cambierà il tuo lavoro
Prima di Smartness
Strumenti non integrati
Usi un software diverso per ogni attività. Se c'è un problema perdi ore aspettando risposte da più supporti tecnici.
Gestione 100% manuale
Gestisci tutto a mano o con software che richiedono interventi continui: lavori senza sosta ma non basta mai.
Alta dipendenza dalle OTA
Attiri prenotazioni, ma non le trasformi in ospiti fedeli e continui a pagare migliaia di euro in commissioni.
Mancanza di visione
Hai troppo da fare per analizzare il mercato regolarmente e captare trend che potrebbero farti guadagnare di più.
Gestionale limitato
Il PMS che utilizzi gestisce solo prenotazioni e disponibilità, ha regole rigide e aggiornamenti costosi.
Dopo Smartness
Piattaforma unificata
Tutti i software che ti servono sono già integrati in un'unica piattaforma, con un unico supporto tecnico.
Operazioni automatizzate
Smartness automatizza tutte le operazioni online, lasciandoti la massima libertà per dedicarti a tutto il resto.
Riduzione delle commissioni
L'AI ti suggerisce campagne di email marketing personalizzate per aumentare la fidelizzazione e ridurre le OTA.
Visione strategica
Smartness ti aiuta a monitorare dati e mercato in modo professionale per cogliere ogni opportunità di guadagno.
Gestionale All-In-One
Dai check-in ai pagamenti, fino a burocrazia e housekeeping, Smartness automatizza e semplifica ogni attività.
Vuoi smettere di preoccuparti del servizio clienti?
Ti basta scegliere Smartchat oggi. Ci occupiamo noi della configurazione, tu ti godi solo i risultati. Chiedici più informazioni senza impegno!
Parla con un consulente
Richiedi una consulenza personalizzata: parleremo della tua struttura e scopriremo come Smartchat può aiutarti ad aumentare la tua efficienza.
Gratuita
Senza impegno
Unisciti a oltre 4.000 clienti
Ci piace andare sempre oltre le aspettative
Oltre che sul software, puoi contare su di noi: ti offriamo formazione, supporto e strumenti esclusivi per aiutarti a ottenere il massimo da Smartness.
Supporto continuo
Il supporto tecnico è disponibile per te via chat e email 7 giorni su 7, dalle 9 alle 18.
Formazione continua
Con Smartpricing hai accesso a LAB, l'Academy con corsi e tutorial su Revenue, Marketing e molto altro.
La tua voce conta
Molte delle funzionalità più amate sono nate dai feedback dei clienti. Siamo pronti ad ascoltare il tuo.
Scopri perché i tuoi colleghi preferiscono Smartchat
L'utilizzo di Smartchat permette di ottimizzare il tempo, la reputazione e l'esperienza dell'ospite.
Lavorando con ospiti da tutto il mondo è sempre stata una tragedia la gestione delle richieste. Con Smartchat abbiamo tagliato la metà degli interventi e ridotto i tempi di risposta anche per i casi più delicati.
Comodo Apartments
Milano
Finalmente abbiamo delegato la gestione delle richieste sugli itinerari da visitare e le piste da sci. Non siamo tanti in struttura e ogni telefonata o messaggio ci occupava tempo prezioso. Abbiamo fornito tutte le nostre conoscenze sui luoghi e Smartchat risponde come se fossimo noi.
Posthotel Berg
Innsbruck
Gestire appartamenti in località diverse è sempre stato un problema per quanto riguarda la comunicazioni con gli ospiti al check-in. Con Smartchat abbiamo risolto il problema e stiamo riuscendo a concentrarci sull'esperienza dei turisti.
Residence Ora del Garda
Lazise
Smartchat si integra già con i tuoi software preferiti
L'integrazione con il tuo PMS è importante per ottenere il massimo, ecco perché Smarchat si integra in modo fluido con i principali sistemi esistenti.
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Ci piace rispondere alle tue domande
Ecco una raccolta delle domande che riceviamo più frequentemente su Smartchat. Trova la tua!
Smartchat è una piattaforma di guest messaging basata su Intelligenza Artificiale generativa, progettata per strutture ricettive alberghiere ed extralberghiere. Centralizza tutte le chat con gli ospiti provenienti da WhatsApp, Booking.com, Airbnb ed email in un’unica schermata e risponde automaticamente alle richieste.
Con Smartchat puoi ridurre drasticamente i costi operativi e il tempo dedicato alla gestione dei messaggi:
- Con il piano Base, Smartchat risponde in automatico al 70% delle domande ricorrenti, in tempo reale, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
- Con il piano Ultra, un team di esperti gestisce direttamente il 100% delle chat e telefonate degli ospiti, richiedendo il tuo intervento solo quando necessario.
Il risparmio di tempo stimato è di circa 2 ore e 30 minuti al giorno, ma può variare a seconda della struttura e del volume di richieste da gestire.
Smartchat è perfetto per gestori di hotel, B&B, agriturismi, residence e property manager che vogliono:
- Risparmiare tempo nella gestione dei messaggi degli ospiti e migliorare l'efficienza dello staff
- Ridurre i costi operativi e lo stress legati all'organizzazione del servizio di assistenza clienti
- Rispondere più velocemente agli ospiti e offrire loro un servizio sempre disponibile e di qualità, anche di notte e nei giorni festivi.
- Mantenere il pieno controllo della comunicazione, personalizzando tono, stile e risposte del chatbot.
- Delegare completamente la gestione del supporto clienti a un team fisico dedicato (Piano Ultra Premium).
A differenza di altre piattaforme per comunicare con gli ospiti, Smartchat:
- è pensata esclusivamente per le esigenze di albergatori e property manager
- Centralizza tutte le conversazioni dai canali più strategici (WhatsApp, Booking.com, Airbnb ed email) in un’unica piattaforma, evitando il rischio di dimenticare messaggi o dover passare da un’app all’altra.
- Non ha costi nascosti perché include nel prezzo tutte le funzionalità: AI chatbot, multi-utente, inbox illimitate e risposte automatiche, senza costi di setup o limiti di conversazioni.
- Offre un Piano Ultra Premium unico nel settore: un team Smartchat gestisce per te il 100% delle comunicazioni con gli ospiti, segnalandoti solo i casi che richiedono il tuo intervento diretto
Smartchat si integra con molti dei più diffusi software gestionali.
Visita la nostra pagina Integrazioni per scoprire come il tuo software gestionale si collega a Smartchat.
Perché risparmi tempo e denaro: con Smartchat Base rispondi al 70% delle domande in automatico e puoi risparmiare fino a 2h 30min al giorni di lavoro.
Inoltre:
- Offri un servizio professionale e immediato ai tuoi ospiti, anche di notte o nei festivi.
- Centralizzi tutte le conversazioni in un’unica piattaforma a cui hanno accesso tutti i membri del tuo staff, evitando errori o dimenticanze.
- Mantieni più facilmente il controllo su tutte le chat con gli ospiti e ricevi notifiche push dall'app quando ci sono messaggi non gestiti che richiedono la tua attenzione.
- Con il Piano Ultra, hai un team Smartchat dedicato a te, che gestisce tutte le comunicazioni e chiede il tuo intervento solo quando necessario.
I software offerti da Smartness sono progettati per integrarsi e lavorare insieme, e il nostro consiglio è di sfruttarli tutti per arrivare al massimo dell'efficienza e della redditività per la tua struttura ricettiva.
Un esempio? Grazie all'integrazione con Smartconnect, puoi potenziare la tua comunicazione con gli ospiti inviando newsletter informative e campagne di email marketing per fidelizzare e aumentare le prenotazioni dirette.
Non è però obbligatorio acquistarli insieme. Puoi quindi scegliere solo Smartchat: in qualsiasi momento potrai aggiungere al tuo abbonamento uno degli altri software.
Il prezzo di Smartchat è personalizzato e varia in base alle caratteristiche della tua struttura ricettiva. Per ricevere un preventivo, richiedi una demo.